Cách kết hợp nhiều bản trình bày PowerPoint
Bạn có nhiều bản trình bày PowerPoint mà bạn cần kết hợp hoặc hợp nhất thành một bản trình bày không? Tôi đã phải làm điều này một vài lần và một trong những khía cạnh quan trọng nhất khi hợp nhất các bài thuyết trình là bạn có muốn duy trì định dạng và chủ đề của bản trình bày được chèn hay không để nó phù hợp với chủ đề của bản trình bày chính. Yếu tố quan trọng thứ hai là bạn có cần duy trì bất kỳ hình ảnh động và chuyển tiếp nào có thể được bao gồm trong bản trình bày được chèn không.
Tùy thuộc vào cách bạn muốn các slide được chèn xuất hiện trong bản trình bày chính, bạn sẽ cần phải chọn giữa hai phương pháp khác nhau để tham gia các bản trình bày. Trong bài viết này, tôi sẽ đề cập đến cả hai phương pháp cùng với những ưu điểm và nhược điểm của từng phương pháp.
Phương pháp đầu tiên sử dụng Tái sử dụng slide tùy chọn trong PowerPoint và phương thức thứ hai sử dụng Chèn đối tượng Tùy chọn.
Phương pháp sử dụng lại slide
Nếu bạn muốn các slide được chèn phù hợp với chủ đề của bản trình bày chính của bạn, thì bạn phải sử dụng tùy chọn Reuse Slides. Các slide được chèn sẽ chỉ đơn giản là lấy các slide chính xác như trong các bản trình bày bên ngoài và thêm chúng vào bản trình bày chính.
Tuy nhiên, có một cảnh báo lớn: không có hình ảnh động hoặc chuyển tiếp nào được chuyển qua. Bất cứ điều gì bạn nhìn thấy trên slide trong chế độ xem bình thường là những gì sẽ được nhập vào bản trình bày chính.
Nếu bạn cần duy trì tất cả các hình ảnh động hoặc chuyển tiếp, sau đó bỏ qua phương thức Chèn đối tượng.
Để bắt đầu với phương pháp này, hãy mở bản trình bày chính và sau đó nhấp vào giữa hai trang chiếu bạn muốn nhập các trang chiếu vào. Không có gì đáng nói khi phương thức này cũng cho phép bạn chọn và chọn trang chiếu nào bạn muốn chèn từ bản trình bày bên ngoài, trong khi phương thức Chèn Đối tượng sẽ chèn toàn bộ bản trình bày.
Bây giờ bấm vào Chèn menu và sau đó bấm vào từ Trình chiếu mới và bạn sẽ thấy một menu xuất hiện. Ở dưới cùng của menu đó là một tùy chọn được gọi là Tái sử dụng slide.
Khi bạn nhấp vào đó, một tab sẽ xuất hiện ở phía bên tay phải. Bấm vào Duyệt nút và sau đó chọn Chọn thư mục. Kiểm tra Giữ định dạng nguồn hộp nếu bạn muốn giữ chủ đề và định dạng văn bản của bản trình bày bên ngoài.
Nếu bạn bỏ chọn hộp đó, thì khi bạn chèn các slide vào bản trình bày chính, định dạng ban đầu sẽ không được giữ. Thay vào đó, các slide sẽ sử dụng chủ đề và định dạng của bản trình bày chính.
Chọn Bản trình bày PowerPoint bạn muốn chèn và sau đó bấm OK. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy một hình thu nhỏ và tiêu đề của mỗi slide được hiển thị.
Như bạn có thể thấy ở trên, bài thuyết trình thứ hai có chủ đề khác với bài thuyết trình đầu tiên của tôi. Có một số điều bạn có thể làm vào thời điểm này. Đầu tiên, nếu bạn chỉ muốn chèn một slide hoặc một vài slide từ bản trình bày bên ngoài của bạn, chỉ cần nhấp vào slide và nó sẽ được chèn vào!
Định dạng sẽ phụ thuộc vào việc bạn đã kiểm tra Giữ định dạng nguồn hộp như tôi đã giải thích ở trên. Như được hiển thị bên dưới, tôi chỉ chèn một slide từ bản trình bày bên ngoài và giữ định dạng nguồn.
Nó sẽ được chèn vào bất cứ nơi nào bạn đã nhấp trước đó với dòng màu đỏ. Nếu bạn muốn chèn tất cả các slide, chỉ cần chọn Chèn tất cả các slideTùy chọn xuất hiện khi bạn nhấp chuột phải vào bất kỳ trang chiếu nào.
Cuối cùng, bạn có thể áp dụng chủ đề được sử dụng trong bản trình bày bên ngoài vào bản trình bày chính của mình bằng cách nhấp chuột phải và chọn Áp dụng chủ đề cho tất cả các slide. Điều này sẽ áp dụng chủ đề thuyết trình bên ngoài cho bài thuyết trình chính.
Như đã đề cập trước đó, bạn mất tất cả hình ảnh động, hiệu ứng, chuyển tiếp, vv khi sử dụng phương pháp này. Bây giờ hãy nói về cách khác để hợp nhất hai bài thuyết trình.
Chèn phương thức đối tượng
Phương thức thứ hai sẽ chèn toàn bộ phần trình bày bên ngoài vào một slide dưới dạng một đối tượng. Sau đó, bạn phải định cấu hình một số cài đặt để khi bạn chạy trình chiếu, nó cũng chạy qua tất cả các trang chiếu trong bản trình bày bên ngoài.
Có một vài điều cần được đề cập trước khi chúng ta tìm hiểu cách sử dụng phương pháp này:
1. Khi bạn chèn bản trình bày dưới dạng một đối tượng, nó không phải là một liên kết đến bản trình bày, mà là một bản sao đầy đủ thực tế vào bản trình bày chính. Điều này có nghĩa là nếu bạn mở bản trình bày bên ngoài sau khi chèn nó vào bản trình bày chính và thực hiện các thay đổi cho bản trình bày đó, những thay đổi đó sẽ không được phản ánh trong phiên bản đã nhập bên trong bản trình bày chính.
2. Nếu bạn muốn thay đổi bản trình bày đã được chèn, bạn có thể chỉnh sửa nó trong bản trình bày chính. Một lần nữa, những thay đổi đó chỉ được thực hiện cho phiên bản bên trong bản trình bày chính.
Theo tôi, phương pháp này tốt hơn phương pháp Reuse Slides vì nó cho phép bạn giữ tất cả các hình động và chuyển tiếp của mình và nó cho phép bạn thay đổi hoặc giữ chủ đề của bản trình bày được chèn.
Để bắt đầu, hãy mở bản trình bày chính và sau đó chèn một slide mới. Đảm bảo xóa mọi hộp văn bản mặc định hoặc bất kỳ thứ gì khác trên trang chiếu mới để nó hoàn toàn trống.
Bây giờ bấm vào Chèn tab và sau đó bấm vào Vật.
Chọn Tạo từ tập tin nút radio và nhấp vào nút Duyệt nút. Chọn bản trình bày bên ngoài bạn muốn chèn vào bản trình bày chính của bạn.
Bây giờ bạn sẽ thấy slide đầu tiên của bản trình bày được chèn dưới dạng một đối tượng có thể chọn. Tất cả các slide khác đều ở đó, nhưng bạn không thể nhìn thấy chúng.
Bước tiếp theo là di chuyển con trỏ của bạn đến góc trên bên trái của đối tượng được chèn cho đến khi nó biến thành một mũi tên hai mặt. Nhấp và sau đó kéo góc đến góc trên bên trái của trang chiếu chính. Bây giờ làm điều tương tự với góc dưới bên phải của đối tượng và kéo nó vào góc dưới bên phải trên slide chính.
Bây giờ đối tượng được chèn phải có cùng kích thước với slide mà nó được chèn vào. Bạn muốn làm điều này để không có bất kỳ thay đổi nào về kích thước của các trang chiếu khi bạn đang phát bản trình bày.
Khi đã được thiết lập, chúng tôi phải định cấu hình bản trình bày thứ hai để phát khi chúng tôi nhấn bản trình chiếu mà chúng tôi đã chèn bản trình bày vào. Để làm điều này, chọn đối tượng, nhấp vào Ảnh động ruy băng, bấm vào Thêm hình ảnh động và sau đó cuộn tất cả xuống phía dưới nơi nó nói Động từ OLE.
Một hộp thoại khác sẽ bật lên và bạn muốn chọn Chỉ. Nếu bạn đã phát bản trình bày tại thời điểm này, bạn sẽ nhận thấy rằng khi bạn đến trang chiếu với bản trình bày được chèn, nó sẽ hiển thị tất cả các trang chiếu trong bản trình bày được chèn, nhưng nó cũng sẽ bao gồm một slide của slide đầu tiên tại mặt trước và mặt sau của bản trình bày được chèn.
Điều này thật khó chịu với tôi và may mắn là bạn gần như có thể thoát khỏi nó. Đầu tiên, nhấp vào Ảnh động một lần nữa và sau đó bấm vào Ngăn hoạt hình, cái sẽ xuất hiện ở bên phải.
Trong Ngăn Hoạt hình, bạn sẽ thấy đối tượng được chèn được liệt kê là Đối tượng 1 hoặc Đối tượng 2, v.v. và khi bạn chọn nó, sẽ có một mũi tên nhỏ màu đen bạn có thể nhấp vào. Điều này sẽ đưa ra một vài tùy chọn và sau đó đầu tiên bạn muốn chọn là Bắt đầu với trước.
Bây giờ khi bạn phát bản trình bày, nó sẽ không hiển thị cho bạn hình ảnh tĩnh của slide đầu tiên nhưng thực sự sẽ phát slide đầu tiên từ bản trình bày bên ngoài. Để thoát khỏi hình ảnh tĩnh ở cuối bài thuyết trình, bạn phải chọn Tùy chọn hiệu ứng từ menu trên và sau đó chọn Ẩn sau hoạt hình từ Sau khi hoạt hình thả cái hộp xuống.
Nó không hoàn hảo bởi vì nó vẫn hiển thị cho bạn slide trống mà bản trình bày được chèn đã được đặt một lần trước khi bản trình bày kết thúc. May mắn thay, tôi đã tìm thấy một hack đơn giản cho điều này cũng hoạt động thực sự tốt. Chỉ cần thêm một cái gì đó vào slide có đối tượng trình bày bên ngoài như hộp văn bản hoặc bất cứ thứ gì bạn thích và sau đó nhấp chuột phải vào đối tượng và chọn Gửi lại.
Điều này sẽ có hiệu quả ẩn đối tượng đằng sau đối tượng trình bày. Bây giờ khi bạn phát bản trình bày của mình, nó sẽ ẩn đối tượng bản trình bày sau slide cuối cùng bởi vì đó là những gì chúng tôi đã chọn trong Sau khi hoạt hình Tùy chọn. Khi đối tượng trình bày bị ẩn, bạn sẽ thấy bất kỳ nội dung nào bị ẩn bên dưới nó. Đó là một cách tuyệt vời để tránh việc slide trống xuất hiện trong bài thuyết trình.
Một điều cuối cùng tôi muốn đề cập là về việc chỉnh sửa bản trình bày được chèn. Bạn có thể nhấp chuột phải vào bất cứ nơi nào trên đối tượng và chọn Đối tượng trình bày - Chỉnh sửa để chỉnh sửa bất kỳ slide nào trong bản trình bày được chèn trực tiếp trong bản trình bày chính.
Hy vọng rằng, đây là một hướng dẫn đủ chi tiết cho bất kỳ ai muốn hợp nhất, kết hợp hoặc chèn một bản trình bày PowerPoint vào một bản trình bày khác. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hãy bình luận. Thưởng thức!
