10 mẹo để hóa đơn cho khách hàng tự do của bạn một cách chuyên nghiệp
Hãy đối mặt với điều đó, trong khi nhận tiền có thể rất gây nghiện, hóa đơn là một cơn ác mộng hoàn toàn đối với những người làm việc tự do, đặc biệt là các nhà thiết kế có tài năng nghệ thuật. Tuy nhiên, khía cạnh sự thật về kinh doanh tự do là bạn không chỉ cần kỹ năng thiết kế của mình để thành công mà còn quản lý hóa đơn cẩn thận và khôn ngoan để giữ cho doanh nghiệp của bạn diễn ra suôn sẻ không có rắc rối từ phía tài chính, hoặc sự thất vọng từ phía khách hàng.
Chúng tôi nói về tính chuyên nghiệp, nhưng trên thực tế tất cả những gì bạn cần là làm đúng. Chọn đúng phần mềm lập hóa đơn, thực hiện đúng chính sách và phương thức tính phí, yêu cầu phương thức thanh toán đúng, quản lý hồ sơ hóa đơn đúng, bài viết này là tất cả về việc chia sẻ đúng mẹo để bạn thực hiện hóa đơn đúng. Vì vậy, hãy học hỏi từ những lời khuyên đúng đắn, sau đó bạn đang đi đúng hướng để thực hiện đúng và quan trọng nhất là lập hóa đơn chuyên nghiệp. Chi tiết đầy đủ sau khi nhảy!
1. Sử dụng phần mềm lập hóa đơn tốt
Điều đầu tiên bạn cần làm khi chuẩn bị hóa đơn cho khách hàng của mình là chọn phần mềm lập hóa đơn tốt. Có rất nhiều phần mềm lập hóa đơn trên thị trường sẽ giúp bạn tạo hóa đơn thuyết phục, vì vậy bạn có thể không cần phải lo lắng về việc chọn đúng..
Tốt hơn là sử dụng một phần mềm hóa đơn trực tuyến vì nó sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi khách hàng và số tiền bạn đang nợ. Một số phần mềm lập hóa đơn là dịch vụ trả phí trong khi những phần mềm khác miễn phí. Bất kể phần mềm nào bạn quyết định sử dụng, hãy đảm bảo nó đáp ứng mọi nhu cầu của bạn với các tính năng bạn cần.
Dưới đây là một số khuyến nghị tuyệt vời:
- Sách tươi
- Ít tính toán
- BlinkSale
Ngoài ra, bạn có thể xem bài chi tiết của chúng tôi - Dịch vụ kế toán & hóa đơn hàng đầu cho các nhà thiết kế tự do.
2. Đưa ra chính sách của bạn
Việc muốn được trả tiền sau khi làm việc cho khách hàng là điều bình thường. Tuy nhiên, trong thế giới thực không phải tất cả khách hàng đều trả đúng hạn. Là một nhà thiết kế đồ họa tự do, bạn sẽ bắt gặp những khách hàng cứng đầu trả một nửa số tiền sau đó biến mất. Một số khách hàng của bạn thậm chí sẽ từ chối trả tiền cho bạn. Để giảm thiểu các trường hợp như vậy, bạn cần phải đưa ra các chính sách liên quan đến thanh toán.
(Nguồn hình ảnh: Fotolia)
Là một phần của chính sách công việc của bạn, bạn nên xem xét các yếu tố sau:
- Bạn sẽ sử dụng chế độ thanh toán nào - tiền mặt, séc hoặc thẻ tín dụng?
- Khách hàng phải trả bao nhiêu khi thanh toán xuống?
- Bạn sẽ bắt đầu công việc mà không cần bất kỳ khoản thanh toán nào?
- Bạn sẽ đợi bao nhiêu ngày trước khi khách hàng thanh toán?
- Bạn sẽ áp dụng hình phạt cho các khoản thanh toán trễ?
- Khi nào khách hàng sẽ nhận được công việc cuối cùng - trước hoặc sau khi thanh toán?
Hãy nhớ rằng các chính sách này không được viết bằng đá mà chỉ hoạt động như một hướng dẫn. Sẽ có những lúc bạn sẽ bị buộc phải Linh hoạt và thay đổi chính sách của bạn để phù hợp với khách hàng.
3. Bám sát chính sách của bạn
Khách hàng không thích sự bất ngờ. Hãy để khách hàng biết về chính sách của bạn, bao gồm cả cấu trúc giá của bạn. Họ cũng nên được thông báo nếu có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trên chính sách.
(Nguồn hình ảnh: CodyYoung)
Khách hàng có thể từ chối thanh toán hoặc có thể có xu hướng thanh toán trễ nếu họ bất ngờ trước bất kỳ thông tin nào trên hóa đơn của bạn. Là một nhà thiết kế đồ họa tự do, bạn cần phải phát triển niềm tin với khách hàng của bạn, do đó, làm cho mọi thứ rõ ràng về chính sách của bạn sẽ không chỉ mang lại cho bạn sự tin tưởng hơn đối với khách hàng mà còn mang lại nhiều công việc hơn cho bạn.
4. Suy nghĩ về các khoản phí của bạn
Bạn đã nghe quy tắc định giá đầu tiên là không bao giờ để dưới. Đúng đấy. Giá của bạn cần phải phù hợp với giá của đối thủ cạnh tranh của bạn. Không dám báo giá thấp hơn để thu hút khách hàng.
(Nguồn hình ảnh: Fotolia)
Lý do là nếu bạn định giá thấp các dịch vụ của mình, bạn có nhiều khả năng thu hút các khách hàng giá rẻ, những người cho bạn những công việc dài và tẻ nhạt và sau đó biến mất mà không phải trả một xu nào. Cũng thế quyết định phương pháp định giá của bạn. Xác định xem bạn sẽ sửa giá trên cơ sở công việc đã hoàn thành hay mỗi giờ, thông báo cho khách hàng để họ không nghi ngờ gì về cách bạn tính phí.
5. Bao gồm dịch vụ và phí
Tất cả các hóa đơn của bạn nên rõ ràng cho biết các dịch vụ được kết xuất và số tiền tính. Điều này giúp khách hàng dễ dàng hiểu những gì họ đang được yêu cầu trả tiền. Điều này cũng sẽ giúp bạn và khách hàng theo dõi những gì đã được thanh toán và số tiền còn thiếu, do đó duy trì một bản ghi thanh toán cập nhật và các nhiệm vụ đã hoàn thành.
(Nguồn hình ảnh: Fotolia)
Bên cạnh đó, lưu ý rằng phần lớn các nhà thiết kế đồ họa tự do thích khách hàng của họ trả trước khi bắt đầu dự án. Do đó, khi tạo hóa đơn rõ ràng cho biết liệu thanh toán cho toàn bộ hay một phần của dự án.
6. Phương thức thanh toán được chấp nhận
Điều quan trọng là khách hàng phải rõ ràng dịch vụ thanh toán nào đã được cung cấp. Một số khách hàng của bạn có thể thoải mái thanh toán tiền mặt, trong khi những người khác có thể sẵn sàng viết séc hoặc thanh toán bằng thẻ tín dụng. Không sao miễn là bạn chọn một phương pháp được bạn và khách hàng chấp nhận.
Một số tùy chọn bạn có thể xem xét bao gồm:
- PayPal
- MoneyBookers
- Thông báo
Đối với hầu hết các nhà thiết kế, PayPal là lựa chọn yêu thích của họ vì nó thuận tiện, nhanh chóng và bảo mật. Đây là một bài viết bạn có thể quan tâm - 10 câu hỏi thường gặp nhất về PayPal.
7. Khi nào thanh toán đến hạn?
Nhiều nhà thiết kế đồ họa tự do không nhận được thanh toán cho các dự án được thực hiện vì họ không thông báo cho khách hàng của họ khi đến hạn thanh toán. Đảm bảo bao gồm một ngày đáo hạn trên mỗi hóa đơn bạn gửi để giảm sự xuất hiện của các khoản thanh toán trễ.
Lưu ý rằng bao gồm cả ngày đáo hạn trên hóa đơn là hữu ích ngay cả khi khách hàng của bạn luôn thanh toán đúng hạn, nói về Bảo vệ.
8. Bao gồm chi tiết liên lạc của bạn
Khi thiết kế hóa đơn của bạn, đừng quên bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại và email của bạn. Một số hóa đơn bạn gửi sẽ đi qua vài người trước khi được trả tiền. Sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu người nhận hóa đơn biết nó đến từ đâu. Ngoài ra, họ có thể cần làm rõ trên một vài mục và bao gồm thông tin liên lạc của bạn giúp họ dễ dàng tiếp cận với bạn hơn.
(Nguồn hình ảnh: Fotolia)
Việc không bao gồm thông tin liên hệ của bạn trên hóa đơn có thể dẫn đến chậm thanh toán. Khách hàng cũng có thể cần thông tin liên hệ của bạn như một phần của chính sách lưu trữ hồ sơ của họ.
9. Đánh số hóa đơn của bạn
Là một freelancer, bạn sẽ phải giao dịch với nhiều khách hàng và trong quá trình đó, bạn sẽ gửi đi rất nhiều hóa đơn. Vì vậy, bạn cần đưa ra cách theo dõi và sắp xếp hóa đơn của mình.
(Nguồn hình ảnh: Fotolia)
Hầu hết các phần mềm lập hóa đơn được đề cập ở trên bao gồm một hệ thống số đếm, mà bạn có thể sử dụng để theo dõi các khoản thanh toán. Một hệ thống đánh số tốt cho phép bạn theo dõi thanh toán và theo dõi các khoản thanh toán trễ hoặc khách hàng đã bị vỡ nợ. Nó chỉ đơn giản là giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức tìm kiếm ở đây và ở đó, hoặc kết thúc việc lập hóa đơn cho khách hàng đã thanh toán.
10. Giữ một bản ghi hóa đơn
Luôn luôn nhớ rằng sao lưu là vị cứu tinh của tất cả các rắc rối kinh doanh. Điều quan trọng là nếu bạn không làm điều đó và bạn bị mất hồ sơ hóa đơn, sẽ không có cách nào để theo dõi khách hàng nào đã được lập hóa đơn và không.
(Nguồn hình ảnh: Fotolia)
Tạo thói quen, luôn luôn sao lưu hồ sơ hóa đơn của bạn. Bạn có thể sao chép chúng, in chúng ra hoặc tải chúng vào bộ nhớ cục bộ trên máy tính của bạn, miễn là bạn có một bản sao của chúng. Lưu trữ bất kỳ email và thư liên quan đến hóa đơn Vì vậy, khi bất cứ điều gì xảy ra, bạn luôn có một tài liệu tham khảo thêm, và bạn sẽ cảm ơn chính mình vì đã giữ chúng tốt.
Tiền thưởng: Thực hiện theo dõi
Không phải tất cả khách hàng của bạn sẽ trả lời hóa đơn đúng hạn. Khi ngày đáo hạn đến gần, hỏi thăm lịch sự từ khách hàng cho dù họ có gửi thanh toán hay không. Vâng, lịch sự chut đi khi thực hiện theo dõi vì trong khi một số khách hàng nhất định sẵn sàng trả tiền, họ có thể đã quên mất các khoản thanh toán.
(Nguồn hình ảnh: Fotolia)
Cuối cùng, bạn cần phải có hệ thống khi xử lý các vấn đề về hóa đơn được nêu ra bởi khách hàng của bạn. Đáp ứng kịp thời các mối quan tâm của khách hàng thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và sẽ tăng khả năng họ cung cấp cho bạn nhiều dự án hơn.
Ghi chú của biên tập viên: Bài này được viết bởi Kevin Harter cho Hongkiat.com. Kevin là một nhà thiết kế đồ họa, blogger thường xuyên và là chủ sở hữu của Crystalint Media. Khi anh ta không điều khiển bộ não của mình bằng công nghệ thiết kế đồ họa mới, anh ta có thể được tìm thấy một cách tuyệt vọng khi cố gắng viết một bài thơ!
