Cắt giảm thời gian gửi và nhận email

Ảnh của H là dành cho gia đình

Email có thể làm cho giao tiếp dễ dàng hơn, nhưng nó cũng có thể làm mất thời gian của bạn. Tìm hiểu cách xử lý email đến và viết email gửi đi để tiết kiệm thời gian.

Theo một khảo sát từ năm 2005, các cuộc phỏng vấn nhân viên cho thấy thời gian lãng phí email đã khiến một doanh nghiệp có 10.000 nhân viên mất khoảng 152 triệu đô la tiền lương mỗi năm.

Email rõ ràng có nhược điểm của nó. Các email không rõ ràng làm phân tâm nhân viên khỏi các nhiệm vụ quan trọng liên quan đến công việc, các kênh liên lạc trên đám mây và thường tạo thêm công việc. Tránh những cạm bẫy của email bằng cách làm theo các đề xuất dưới đây.

Làm thế nào email đến có thể lãng phí thời gian của bạn

Ảnh của Dvortygirl

Có nhiều loại thư email có thể lãng phí thời gian của bạn. Đó là:

Có thể được cắt giảm từ nhiều tin nhắn và cô đọng thành một tin nhắn toàn diện
Đừng liên quan trực tiếp đến bạn
Không liên quan đến bạn nhưng không theo cách trực tiếp, điều này khiến bạn không chắc chắn về cách thức hoặc nếu bạn nên trả lời (và ăn hết thời gian)
Đừng chỉ đạo bạn thực hiện một số hành động (không hiệu quả)
Đánh lạc hướng và / hoặc khuyến khích bạn lãng phí thời gian trên web
Không phù hợp với email và có ý nghĩa hơn thông qua kênh liên lạc động như cuộc họp kinh doanh hoặc một số định dạng phù hợp hơn với nội dung (như tài liệu độc lập giàu thông tin)

Làm thế nào để xử lý email đến hiệu quả

Để đọc và xử lý email hiệu quả, bạn cần tập trung vào hai điều - tìm ra thông điệp của email (hoặc thiếu) và quyết định hành động nào cần thực hiện để phản hồi.

Bước 1: Tìm ra thông điệp (Hoặc thiếu)

Bất cứ khi nào bạn đọc một email mới, hãy dành ít thời gian nhất có thể để tìm ra:

Người nói đang nói chuyện với bạn trực tiếp hay gián tiếp
Người nói có nói với bạn những gì họ mong đợi ở bạn không
Cho dù điều đó được thực hiện một cách rõ ràng
Thông điệp tổng thể có liên quan đến bạn không
Liệu thông điệp tổng thể có vẻ phù hợp hay không, dựa trên bối cảnh mối quan hệ của bạn với người gửi (hoặc thiếu, nếu họ đang cố gắng bắt đầu một mối quan hệ kinh doanh chẳng hạn)

Điều này sẽ giúp bạn xác định thông điệp của email là gì và bạn muốn trả lời như thế nào. Đó là, nếu bạn có ý định trả lời ngay từ đầu.

Điều đặc biệt quan trọng cần lưu ý nếu người nói đang làm một hoặc nhiều điều có thể khiến bạn lãng phí thời gian quý báu, chẳng hạn như:

Không rõ về những gì họ đang cố gắng nói
Sử dụng ngôn ngữ một cách khó hiểu hoặc uyển ngữ để tránh nói một cách cụ thể (ví dụ: Tôi nghĩ rằng chúng ta cần phải có một trái tim tại một số điểm, so với một tuần, bạn có thể gọi cho tôi trong tuần này để chúng ta có thể nói chuyện qua điện thoại về một điều quan trọng không? Mùi)
Lan man hoặc lạc đề
Bao gồm thông tin không phải là việc của bạn, không phù hợp, gây khó chịu hoặc không mạch lạc
Cc hoặc bcc'ing bạn trên các tin nhắn không liên quan đến bạn
Lặp lại cùng một tin nhắn thông qua các email khác nhau hoặc lặp lại những gì đã được đề cập trong các liên lạc trước đó ngoài email
Viết về một cái gì đó mà bạn đã thảo luận và giải quyết - một cách hay quên hoặc bất cẩn

Trong các loại tình huống này, đặc biệt cẩn thận để phản hồi theo cách hiệu quả giúp giảm thiểu thời gian bạn dành cho việc giao tiếp. Bởi vì thật dễ dàng để các tình huống email mơ hồ ở trên làm mất thời gian của bạn.

Bước 2: Quyết định hành động nào cần thực hiện

Sau khi bạn biết thông điệp là gì, hãy tìm ra cách phản hồi hiệu quả nhất. Dưới đây là một số câu trả lời điển hình:

Chuyển cuộc hội thoại sang phương tiện liên lạc tốt hơn như cuộc gọi điện thoại và hội nghị
Trả lời một câu hỏi định kỳ được hỏi bởi nhiều người - không phải qua email - mà thông qua một phương tiện giàu thông tin hơn có thể được chia sẻ, chẳng hạn như Google Doc
Không trả lời các tin nhắn không làm rõ người nói mong đợi gì ở bạn (ngay cả khi cảm thấy hơi bất lịch sự)
Giải quyết các tin nhắn không rõ ràng bằng các câu hỏi cụ thể trực tiếp và ngắn gọn, chẳng hạn như, Khi nào bạn muốn hoàn thành báo cáo bằng cách? Hay hay, Bạn muốn tôi đóng góp cho dự án này như thế nào?
Nhấc điện thoại và gọi cho người đó bất cứ khi nào sự cố về kịch tính hoặc giao tiếp bắt đầu xảy ra - việc rút điện thoại qua email sẽ chỉ mất nhiều thời gian hơn và có thể làm gia tăng xung đột

Bước 3: Quay trở lại với nhiệm vụ

Quan trọng nhất, sau khi bạn trả lời email (có thể bao gồm việc không trả lời và thay vào đó là xóa thư), bạn cần quay lại với nhiệm vụ. Chuyển sang email tiếp theo đang chờ trong hộp thư đến của bạn hoặc chuyển bánh răng và quay lại thực sự làm việc thay vì trả lời các yêu cầu của người khác.

Gửi email có thể lãng phí thời gian của bạn như thế nào

Ảnh của Adikos

Ngoài ra, có nhiều loại email bạn gửi Điều đó có thể lãng phí thời gian của bạn. Đó là:

Được xâu chuỗi một cách không cần thiết vào một số tin nhắn, mỗi tin nhắn cần có thời gian và suy nghĩ để điều chỉnh, thay vì một tin nhắn toàn diện
Đừng liên quan trực tiếp đến người nhận, điều này thật lãng phí công sức của bạn
Không đủ rõ ràng và rút ra các cuộc hội thoại email dài và / hoặc hiểu lầm hoặc không có hành động hữu ích nào cả (điều đó có nghĩa là bạn sẽ phải dành thời gian để bắt đầu lại cuộc trò chuyện sau)
Không hướng người nhận thực hiện một số hành động, điều này không hiệu quả
Đánh lạc hướng và khuyến khích người nhận lãng phí thời gian trên web - điều đó có nghĩa là nó khuyến khích chính bạn
Không phù hợp với định dạng email, nhưng được truyền đạt tốt hơn thông qua hội thoại thời gian thực hoặc thông qua tài liệu hướng dẫn hoặc giàu thông tin như hướng dẫn sử dụng, bài viết blog, trang Câu hỏi thường gặp, báo cáo công ty hoặc bản trình bày PowerPoint

Cách gửi email hiệu quả

Để viết email không lãng phí thời gian của bạn trong thời gian dài (không đề cập đến thời gian của người nhận), bạn cần tập trung vào năm điều: truyền đạt một thông điệp rõ ràng, yêu cầu người nhận của bạn thực hiện các bước có thể hành động, sử dụng cấu trúc tốt, chỉnh sửa trước khi bạn nhấn gửi và theo dõi hiệu quả.

Bước 1: Xóa tin nhắn của bạn

Trước khi bạn soạn thảo một email, bạn cần phải rõ ràng về thông điệp. Mục đích:

Những gì bạn muốn giao tiếp
Tại sao bạn muốn truyền đạt nó
Những hành động bạn muốn người nhận của bạn thực hiện
Làm thế nào bạn có thể thuyết phục tốt nhất để họ hành động như vậy

Dưới đây là một số lý do phổ biến để gửi email:

Nhắc nhở ai đó về thời hạn
Để cung cấp cho ai đó hướng dẫn bằng văn bản về một nhiệm vụ
Để hỏi một câu hỏi nhanh có thể được trả lời đầy đủ thông qua văn bản
Để trả lời một câu hỏi nhanh có thể được trả lời đầy đủ thông qua viết
Để truyền thông tin nhạy cảm với thời gian
Để cung cấp ngày có sẵn để lên lịch một cuộc họp
Để theo dõi sau một cuộc họp và thể hiện sự đánh giá cao

Trong tất cả các ví dụ này, ngoại trừ ví dụ cuối cùng, bạn muốn người nhận của mình thực hiện một số hành động (ngay cả khi đó chỉ là trả lời bạn).

Đôi khi hành động không giống như một hành động. Có lẽ bạn muốn:

Vượt qua một mẹo cho đồng nghiệp của bạn
Hãy để bạn bè của bạn biết bạn đã hạ cánh an toàn tại điểm đến du lịch của bạn
Cung cấp một bản cập nhật ngắn gọn về cách bạn đang làm tại điểm đến mới và cách bạn có thể đạt được trong vài tuần tới

Trong mỗi tình huống này, bạn không nói với người nhận của mình thực hiện một hành động nhất định. Tuy nhiên, điều đó được ngụ ý rằng họ sẽ không thực hiện bất kỳ hành động nào, miễn là bạn đóng email đúng cách, hoặc ít nhất là bằng cách ký tên của bạn. Họ hiểu rằng giao tiếp có thể dễ dàng kết thúc với email của bạn; rằng họ không cần phải trả lời.

Bước 2: Yêu cầu người nhận của bạn thực hiện các bước có thể hành động

Để viết email hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, bạn cần làm cho chúng có thể thực hiện được. Và bạn cần chắc chắn rằng người nhận của bạn rõ ràng về hành động được mong đợi ở họ.

Nếu bạn không nhắm đến điều này, nhưng đang cố gắng đánh vần câu chuyện cuộc đời của bạn hoặc giải thích lý do tại sao bạn lại giữ mẫu iPhone tiếp theo thay vì lấy mẫu mới nhất, bạn có thể quên đi việc tiết kiệm thời gian vì việc viết bằng bút nhiều suy nghĩ và thời gian.

Tập trung vào những điều sau đây khi thực hiện email có thể thực hiện được:

Đặt thời hạn
Phác thảo kế hoạch dự phòng
Cung cấp các tùy chọn tiềm năng cho quá trình hành động tiếp theo (ví dụ: thời gian bạn có sẵn cho một cuộc họp trực tiếp, các địa điểm bạn có thể gặp tại)
Đưa ra ý kiến khi được yêu cầu
Thực hiện một yêu cầu phù hợp để viết và thực sự thuận tiện hơn khi sử dụng một chế độ giao tiếp khác
Cung cấp một bộ chỉ đường cho một nhiệm vụ mà người nhận của bạn đã đồng ý thực hiện

Hãy chủ động và quyết đoán khi phác thảo các bước có thể hành động. Tránh đặt câu hỏi mở trừ khi không có lựa chọn nào khác. Bởi vì các câu hỏi mở trái ngược với nội dung có thể hành động.

Dưới đây là một số ví dụ:

Thay vì yêu cầu người nhận cung cấp cho bạn lịch trình của họ (và lãng phí email trong quy trình) - hãy bắt đầu bằng cách gửi cho họ thời gian họp có sẵn của bạn.
Thay vì hỏi người nhận của bạn họ nghĩ gì về một quyết định kinh doanh nhất định, hãy phác thảo quyết định tiềm năng và yêu cầu xây dựng phản hồi; theo cách đó họ sẽ không phải tự mình nghĩ ra thứ gì đó và thay vào đó sẽ có thứ gì đó để làm việc với

Bạn giữ email có thể hành động bằng cách cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho người đọc và giữ cho nội dung có thể thực hiện được thay vì kết thúc mở.

Quan trọng nhất, bạn cần đảm bảo rằng bất kỳ hành động nào bạn mong đợi từ người đọc của bạn đều được truyền đạt rõ ràng. Đừng cho rằng họ biết rằng bạn muốn thiết lập một cuộc họp trong tuần này chỉ cần bạn cung cấp thời gian có sẵn của bạn. Đừng cho rằng họ biết nhiệm vụ công việc mà bộ hướng dẫn của bạn áp dụng cho. Nói rõ ra và vui lòng cho họ biết bạn muốn họ làm gì.

Bước 3: Tạo cấu trúc tốt

Một trong những thông điệp của bạn được xác định rõ ràng và bạn đã biến nó thành hành động, đã đến lúc tổ chức nó như một cách để truyền đạt sự rõ ràng đó và các yêu cầu có thể hành động của bạn.

Đoạn văn: Một quy tắc chung để tuân theo là giữ các đoạn văn dưới năm câu. Không chỉ khó tập trung vào các đoạn văn dài trong khi đọc web, mà các đoạn khó hiểu còn khiến người nhận mất cơ hội và có thể bỏ lỡ những điểm quan trọng nhất. Điều này sau đó dẫn đến các phản hồi cẩu thả hoặc dư thừa, làm mờ kênh truyền thông.

Câu phù hợp: Sử dụng giọng nói chủ động khi viết câu. Giữ câu ngắn và trọng điểm. Tránh đi vào tiếp tuyến hoặc giải thích không cần thiết lý do hoặc cảm xúc của bạn về mọi thứ. Thay vào đó, hãy bám sát sự thật và hành động bạn yêu cầu mà người nhận của bạn thực hiện.

Từ ngữ: Cố gắng không sử dụng những từ lớn hoặc tiếng lóng, trừ khi bạn biết khán giả của bạn sẽ hiểu chúng. Tránh những câu chuyện cười và tài liệu tham khảo văn hóa có thể bị hiểu lầm, bởi vì bất cứ điều gì có thể dễ dàng bị hiểu sai là một rào cản tiềm năng để giao tiếp hiệu quả.

Tránh các từ thêm và cụm từ đủ điều kiện. Trước tình hình hiện tại đang diễn ra, tôi nghĩ rằng có lẽ thật khôn ngoan khi Mạnh Tấn là một tuyên bố đủ điều kiện không chỉ lãng phí từ ngữ và thời gian, mà còn làm mất tập trung vào thông điệp thực sự. Thay vào đó, chỉ cần nêu đề xuất của bạn mà không cần phải đủ điều kiện.

Một ví dụ khác: tôi đã tự hỏi liệu tôi có thể hỏi bạn về cách cắt cụm từ này không và chỉ cần đặt câu hỏi. Nó cũng sẽ làm tăng sự tự tin của bạn, bởi vì bạn sẽ không vô tình tìm kiếm sự cho phép để giao tiếp một cách chủ động.

Chấm câu: Giữ dấu câu đơn giản. Các từ và cụm từ đủ điều kiện chỉ hiệu quả khi được sử dụng để thiết lập phép lịch sự khi bắt đầu giao tiếp với người mà bạn muốn có mối quan hệ kinh doanh hoặc cá nhân. Trong những trường hợp như vậy, bạn không nhất thiết muốn đến, nhưng sử dụng một số cụm từ lịch sự để thể hiện sự tôn trọng thời gian của họ.

Giảm thiểu sử dụng dấu phẩy - điều này tự nhiên giúp bạn giữ câu ngắn. Tránh lười nói lấy cảm hứng từ văn bản, với việc sử dụng quá nhiều dấu phẩy và dấu phẩy liên tiếp. Thay vào đó, hãy chấm câu của bạn bằng tiếng Anh thích hợp và sử dụng các cơn co thắt khi nó có ý nghĩa, bởi vì chúng làm cho việc đọc trôi chảy hơn.

Ngoài ra, hãy xem xét các danh sách chấm câu có dấu đầu dòng và sử dụng một dòng dấu gạch ngang để chia nhỏ các phần chính (có thể bao gồm một hoặc nhiều đoạn).

Bullet-points và phần ngắt giúp tăng cường khả năng đọc web, cũng như giúp bạn sắp xếp thông điệp của mình rõ ràng hơn.

Bước 4: Chỉnh sửa trước khi gửi

Trước khi bạn gửi email, hãy dành 1-2 phút để đọc to. Điều này sẽ giúp bạn bắt lỗi hoặc nhận thấy những phần vụng về mà bạn thường không nói trực tiếp. Loại bỏ những từ thừa và đơn giản hóa dấu câu. Bullet ra danh sách và cắt giảm đoạn văn của bạn.

Khi bạn có thể trả lời các câu hỏi sau với một vâng, thì bạn đã sẵn sàng để đánh vào Gửi Send

Thông điệp có rõ ràng không?
Là những kỳ vọng có thể hành động và được nêu rõ ràng?
Người nhận của tôi có thể nhận được tin nhắn của tôi thành công không? Thành công có nghĩa là họ biết phản ứng nào được mong đợi ở họ.
Nếu các vai trò được đảo ngược, tôi có thể nhận được thông báo này thành công không?

Bước 5: Theo dõi hiệu quả

Ngoài ra, hãy chủ động theo dõi email của bạn. Nếu ai đó không đáp ứng với yêu cầu trực tiếp, đừng lãng phí thời gian để tự hỏi điều gì đã xảy ra. Thay vào đó, hãy gửi một email theo dõi lịch sự nhưng trực tiếp để đăng ký với họ. Áp dụng các nguyên tắc được liệt kê ở trên. Và đừng lãng phí quá nhiều thời gian để cố gắng nhận được phản hồi; nếu người nhận không liên lạc với bạn, hãy biết khi nào nên tiếp tục hoặc tiếp cận họ trực tiếp.

Sử dụng email để tiết kiệm thời gian

Email có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu bạn biết cách sử dụng nó hiệu quả. Và điều này áp dụng cho cả gửi và nhận tin nhắn.

Email được sử dụng tốt nhất để gửi các tin nhắn hành động được truyền đạt đầy đủ thông qua văn bản. Nếu bạn tận dụng lợi ích của email và tránh được nhiều cạm bẫy lãng phí thời gian, nó sẽ đóng vai trò là công cụ mạnh mẽ.