10 mẹo và thủ thuật cho Google Docs
Google Docs không có dải băng lộn xộn có đầy đủ các tính năng bạn sẽ tìm thấy trong Microsoft Office, nhưng nó có khá nhiều thủ thuật hữu ích trong tay áo. Bạn có thể không bao giờ tìm thấy các tính năng này trừ khi bạn đi tìm chúng.
Bộ ứng dụng văn phòng dựa trên web của Google đã trưởng thành qua nhiều năm và hiện cung cấp mọi thứ từ truy cập ngoại tuyến đến hỗ trợ bổ trợ của bên thứ ba. Đây vẫn là một bộ ứng dụng văn phòng dễ sử dụng, hoạt động ở mọi nơi với các tính năng cộng tác thời gian thực tuyệt vời.
Cho phép truy cập ngoại tuyến
Google Docs có thể hoạt động ngoại tuyến. Điều này cho phép bạn tạo tài liệu mới, tiếp tục làm việc trên các tài liệu hiện tại và thậm chí chỉ xem tài liệu của bạn trong khi bạn không có kết nối Internet. Khi bạn kết nối lại Internet, các thay đổi của bạn sẽ được đồng bộ hóa trực tuyến.
Tính năng này yêu cầu Google Chrome, vì vậy nó hoạt động trên Windows, Linux, Mac OS X và Chromebook. Để thiết lập tính năng này, hãy mở trang web Google Drive, nhấp vào nút bánh răng ở góc trên bên phải của trang web và nhấp vào Cài đặt. Trên ngăn Chung, đảm bảo Đồng bộ hóa Đồng bộ hóa công việc của bạn với máy tính này để bạn có thể chỉnh sửa tùy chọn ngoại tuyến được bật và nhấp vào Xong. Để sử dụng Google Docs khi ngoại tuyến, chỉ cần quay lại trang web Google Drive trong Chrome khi bạn không có kết nối Internet.
Hợp tác trong thời gian thực
Google Docs có các tính năng cộng tác tốt hơn phiên bản Microsoft Office dành cho máy tính để bàn. Bạn có thể cộng tác trong thời gian thực và mọi người có quyền truy cập vào tài liệu sẽ có thể chỉnh sửa tài liệu đó ngay lập tức. Bạn sẽ thấy con trỏ của người khác trong tài liệu và có thể xem họ gõ theo thời gian thực.
Bấm vào Tệp> Chia sẻ để bắt đầu chia sẻ tài liệu. Bạn có thể mời từng người theo địa chỉ email của họ hoặc cho phép bất kỳ ai có liên kết đặc biệt đến tài liệu để chỉnh sửa nó.
Chia sẻ không chỉ là về chỉnh sửa - tính năng Chia sẻ có thể cho phép bạn chia sẻ tài liệu với một hoặc nhiều người để họ có thể xem. Họ sẽ luôn có bản sao gần đây nhất, vì vậy việc này có thể thuận tiện hơn gửi email cho một tệp. Bạn cũng có thể cung cấp cho mọi người khả năng để lại nhận xét trên tài liệu để bạn có thể nhận thông tin đầu vào của họ mà không cho phép họ sửa đổi tài liệu của bạn.
Xuất bản một tài liệu
Google Docs cho phép bạn nhanh chóng xuất bản một tài liệu trực tuyến. Chỉ cần nhấp vào Tệp> Xuất bản lên web và nhấp vào nút Bắt đầu xuất bản. Bạn sẽ nhận được một liên kết công khai đến tài liệu ở dạng đã xuất bản, vì vậy bạn có thể chia sẻ nó với những người khác và họ có thể xem nó. Bạn không phải lưu trữ tài liệu trên máy chủ của mình ở đâu đó.
Tính năng này tách biệt với tính năng chia sẻ. Khi một tài liệu được xuất bản, bất cứ ai có liên kết đều có thể xem nó. Khi được chia sẻ, nó chỉ có thể được chia sẻ với một số ít người. Khi mọi người truy cập vào một tài liệu được chia sẻ, họ sẽ thấy trình chỉnh sửa Google Docs. Khi họ truy cập tài liệu đã xuất bản, họ sẽ xem tài liệu đó như một trang web điển hình.
Chuyển đến Typo tiếp theo / Typo trước
Để sửa lỗi nhanh, sử dụng phím tắt Ctrl + 'để đi đến lỗi đánh máy tiếp theo trong tài liệu hiện tại và Ctrl +; để đi đến lỗi đánh máy trước đó. Điều này cho phép bạn nhanh chóng sửa lỗi chính tả mà không cần cuộn qua tài liệu hiện tại và tìm kiếm những gạch chân màu đỏ.
Google Docs gần đây cũng đã có được tính năng Kiểm tra chính tả cho phép bạn nhanh chóng lướt qua các sự cố trong tài liệu hiện tại, một tính năng mà nó thiếu trong một thời gian dài - chỉ cần nhấp vào Công cụ> Kiểm tra chính tả để sử dụng nó.
Tìm kiếm và chèn liên kết
Google Docs kết hợp sức mạnh của tìm kiếm Google để giúp bạn dễ dàng chèn liên kết vào tài liệu hiện tại của mình. Thay vì mở tab trình duyệt mới và tìm kiếm trang bạn muốn liên kết, bạn có thể tìm kiếm ngay từ hộp thoại liên kết. Để thực hiện việc này, nhấp vào tùy chọn Chèn> Liên kết. Nhập tìm kiếm vào hộp thoại và Google sẽ hiển thị các trang phù hợp với tìm kiếm của bạn - nhấp vào một để tạo liên kết đến địa chỉ đã chọn.
Định cấu hình kiểu văn bản của bạn
Thay vì định dạng thủ công từng bit văn bản trong tài liệu của bạn, bạn nên định dạng văn bản của mình bằng các kiểu thay thế. Điều này có nghĩa là, thay vì đặt tất cả các tiêu đề của bạn thành một kích thước phông chữ nhất định và văn bản in đậm, bạn chỉ cần nhấp vào hộp kiểu và đặt chúng thành Tiêu đề 1. 1
Bạn cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa các cài đặt phông chữ được sử dụng cho các phong cách khác nhau. Đầu tiên, định dạng một số văn bản để sử dụng loại định dạng bạn muốn sử dụng cho một kiểu. Chọn văn bản đó, nhấp vào hộp kiểu ở đầu màn hình và nhấp vào mũi tên ở bên phải của kiểu bạn muốn sửa đổi. Nhấp vào tùy chọn Cập nhật 'Tên kiểu' để Ghép hình và kiểu đó bây giờ sẽ sử dụng loại định dạng bạn đã chọn.
Để lưu các kiểu tùy chỉnh này và sử dụng chúng trong các tài liệu khác, nhấp vào menu Tùy chọn ở cuối danh sách ở đây và chọn Lưu Lưu làm kiểu mặc định của tôi.
Quản lý từ điển cá nhân của bạn
Nếu Google Docs cho rằng một từ là một lỗi đánh máy nhưng bạn biết đó là chính xác, bạn có thể nhấp chuột phải vào từ gạch chân và chọn Thêm vào từ điển cá nhân. Sau đó, bạn có thể nhấp vào Công cụ> Từ điển cá nhân và chỉnh sửa danh sách các từ trong từ điển cá nhân của bạn. Nếu bạn vô tình thêm một từ sai chính tả vào danh sách này, bạn sẽ phải xóa từ đó trước khi Google cảnh báo bạn về từ đó một lần nữa.
Tùy chọn này là một tính năng khá gần đây - trước đây, Google Docs sẽ không cho phép bạn xóa các từ bạn đã thêm vào danh sách này. Bạn có thể muốn cung cấp cho danh sách một cái nhìn và đảm bảo bạn đã không vô tình thêm từ không chính xác vào danh sách trong quá khứ.
Sao chép và dán với Clipboard Web
Google Docs có tính năng clipboard web mà nó chia sẻ trên Google Docs, Sheets và Slides. Bảng tạm này được liên kết với tài khoản Google của bạn, vì vậy nó sẽ theo bạn trên tất cả các máy tính bạn sử dụng. Không giống như bảng tạm hệ điều hành tiêu chuẩn của bạn, bảng tạm web có thể chứa nhiều mục. Bảng tạm hỗ trợ, văn bản, hình ảnh, hình vẽ và các bit dữ liệu khác từ tài liệu của Google.
Để sử dụng tính năng này, chọn một số văn bản, nhấp vào Chỉnh sửa, sử dụng menu Bảng tạm trên web. Đây là cách tốt nhất để sao chép một số loại dữ liệu, chẳng hạn như bản vẽ, giữa các loại tài liệu Google khác nhau. Các mục bạn lưu vào bảng tạm trên web của bạn sẽ bị xóa sau 30 ngày nếu bạn không tương tác với chúng.
Sử dụng công cụ nghiên cứu
Google Docs chứa một thanh bên được thiết kế để nghiên cứu - mở nó bằng cách nhấp vào Công cụ> Nghiên cứu. Thanh bên này cho phép bạn tìm kiếm hình ảnh, trích dẫn và kết quả web để bạn có thể dễ dàng chèn chúng vào tài liệu. Nó cũng giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các nghiên cứu học thuật và nhanh chóng chèn các chú thích hoặc trích dẫn thích hợp cho các định dạng trích dẫn MLA, APA hoặc Chicago. Bạn cũng có thể nhanh chóng chèn trích dẫn vào kết quả web - đó có thể là một cách dễ dàng để xây dựng thư mục cho bài báo ở trường.
Cài đặt tiện ích
Tiện ích bổ sung là một tính năng khá mới. Đây là các bit phần mềm của bên thứ ba được tạo bằng Google Apps Script. Bạn có thể cài đặt chúng bằng cách nhấp vào Công cụ> Quản lý Tiện ích bổ sung. Sau đó chúng có thể được sử dụng từ menu Tiện ích.
Ví dụ: bạn có thể cài đặt một tiện ích bổ trợ cho phép bạn chọn bất kỳ từ nào và nhấp vào Tiện ích> Từ điển đồng nghĩa> Tìm từ đồng nghĩa cho từ đã chọn để xem từ đồng nghĩa trong khi viết tài liệu. Các tiện ích bổ sung khác bao gồm một trình tạo thư mục dễ dàng, công cụ lập sơ đồ và trình tạo mục lục.
Google Docs cũng có nhiều thủ thuật hơn. Menu Tệp> Tải xuống dưới dạng đặc biệt hữu ích, cho phép bạn tải xuống tài liệu của mình ở nhiều định dạng khác nhau. Bạn có thể tải xuống dưới dạng PDF hoặc tài liệu Microsoft Office nếu bạn cần gửi hoặc gửi email tài liệu ở định dạng tệp cụ thể.
