Hướng dẫn về các bước nhanh trong Microsoft Outlook
Outlook bao gồm tính năng Bước nhanh cho phép bạn áp dụng nhiều hành động cho một tin nhắn chỉ bằng một cú nhấp chuột. Outlook bao gồm một số Bước nhanh mặc định, nhưng bạn cũng có thể tự tạo (và xóa những bước mặc định nếu bạn không cần chúng). Nếu bạn thường xuyên thực hiện cùng một bộ hành động, tạo Bước nhanh và gán cho nó một phím nóng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Đây là cách họ làm việc.
QuickSteps mặc định
Bạn có thể tìm thấy các Bước Nhanh trên tab Trang chủ Trang chủ của Outlook. Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu, bạn sẽ thấy các Bước Nhanh mặc định ở đó. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ trong số chúng để áp dụng các hành động được bao gồm cho một tin nhắn đã chọn.
Các bước nhanh mặc định bao gồm:
- Chuyển tới ?: Mở một cửa sổ để bạn chọn một thư mục mà bạn muốn di chuyển tin nhắn.
- Tới quản lý: Tạo một bản sao chuyển tiếp của tin nhắn hiện được chọn với địa chỉ người quản lý của bạn trong đó.
- Email nhóm: Tạo một thông điệp trống gửi đến các thành viên trong nhóm của bạn. (Nếu email của bạn được quản lý bởi chủ nhân của bạn thì tùy thuộc vào cách quản trị viên Exchange của bạn đã định cấu hình hộp thư của bạn, Outlook có thể đã biết người quản lý và thành viên nhóm của bạn là ai. Nếu không, bạn sẽ phải điền những điều này trong lần đầu tiên bạn sử dụng bước nhanh.)
- Làm xong: Đánh dấu tin nhắn là đã đọc và hoàn thành, sau đó gửi nó đến một thư mục được chỉ định. Lần đầu tiên bạn sử dụng thư mục này, bạn sẽ chỉ định thư mục, nhưng từ đó, Outlook sẽ ghi nhớ lựa chọn của bạn và gửi nó đến thư mục đó mỗi khi bạn sử dụng Bước nhanh.
- Phát lại & Xóa: Mở ra một trả lời cho tin nhắn hiện được chọn và sau đó xóa tin nhắn hiện được chọn sau khi bạn gửi trả lời.
Outlook chỉ hiển thị các Bước Nhanh có sẵn. Ví dụ: nếu bạn chưa có tin nhắn nào được chọn, thì chỉ có Bước nhanh chóng của Email Team Team được hiển thị vì các mặc định khác hoạt động trên một tin nhắn hiện có.
Cách tạo một bước nhanh
Để thêm Bước Nhanh mới, hãy nhấp vào tùy chọn Tạo Tạo Mới trong hộp Bước Nhanh.
Điều này sẽ mở ra một cửa sổ mới nơi bạn có thể đặt tên cho bước nhanh của mình và chọn các hành động bạn muốn nó thực hiện.
Khi bạn nhấp vào menu Chọn một menu Hành động, bạn sẽ nhận được một danh sách các hành động có thể, mỗi hành động có thể cung cấp cho bạn các tùy chọn bổ sung để chọn.
Chúng tôi sẽ thêm hai hành động: một để chuyển tin nhắn vào một thư mục và một để đánh dấu nó là đã đọc.
Chọn thư mục Chuyển đến thư mục của hành động và chọn thư mục bạn muốn chuyển thư.
Tiếp theo, nhấp vào Thêm Thêm hành động để thêm hành động thứ hai.
Chọn Mark Mark là đọc đọc từ menu thả xuống.
Theo tùy chọn, bạn có thể chọn một trong các phím tắt tích hợp và thêm một số văn bản sẽ được hiển thị khi bạn di chuột qua Bước nhanh bằng con trỏ của bạn (một mô tả ngắn gọn nhắc nhở bạn về các hành động mà Bước nhanh thực hiện là hữu ích).
Nhấp vào Kết thúc, chà và Bước nhanh mới của bạn sẽ xuất hiện trong hộp Bước nhanh trong Outlook. Nếu bạn di chuột qua Bước Nhanh, bạn sẽ thấy phím tắt bạn đã chọn và bất kỳ văn bản chú giải công cụ nào bạn đã nhập.
Bây giờ, tất cả những gì bạn phải làm là chọn tin nhắn của mình và nhấp vào QuickStep mới (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt) để áp dụng các hành động của nó.
Cách chỉnh sửa hoặc xóa QuickStep
Nếu bạn muốn chỉnh sửa hoặc xóa Bước nhanh, hãy nhấp vào mũi tên nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Bước nhanh trên Dải băng.
Thao tác này sẽ mở cửa sổ Quản lý các bước nhanh.
Tại đây, bạn đã có tùy chọn chỉnh sửa, sao chép (tạo bản sao chính xác của Bước nhanh đã chọn nếu bạn muốn một bản tương tự nhưng với một biến thể nhỏ) hoặc xóa Bước nhanh.
Bạn cũng có thể thay đổi thứ tự các Bước Nhanh của bạn xuất hiện trên Dải băng hoặc tạo Bước Nhanh mới.
Cuối cùng, có tùy chọn để Cài đặt lại thành Mặc định.
Chọn tùy chọn Cài đặt lại để Mặc định, tùy chọn xóa sẽ xóa mọi Bước nhanh bạn đã tạo và tạo lại bất kỳ Bước nhanh mặc định nào bạn có thể đã xóa. Nó cũng xóa mọi thay đổi bạn đã thực hiện đối với các Bước Nhanh mặc định. Vì bạn không thể hoàn tác hành động này, bạn sẽ thấy cảnh báo. Nhấp vào Có Có ngay để thực hiện thiết lập lại.
Bạn cũng có thể bỏ qua cửa sổ Quản lý các bước nhanh Quản lý các bước nhanh cho từng hành động Bước nhanh bằng cách nhấp chuột phải vào một bước nhanh trong ruy-băng. Thao tác này sẽ hiển thị menu ngữ cảnh nơi bạn có thể chỉnh sửa, sao chép hoặc xóa Bước nhanh.
Và đó là những bước nhanh. Chúng tôi chưa thực hiện tất cả các hành động có thể bạn có thể thêm vào Bước nhanh vì có rất nhiều hành động và đó là giao diện khá trực quan khi bạn biết cách hoạt động của nó. Nếu bạn muốn làm cho trải nghiệm Outlook của mình hiệu quả hơn và ít tốn thời gian hơn, Bước nhanh là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.
