Tạo một mục lục từ nhiều tài liệu 2010

Bạn đang tạo một tài liệu rất dài, nhưng ghét suy nghĩ xử lý tính năng tài liệu chính của Word? Tính năng tài liệu chính trong Word trước đây đã được biết đến với các tài liệu bị hỏng.

Có một cách xung quanh bằng cách sử dụng một tài liệu chủ. Bạn có thể giữ một tệp riêng cho từng phần trong tài liệu của mình và tạo một bảng mục lục chung trong một tệp khác. Nó đòi hỏi một số định dạng thủ công, nhưng nó không khó lắm. Để làm điều này, bạn phải sử dụng các kiểu tiêu đề tích hợp trong Word trong tất cả các tài liệu phần riêng biệt của bạn. Ngoài ra, để đơn giản hóa quy trình, chúng tôi khuyên bạn nên đặt tất cả các tệp phần riêng biệt và tệp mục lục trong cùng một thư mục.

Tạo một tài liệu Word mới cho mục lục, cho biết trong tên tệp chứa mục lục.

Nhấp vào tab Chèn trên ruy-băng. Trong nhóm Văn bản, bấm vào Phần nhanh và chọn Trường từ menu thả xuống.

Hộp thoại Trường hiển thị. Trong hộp Vui lòng chọn trường, cuộn xuống trong danh sách Tên trường và chọn RD, viết tắt của Tài liệu tham khảo.

Trong hộp thuộc tính Trường, nhập tên của tài liệu Word đầu tiên được bao gồm trong mục lục. Nếu tệp Word không nằm trong cùng thư mục với tệp mục lục, hãy đảm bảo bao gồm đường dẫn đầy đủ đến tệp.

LƯU Ý: Đây là nơi hữu ích nếu bạn giữ tất cả các tệp Word được bao gồm trong mục lục trong cùng thư mục với mục lục Tệp Word.

Nếu tệp Word bạn đang đưa vào cùng thư mục với tệp mục lục, hãy chọn hộp kiểm Đường dẫn có liên quan đến tài liệu hiện tại trong hộp tùy chọn Trường.

Nhấn vào OK.

Nếu bạn không thấy mã trường trong tài liệu, nhấp vào tab Trang chủ và nhấp vào nút ký hiệu đoạn văn để hiển thị văn bản ẩn.

Làm theo các hướng dẫn ở trên cho mỗi tài liệu Word bạn muốn đưa vào mục lục.

Chúng tôi muốn chèn mục lục vào đầu tài liệu trước mã trường, vì vậy hãy đặt con trỏ trước mã trường đầu tiên và nhấn Enter. Sau đó, nhấp vào tab Tham chiếu trên ruy-băng và bấm Mục lục trong nhóm Mục lục. Chọn một trong các tùy chọn Bảng tự động.

Mục lục được chèn vào con trỏ. Nếu bạn chỉ thấy mã trường được hiển thị (tương tự mã RD bạn đã chèn), hãy đặt con trỏ vào mã trường và nhấn Alt + F9 để xem mục lục.

Bạn sẽ nhận thấy rằng tất cả các trang đều được đánh số thứ tự 1. 1. Mỗi tài liệu của chúng tôi chỉ có một trang và bắt đầu với Số 1 Trang là số trang đầu tiên. Đây là nơi tinh chỉnh thủ công phát huy tác dụng. Bạn cần thay đổi số trang bắt đầu cho mỗi tài liệu có trong mục lục.

LƯU Ý: Điều này có thể tốn thời gian nếu bạn có nhiều tài liệu. Mỗi khi bạn cập nhật một tài liệu và thay đổi phân trang, bạn phải cập nhật tất cả các tài liệu sau đó để bắt đầu với số trang chính xác.

Mở tài liệu thứ hai có trong mục lục. Nếu chưa có số trang nào trong tài liệu, nhấp vào tab Chèn trên ruy-băng và bấm Số trang trong nhóm Đầu trang & Chân trang. Chọn nơi bạn muốn đặt số trang từ menu thả xuống và sau đó chọn kiểu từ menu phụ.

Để thay đổi số trang bắt đầu, bấm lại Số trang trong nhóm Đầu trang & Chân trang và chọn Định dạng Số trang từ menu thả xuống.

Trên hộp thoại Định dạng số trang, nhập số trang bắt đầu vào hộp Bắt đầu tại chỉnh sửa. Khi bạn nhập một giá trị vào hộp, nút Bắt đầu tại radio sẽ được chọn tự động. Nhấn vào OK.

Lặp lại các bước trên để thay đổi số trang bắt đầu cho mỗi tài liệu có trong mục lục. Khi tất cả các tài liệu đã được cập nhật, hãy mở lại mục lục tệp Word. Đặt con trỏ vào trường Mục lục. Một số tùy chọn hiển thị trên bảng nội dung. Nhấp vào Cập nhật bảng.

Nếu bạn đã thêm các tiêu đề bổ sung vào bất kỳ tài liệu đi kèm nào, hộp thoại sau sẽ hiển thị hỏi bạn có muốn cập nhật chỉ số trang của toàn bộ bảng hay không, bao gồm thêm bất kỳ tiêu đề mới nào và xóa các tiêu đề đã xóa. Chọn tùy chọn mong muốn và nhấp vào OK.

Cập nhật số trang để phản ánh các thay đổi được thực hiện trong các tài liệu riêng biệt.

Đây là một quá trình tẻ nhạt nếu bạn có nhiều tài liệu riêng biệt để đưa vào mục lục, nhưng đó là một cách để tránh sử dụng tài liệu chính. Giải pháp này không hoàn hảo, nhưng nó hoạt động.