Người mới bắt đầu Cách tạo, quản lý và chỉ định danh mục trong Outlook 2013

Outlook 2013 cho phép bạn chỉ định danh mục cho công cụ và tùy chỉnh các danh mục đã nói. Vấn đề về các danh mục là chúng phổ biến trên Outlook và bạn có thể chỉ định từng danh mục cho một tổ hợp bàn phím. Vì vậy, bạn có thể phân loại email, sự kiện lịch và ghi chú bằng một vài thao tác phím nhanh.

Trong vài tháng qua, chúng tôi đã nói rất nhiều về Outlook 2013 và các phần khác nhau của nó. Chúng tôi đã nói về việc làm chủ các tính năng quan trọng nhất của nó như cách soạn và gửi email cũng như tạo và quản lý danh bạ và thậm chí nhập danh bạ Gmail của bạn. Chúng tôi cũng đã đề cập đến những thứ khác của Outlook, như cách bạn có thể tạo danh sách nhiệm vụ để giúp bạn làm tốt công việc. Và tất nhiên, có tất cả các lịch quan trọng, rất cần thiết cho bất cứ ai muốn giữ một lịch trình hiệu quả.

Tất cả điều này có nghĩa là bạn có thể làm rất nhiều với nó để giúp quản lý tốt hơn công việc bận rộn và thậm chí cả cuộc sống cá nhân. Tuy nhiên, trước khi chúng tôi đưa ra cái nhìn về Outlook 2013, chúng tôi cảm thấy chỉ nên đề cập ngắn gọn về hai khía cạnh còn lại mà chúng tôi cảm thấy đáng để chỉ ra: danh mục và tìm kiếm.

Về những danh mục

Để tùy chỉnh các danh mục của bạn, hãy nhấp vào nút Cấm phân loại và sau đó chọn loại Tất cả các loại Danh mục từ menu thả xuống. Sử dụng hộp thoại này, bạn có thể tạo các danh mục mới, xóa các danh mục cũ, đổi tên, thay đổi màu sắc và gán các phím tắt.

Lưu ý trong ảnh chụp màn hình sau đây, cách chúng tôi đã chỉ định CTRL + F2 'cho danh mục màu xanh.

Bây giờ, ví dụ, bạn có thể áp dụng các danh mục cho bất cứ điều gì bạn muốn. Lấy ví dụ ngớ ngẩn của chúng tôi dưới đây, chúng tôi có nhiệm vụ của chúng tôi là trực tiếp và chúng tôi đã đánh dấu nó bằng các danh mục Cá nhân (màu tím) và khẩn cấp (màu đỏ).

Hãy nhớ mẹo rất hữu ích này: một khi bạn gán các phím tắt cho các danh mục của mình và bạn đã cam kết các danh mục của mình vào bộ nhớ, chúng có thể thực hiện nhanh chóng việc sắp xếp thư, cuộc hẹn và các mục Outlook khác.

Ví dụ: đây là một tiêu đề email từ một tin nhắn trong hộp thư đến của chúng tôi, chúng tôi đã đánh dấu nó bằng danh mục Công việc. Từ giờ trở đi, nếu chúng ta cần tìm kiếm thông điệp cụ thể này, chúng ta có thể sử dụng các danh mục để lọc ra những tin nhắn không liên quan.

Cũng lưu ý rằng bạn có thể nhanh chóng đánh dấu các tác vụ, email và các mục Outlook khác một cách nhanh chóng bằng một danh mục mặc định, chẳng hạn như trong ảnh chụp màn hình sau. Ở đây, chúng tôi đã đánh dấu một số nhiệm vụ là KHẨN CẤP chỉ bằng cách nhấp vào ô nhỏ trong cột CATEGORIES.

Rõ ràng rằng các danh mục có thể rất hữu ích và chúng là một tính năng không được đề cập nhiều trong Outlook. Học cách sử dụng chúng một cách hiệu quả và bạn sẽ có thể giữ tất cả nội dung của mình được sắp xếp trong các lĩnh vực danh mục liên quan của nó.

Tìm kiếm đơn giản trong Outlook

Hãy kết thúc vấn đề này bằng cách nói ngắn gọn về việc tìm kiếm các mục trong Outlook. Chúng tôi muốn nói điều này chủ yếu áp dụng cho thư, nhưng tìm kiếm mở rộng trong suốt ứng dụng. Khi bạn nhấp vào ngăn tìm kiếm, chẳng hạn như trong hộp thư đến (hoặc bất kỳ thư mục thư nào khác), Dải băng sẽ thay đổi để cung cấp cho bạn rất nhiều công cụ tìm kiếm.

Tại sao tất cả những thứ này ở đây? Đơn giản, càng có nhiều cách bạn có thể tìm kiếm một tin nhắn, bạn càng có nhiều cơ hội tìm thấy nó. Xem ở đây trong ảnh chụp màn hình sau đây, chúng tôi nhấp vào nút Chủ đề trực tuyến và chúng tôi có thể điền vào khoảng trống thích hợp với nội dung chúng tôi muốn chứa chủ đề. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn tìm bất kỳ chủ đề nào liên quan đến Công việc của.

Lưu ý, kết quả bật lên thực sự là Nhiệm vụ, thể hiện cách Outlook trả về kết quả tìm kiếm từ mọi thứ mà nó lưu trữ.

Nếu tối đa hóa các kỹ năng tìm kiếm của bạn trong Outlook khiến bạn quan tâm, bạn có thể nhanh chóng vượt qua sự lộn xộn bằng cách dành một chút thời gian và thử các tùy chọn của dải băng Tìm kiếm. Hãy nhớ rằng nếu kết quả của bạn quá rộng và đa dạng, bạn luôn có thể tinh chỉnh phạm vi của mình bằng các công cụ Phạm vi có tiêu đề phù hợp.

Cuối cùng, nếu bạn cảm thấy cần sức mạnh và quyền kiểm soát tối đa đối với việc bạn đang tìm kiếm, hãy thử sử dụng biểu mẫu Tìm kiếm nâng cao được tìm thấy bằng cách nhấp vào nút Công cụ tìm kiếm trên đường trong phần Tùy chọn.

Sử dụng biểu mẫu Tìm kiếm nâng cao là cách tốt nhất, không vô nghĩa để tìm kiếm Outlook, nhưng dù bạn sử dụng phương pháp nào, chúng tôi chắc chắn bạn sẽ tìm ra cách tìm thấy công cụ của mình ngay lập tức.

Tùy chọn tìm kiếm

Outlook hoạt động với Windows Search, chúng tôi đã viết một loạt toàn bộ một lúc trước. Các tùy chọn này ảnh hưởng đến cách các mục được tìm kiếm cả trong Windows và trong Outlook.

Lưu ý, nếu bạn nhấp vào Tùy chọn lập chỉ mục, sắp xếp, bạn sẽ mở bảng điều khiển Tùy chọn lập chỉ mục, nơi bạn có thể điều chỉnh cách hoặc liệu Outlook được lập chỉ mục bởi Windows Indexer. Phần còn lại của các tùy chọn này xử lý chủ yếu kết quả tìm kiếm, chẳng hạn như cách chúng được hiển thị và từ đó hiển thị kết quả.

Danh mục và tìm kiếm là hai tính năng không được đề cập mà bạn có thể thêm vào tiết mục Outlook của mình, điều này sẽ làm tròn trải nghiệm Office của chúng tôi khá độc đáo. Nếu bạn sử dụng Outlook rộng rãi và nhận được rất nhiều email, tạo nhiều cuộc hẹn theo lịch hoặc tạo danh sách nhiệm vụ dài, thì việc không chỉ tổ chức chúng là quan trọng, nhưng sau đó có khả năng tìm kiếm mọi thứ, đặc biệt là nếu bạn biết những gì bạn đang tìm kiếm là vô giá.