10 phần mềm quản lý dự án hàng đầu cho các nhóm từ xa
Gặp khó khăn khi giao tiếp với nhóm từ xa của bạn? Chia sẻ tệp sai cho nhóm và phải mất 3 giờ để gửi lại cho họ từng cái một? Nhóm từ xa của bạn hiểu sai các mốc quan trọng của dự án và thậm chí khách quan? Không bao giờ cảm thấy tốt khi có những xung đột này trong khi chịu áp lực hoàn thành dự án, nhưng bạn thực sự có thể loại bỏ những vấn đề này bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án trực tuyến.
Sự gia tăng của các đội từ xa đã dẫn đến việc sản xuất một số hệ thống quản lý dự án trực tuyến tuyệt vời để giải quyết các vấn đề của các đội phải đối mặt với các vấn đề năng suất và nhu cầu cập nhật theo thời gian thực. Phần mềm quản lý dự án trực tuyến không chỉ phá vỡ rào cản về khoảng cách bằng cách cung cấp liên lạc tức thì cho cộng tác viên mà còn cung cấp cho họ môi trường chia sẻ mà mọi đồng đội có thể nhận được cùng một bản cập nhật, cùng một tệp và cùng một tài liệu.
Đây chỉ là thời gian để bạn khám phá nó, nhưng chúng tôi đã quyết định giới thiệu cho bạn 10 phần mềm quản lý dự án trực tuyến cung cấp hàng tấn các tính năng hữu ích cho bạn như cài đặt và chia sẻ tác vụ, cập nhật theo thời gian thực, chia sẻ tệp và thậm chí wiki trực tuyến. Hãy quên đi việc gặp rắc rối trong mọi khía cạnh của quản lý dự án, bây giờ bạn chỉ cần đăng nhập trên web để truy cập hệ thống quản lý dự án tất cả trong một!
1. activeCollab
ActiveCollab giúp cộng tác viên thông qua các tính năng tiết kiệm thời gian và dễ sử dụng. Các nhà lãnh đạo dự án có thể thiết lập các mốc quan trọng cho nhóm, thêm thành viên trong nhóm, phân công nhiệm vụ và nhận thông báo qua e-mail để cập nhật về dự án. Ngoài ra, khi trả lời hoặc đăng bình luận, bạn không cần phải đăng nhập vào hệ thống, bạn có thể trả lời và gửi bình luận qua e-mail.
Với ActiveCollab, các trưởng nhóm có thể cung cấp các cập nhật theo thời gian thực cho các nhà thầu / khách hàng của họ bằng cách cấp cho họ quyền truy cập vào chính hệ thống. Cá nhân tôi đã sử dụng cái này và tôi thấy rằng nó khá linh hoạt trong việc cấp cho người dùng quyền về những tính năng sẽ sử dụng.
Chia sẻ tệp, theo dõi thời gian, lập hóa đơn, quản lý dự án và thông báo, tất cả ở một nơi: trong máy chủ web của bạn.
2. Tập hợp
Assembla có một hệ thống bán vé nơi các đội ở những nơi xa được giao nhiệm vụ thông qua vé. Tôi đã sử dụng cái này và cá nhân, lúc đầu tôi thấy nó hơi khó hiểu nhưng sau khi dành chút thời gian với nó, tôi đã hiểu chính xác cách nó hoạt động. Nó giống như một trong những diễn đàn trực tuyến nơi mọi người nói về mọi thứ, chỉ ở đây, người lãnh đạo dự án là người kiểm soát hầu hết các trò chơi.
Có wiki tích hợp để giúp người dùng mới điều hướng theo cách của họ và Assembla khuyến khích người dùng thực sự đọc và làm theo hướng dẫn.
3. Basecamp
Được tạo bởi 37signals, một công ty tin rằng ít hơn, Basecamp tập trung vào giao tiếp giữa người dùng để đạt được hiệu suất tối ưu. Thay vì gửi e-mail đến nhiều người, người dùng có thể đăng trực tiếp lên Basecamp và cho phép mọi người tham gia vào bài đăng, loại bỏ các chuỗi e-mail lộn xộn trên hộp thư đến của mọi người.
Khi nói đến chia sẻ tệp, Basecamp hỗ trợ mọi định dạng tệp phổ biến, từ tài liệu từ đến hình ảnh cho đến bất kỳ loại tệp nào. Khi sửa đổi, các tệp được tải lên có cùng tên tệp sẽ không ghi đè lên các tệp hiện có và tệp cũ hơn sẽ được lưu trữ để mọi người có thể thấy những thay đổi đã được thực hiện. Đối với hình ảnh được tải lên, người dùng phải xem trước nó trước khi tải xuống tệp.
4. Máy tính để bàn trung tâm
Giống như bất kỳ phần mềm quản lý dự án trực tuyến nào, sử dụng Central Desktop sẽ cho phép bạn làm việc ở bất cứ đâu miễn là có kết nối internet. Thật là một điều tốt khi có một nền tảng dựa trên đám mây để hoạt động, loại bỏ sự lộn xộn trên máy khách của bạn, do đó giữ cho bản thân ngăn nắp.
Người dùng có thể nhận được trình theo dõi thời gian tức thời, hội thảo web thời gian thực (rất quan trọng đối với mọi công cụ cộng tác), trình nhắn tin tức thời tích hợp, chỉnh sửa tài liệu tức thời (như Google Docs) và nhiều hơn nữa.
Central Desktop cũng có một tính năng giống như Twitter, nơi người dùng có thể đăng cập nhật trạng thái về nhiệm vụ của họ. Nó cũng có một diễn đàn thảo luận để các nhóm thảo luận về ý tưởng của họ (đó là một điều tốt, đặc biệt là khi mọi người sống ở các múi giờ khác nhau).
5. Hợp lưu
Nếu bạn là người dùng wiki thì Confluence sẽ dễ dàng cho bạn sử dụng. Mặc dù nó không phải là wiki thông thường của bạn, nhưng nó vẫn tích hợp nhiều tính năng tương tự như tạo nội dung cho tất cả người dùng, tìm kiếm thông minh, thảo luận và nhiều tính năng khác. Chia sẻ tập tin được thực hiện thông qua kéo và thả. Confluence là, không giống như các phần mềm quản lý dự án khác, tập trung hơn vào tài liệu và chia sẻ thông tin. Đối với các dự án lớn, tài liệu phù hợp chắc chắn là chìa khóa để thực hiện mọi thứ có tổ chức hơn.
Giống như WordPress, cũng có một số plugin mà người dùng có thể cài đặt cho hệ thống, mỗi plugin có mục đích riêng. Và như mọi người nói, tính năng tốt nhất là khả năng tích hợp với Microsoft Office. Điều đó, bản thân nó, nói rất nhiều.
6. Kapost
Kapost là một phần mềm quản lý xuất bản hoàn hảo cho các blogger và nhà văn hợp tác. Đây là một phòng tin tức ảo nơi người dùng có thể trình bày một khái niệm và được biên tập viên chấp thuận. Có ba loại người dùng ở đây, người chỉnh sửa, người đóng góp và người đăng ký. Người chỉnh sửa có thể phê duyệt, phân công và từ chối ý tưởng cho những người đóng góp.
Kapost cũng có tính năng tích hợp sẵn để thanh toán cho mỗi bài đăng, mặc dù tôi chưa từng thử, nhưng tôi nghĩ đây là một tính năng rất hay, đặc biệt là khi làm việc với một nhóm rất đa dạng về thanh toán dựa trên đầu ra.
Điều về Kapost là nó làm cho người dùng của nó tập trung hơn vào các khái niệm, làm tăng chất lượng nội dung. Nó giống như một phòng tin tức thực sự nơi mọi người cùng nhau động não.
7. Sản phẩm
Producteev hoạt động giống như một danh sách việc cần làm trực tuyến để thông báo cho bạn trong thời gian thực về những gì đang xảy ra thông qua e-mail, IM hoặc iPhone. Trưởng nhóm có thể tạo một không gian làm việc ảo và đặt các cộng tác viên ở đó, tạo các nhiệm vụ và phân công chúng cho mọi người, thêm thời hạn và tạo báo cáo năng suất.
8. Hộp đội
Là hộp thư đến của bạn ra khỏi tầm tay? Teambox thực sự giải quyết vấn đề này bằng cách tổ chức các dự án một cách thông minh, cho bạn biết nên xem cuộc trò chuyện nào, ưu tiên nào, v.v..
Phần thú vị tôi thấy ở đây là người dùng có thể đăng cập nhật trạng thái, giống như Facebook, ngoại trừ việc họ đang nói với các thành viên dự án về tiến trình của họ. Không giống như các hệ thống khác, Teambox có lẽ là một trong số ít các phần mềm ngoài đó sẽ không khiến bạn phải tìm kiếm tệp trợ giúp vì mọi thứ rất đơn giản và dễ hiểu theo trực giác.
9. TeamLab
TeamLab là một nền tảng quản lý miễn phí cho các công ty vừa và nhỏ. Sử dụng TeamLab giống như có một mạng xã hội trong công ty của bạn. Bạn có thể tạo các bài đăng trên blog mà toàn bộ công ty có thể nhìn thấy và nền tảng này cũng có các tính năng thân thiện xã hội khác như thông báo trên toàn công ty để không ai bị bỏ lại phía sau, các cuộc thăm dò ý kiến để thu thập dư luận và nhiều người khác. Các thành viên thậm chí có thể bắt đầu các cuộc thảo luận của riêng họ trên các diễn đàn, khiến toàn bộ công ty tham gia vào mọi hoạt động họ thích.
Một tính năng đáng chú ý khác là trình nhắn tin trò chuyện trong nhà của nó kết nối mọi thành viên, loại bỏ việc sử dụng các IM khác để liên lạc trong công việc.
10. Bác sĩ thời gian
Time Doctor đã giúp tôi giảm đáng kể thời gian lãng phí vì trong thế giới chúng ta đang sống bây giờ, thời gian có thể tạo ra hoặc phá vỡ toàn bộ công ty.
Các tính năng chính của nó bao gồm giám sát ảnh chụp màn hình tùy chọn cho nhân viên từ xa (theo tôi là ít xâm lấn, nhưng sẽ thực hiện công việc), tạo báo cáo hàng ngày tự động, theo dõi những trang web và ứng dụng nào được sử dụng và nhiều tính năng khác được sử dụng và nhiều tính năng khác theo dõi mọi hành động có thể có của người dùng trên máy tính của anh ta. Tôi phải nói rằng, nếu bạn muốn nghiêm khắc với từng xu bạn trả, Time Doctor là thứ bạn đang tìm kiếm.
