Tăng năng suất viết email của bạn với Microsoft Word Mail Merge
Hợp nhất thư của Microsoft Word là một công cụ năng suất tuyệt vời. Biết cách tạo các dòng chủ đề và tệp đính kèm được cá nhân hóa mà tính năng cơ bản hợp nhất thư của Word không hỗ trợ có thể là một trình bảo vệ cuộc sống khi bạn phải viết email hàng loạt.
Trong bài viết hôm nay, bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng Trình hướng dẫn trộn thư 2010 của Word, viết các chủ đề email được cá nhân hóa và thiết lập các tệp đính kèm khác nhau cho mỗi người nhận email của bạn.
Hình ảnh của M! R
Tạo danh sách phân phối
Word's Mail Merge giúp chúng tôi tránh khỏi nhiệm vụ tẻ nhạt là nhập thủ công địa chỉ email của mỗi người nhận bằng cách cho phép chúng tôi nhập địa chỉ email từ danh bạ Outlook, nguồn dữ liệu Excel hoặc Access hoặc tệp dữ liệu Word.
Liên hệ của Outlook là tùy chọn tốt nhất trong số ba và nếu bạn chưa sử dụng nó, bây giờ sẽ là thời điểm tốt để cập nhật sổ địa chỉ Outlook của bạn và chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm như vậy. Bạn có thể bỏ qua phần tiếp theo và bắt đầu viết kết hợp thư, nếu bạn đã biết cách thiết lập liên hệ Outlook, nếu không, hai phần tiếp theo sẽ cung cấp cho bạn một số điều cơ bản về cách thiết lập liên hệ Outlook của bạn bằng cách nhập danh sách liên hệ dựa trên web của bạn.
Thiết lập hồ sơ thư của bạn
Thiết lập liên hệ Outlook bắt đầu bằng việc tạo hồ sơ thư lưu trữ địa chỉ email, mật khẩu, thông tin máy chủ và liên kết đến các dữ liệu khác như thông báo và địa chỉ email.
Bạn có thể tạo một số hồ sơ, từng hồ sơ phù hợp với tài khoản email cụ thể.
Tên hồ sơ phù hợp cho phép bạn xác định tài khoản email mà bạn liên kết với hồ sơ thư của mình.
Bạn có tùy chọn định cấu hình hồ sơ thư của mình bằng địa chỉ email bạn nhận được từ ISP hoặc tài khoản email của riêng bạn bằng cách chọn tùy chọn thứ ba.
Chọn Internet Internet Email Email để sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email cung cấp dịch vụ POP - ví dụ: Gmail.
Mỗi nhà cung cấp email Internet có cấu hình POP khác nhau, đảm bảo đọc hướng dẫn sử dụng của họ để tìm hiểu thiết lập POP của họ.
Xin chúc mừng! Nếu bạn thấy màn hình này, bạn đã thiết lập hồ sơ thư của bạn thành công. Bây giờ, chúng tôi đã sẵn sàng để thiết lập thư mục liên hệ của Outlook.
Nhập thư mục liên hệ của bạn
Bạn có thể nhập danh sách phân phối của mình theo cách thủ công vào Outlook hoặc nhập sổ địa chỉ dựa trên web khác - chẳng hạn như sổ địa chỉ GMail, Yahoo hoặc Hotmail. Hầu hết các nhà cung cấp email dựa trên web cho phép chúng tôi xuất sổ địa chỉ của họ thành nguồn dữ liệu tương thích với Outlook. Ví dụ: Gmail cung cấp cho chúng tôi tùy chọn xuất các liên hệ của chúng tôi thành tệp CSV tương thích với Outlook.
Hàm nhập Outlook hỗ trợ nhiều loại tệp: csv, vcard, RSS, iCalWiki và nhiều loại khác, làm cho nó trở thành một công cụ tuyệt vời để tạo danh sách phân phối hợp nhất thư của bạn.
Tệp CSV nằm trong danh mục Chương trình khác hoặc tệp Thể loại trong Outlook.
Tệp ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, các tệp PST, là một số tệp chương trình mà Outlook hỗ trợ - đối với chúng tôi, chúng tôi đã chọn loại tệp Dấu phẩy giá trị phân tách bằng dấu phẩy (Windows).
Bây giờ, định vị tệp CSV mà chúng tôi vừa xuất từ sổ địa chỉ Gmail.
Trong số tất cả các thư mục này, thư mục liên hệ là tùy chọn tốt nhất cho mục đích hợp nhất thư của chúng tôi.
Outlook cần vài phút để nhập liên hệ của bạn tùy thuộc vào số lượng địa chỉ email bạn đang nhập.
Chúng tôi sẽ có thể sử dụng thư mục liên hệ này, khi Outlook đã nhập xong tất cả các liên hệ của bạn, để hợp nhất thư.
Thuật sĩ trộn thư
Bắt đầu với một tài liệu trống và mở ruy-băng của Mail Mailings để bắt đầu kết hợp thư của chúng tôi.
Trình hướng dẫn là cách tốt nhất để người mới bắt đầu bắt đầu bài tập trộn thư đầu tiên của họ.
Chọn người nhận tin nhắn
Trình hướng dẫn sẽ yêu cầu chúng tôi chọn loại tài liệu để hợp nhất thư của chúng tôi, thư điện tử là loại tài liệu phù hợp cho bài tập hợp thư hôm nay.
Chúng tôi có thể bắt đầu viết thông điệp email của mình từ một tài liệu trống, mẫu hoặc tài liệu hiện có.
Chọn thư mục liên hệ Outlook của chúng tôi làm danh sách phân phối hợp nhất thư của chúng tôi trong bước 3.
Chúng tôi có tùy chọn sử dụng bất kỳ cấu hình thư nào chúng tôi thiết lập trong hệ thống của mình.
Số liên lạc của bạn phải lớn hơn 0 nếu Outlook nhập địa chỉ Gmail của bạn thành công.
Chọn những người bạn muốn đưa vào phân phối email của mình bằng cách đánh dấu vào các hộp kiểm thích hợp.
Soạn tin nhắn email
Bắt đầu viết thư email của bạn và chèn các trường hợp nhất nơi bạn muốn đặt thư được cá nhân hóa - chẳng hạn như tiêu đề hoặc họ ở vị trí thích hợp trên tài liệu của bạn.
Mỗi trường hợp nhất sẽ được đặt trong một chevron kép; chúng sẽ được thay thế bằng thông tin thẻ liên lạc của bạn khi bạn hoàn thành trình hướng dẫn trộn thư.
Xem trước tin nhắn email của bạn để xem cách Word xử lý các trường hợp nhất bằng cách nhấp vào trên Next Next: Xem trước tin nhắn e-mail của bạn.
Nếu bạn hài lòng với bản xem trước, hãy nhấp vào Tiếp theo: hoàn thành liên kết sáp nhập và Word sẽ gửi email được hợp nhất tới tất cả người nhận của bạn với một dòng chủ đề chung.
Cá nhân hóa dòng tiêu đề của bạn
Trình hướng dẫn chia quy trình trộn thư thành các bước sau: chọn đúng loại tài liệu và mẫu, tạo danh sách phân phối, đánh giá bản xem trước hợp nhất thư và gửi email đến tất cả người nhận của bạn.
Tại thời điểm này, bạn có thể nhận thấy hai hoạt động viết email phổ biến mà trình hướng dẫn không hỗ trợ, viết các dòng chủ đề được cá nhân hóa và thiết lập các tệp đính kèm khác nhau. Chúng tôi phải sử dụng macro để thực hiện chúng trong phối thư, tốt nhất là trước khi chúng tôi hoàn thành trình hướng dẫn.
Khi thư của bạn được mở, hãy nhấn vào Alt Alt + F11 và nhấp đúp chuột vào This ThisDocument 'trong cửa sổ Word đang hoạt động của bạn, để mở trình soạn thảo Macro.
Dán mã macro này, được viết bởi một chuyên gia mã hóa macro hutchinsf Hộ, vào khung trống và lưu nó.
Dim WithEvents wdapp As Application
Dim EMAIL_SUB DỰ ÁN dưới dạng Chuỗi
Dim FIRST_RECORD Như BooleanTài liệu con riêng tư_Open ()
Đặt wdapp = Ứng dụng
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1Kết thúc phụ
Tài liệu phụ riêng tư
Đặt wdapp = Không có gì
Kết thúc phụ
Private Sub wdapp_MailMergeB BeforeRecordMerge (ByVal Doc As Document, Hủy dưới dạng Boolean)
Dim i là số nguyênVới ActiveDocument.MailMerge
Nếu FIRST_RECORD = Đúng thì
EMAIL_SUB DỰ ÁN = .MailSubject
FIRST_RECORD = Sai
Khác .MailSubject = EMAIL_SUB DỰ ÁN
Kết thúc nếui = .DataSource.DataFields.Count
Làm trong khi tôi> 0
.MailSubject = Thay thế (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value ,,, vbTextCompare)
i = i - 1
Vòng lặpKết thúc với
Kết thúc phụ
Private Sub wdapp_MailMergeB BeforeMerge (ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Hủy As Boolean)
FIRST_RECORD = Đúng
Kết thúc phụ
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUB DỰ ÁN
Kết thúc phụ
Quay trở lại tài liệu của bạn và nhấp vào Tiếp theo: hoàn thành liên kết sáp nhập để gửi email của bạn.
Nhấp vào liên kết của Thư điện tử trên mạng để gửi tin nhắn của bạn.
Đặt các trường hợp nhất thích hợp, được bao quanh bằng một chevron, vào dòng chủ đề.
Macro sẽ phân tích trường hợp nhất và thay thế nó bằng họ của người nhận khi Word gửi email tài liệu.
Đính kèm các mục khác nhau vào E-Mail của bạn
Cho đến thời điểm này, chúng tôi đã tìm hiểu cách sử dụng trình hướng dẫn trộn thư và cách cá nhân hóa các trường chủ đề - và để hoàn thành hướng dẫn hôm nay, chúng tôi sẽ cho bạn thấy một bổ trợ của bên thứ ba cho phép chúng tôi đính kèm tệp khác nhau cho mỗi email.
Tải xuống bổ trợ, giải nén nó và bạn sẽ thấy rằng bổ trợ đi kèm dưới dạng mẫu Tài liệu Word. Sử dụng sử dụng Creat CreatailailData Word 2007 Ver02, nếu bạn đang sử dụng word 2007 hoặc 2010, và Tạo CreatEMailData Word 2003 Ver02, nếu bạn đang sử dụng Word 2003.
Sao chép mẫu tài liệu phù hợp vào thư mục%% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP của bạn trong đó, %% appdata% là thư mục khởi động Microsoft của bạn - trong trường hợp của chúng tôi là C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming,.
Khởi động lại Word của bạn, sau khi bạn sao chép tệp vào thư mục khởi động của Microsoft và bạn sẽ thấy hai bổ trợ mới: Tạo tệp dữ liệu và hợp nhất vào email, trong trình đơn ruy băng của Mail Mailing.
Chuẩn bị một tệp dữ liệu với một bảng hai cột - địa chỉ email người nhận ở cột bên trái và đường dẫn đầy đủ đến tệp đính kèm của bạn ở cột bên phải, sau đó lưu nó vào cùng thư mục với tài liệu hợp nhất email của bạn như là MergeAttachmentsData. Chúng tôi cần nhấn mạnh rằng bạn phải lưu tệp dưới dạng dịch vụ MergeAttachmentsData, nếu không, bổ trợ không thể tìm thấy tệp để tìm tệp đính kèm.
Quay trở lại tài liệu hợp nhất thư của bạn và chia tài liệu thành các tệp riêng lẻ.
Một cửa sổ tài liệu từ mới sẽ xuất hiện và nhấp vào nút bổ trợ của Dịch vụ kết hợp với Email. Chỉ cần nhấp vào nút 'Ok' trên hộp thoại màu vàng, vì chúng tôi đã chuẩn bị tệp dữ liệu.
Đặt một chủ đề phù hợp cho email của bạn, nhấp vào OK và Outlook sẽ gửi email của bạn với tệp đính kèm mà bạn chỉ định trong tệp dữ liệu.
Word, với nhiều tính năng hữu ích, thực sự là một công cụ năng suất tuyệt vời. Chúng tôi mong muốn viết nhiều bài viết Word hơn cho độc giả của chúng tôi. Trong khi đó, hãy xem các bài viết từ khác trên trang web của chúng tôi.
Chúng tôi hy vọng rằng bạn đã học được cách sử dụng Word mail merge từ bài viết hôm nay. Hãy thảo luận về các mẹo trộn thư khác với các độc giả khác trong phần bình luận.
