Cách thêm ngày hết hạn vào email trong Outlook (và chúng dùng để làm gì)

Outlook cho phép bạn thêm ngày hết hạn vào email bạn gửi hoặc nhận. Khi ngày hết hạn, email sẽ được hiển thị với các định dạng khác nhau và bạn có thể sử dụng các công cụ tích hợp của Outlook để tự động quản lý email hết hạn.

Ngày hết hạn chỉ áp dụng cho email, không phải sự kiện hoặc nhiệm vụ theo lịch vì những mục đó có ngày riêng mà bạn có thể sử dụng để quản lý chúng

Cách đặt ngày hết hạn trên email

Để thêm ngày hết hạn vào email bạn đang gửi, bạn cần mở cửa sổ Thuộc tính cho email. Mở email và sau đó nhấp vào Tin nhắn> Thẻ.

Thao tác này sẽ mở cửa sổ Thuộc tính cho email mà bạn cũng có thể truy cập bằng cách nhấp vào Tùy chọn> Tùy chọn khác hoặc Tệp> Thuộc tính. Bật hộp kiểm hết hạn sau khi chọn và sau đó chọn ngày và giờ.

Nhấp vào Đóng để trở về email của bạn. Sẽ không có bất kỳ dấu hiệu rõ ràng nào cho thấy ngày hết hạn đã được thêm và bạn có thể gửi email như bình thường.

Để thêm ngày hết hạn vào email bạn đã nhận được, hãy mở email và nhấp vào Tin nhắn> Thẻ (hoặc Tệp> Thuộc tính).

Điều này sẽ mở cửa sổ Thuộc tính cho email. Không có nhiều tùy chọn cho một email nhận được như có một tin nhắn bạn đang gửi, nhưng bạn vẫn có thể đặt ngày và thời gian hết hạn.

Ngày hết hạn làm gì?

Vì vậy, bạn đã thêm một ngày hết hạn vào một email. Điều đó thật tuyệt vời và tất cả, nhưng lợi ích của việc làm nó là gì?

Ngày hết hạn được Outlook sử dụng theo nhiều cách khác nhau để giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng. Các email đã hết hạn thường không quan trọng bằng các email chưa hết hạn, do đó, Outlook tự động định dạng các email hết hạn khác nhau.

Nếu bạn đã xem thiết lập định dạng có điều kiện trong Outlook, thì bạn có thể đã nhận thấy Quy tắc định dạng vật phẩm đã hết hạn.

Quy tắc này định dạng bất kỳ email nào đã hết hạn sử dụng với phông chữ màu xám và văn bản xuất hiện.

Điều này cho bạn biết rằng email đã hết hạn để bạn có thể tập trung vào những email quan trọng hơn trước. Nếu bạn đã gửi email có ngày hết hạn, định dạng này cũng sẽ được áp dụng trong Outlook của người nhận, nhưng các ứng dụng email khác như Thunderbird hoặc các ứng dụng web như Gmail hoặc Yahoo! Mail, sẽ bỏ qua ngày và không làm gì với nó.

Bạn cũng có thể thêm một cột vào một thư mục hiển thị ngày hết hạn của bất kỳ email nào. Nhấp chuột phải vào tiêu đề cột trong thư mục mà bạn muốn thêm cột và sau đó nhấp vào Bộ chọn Trình chọn Trường.

Chọn các ngày Thời gian của các trường Dòng chữ từ trình đơn thả xuống và sau đó chọn tùy chọn Ra hết hạn.

Kéo và thả mục Expires hết hạn vào thư mục của bạn để thêm nó vào các cột.

Khi bạn mở một email hết hạn, Outlook sẽ thông báo cho bạn bằng một tin nhắn trong tiêu đề.

Bạn vẫn có thể trả lời hoặc chuyển tiếp email đã hết hạn, nhưng nếu bạn cố gắng chuyển tiếp nó, Outlook sẽ hiển thị cho bạn một cảnh báo trước.

Nhấp vào Có Có, để gửi email, hoặc không có gì để hủy.

Sử dụng Ngày hết hạn để quản lý email của bạn

Một số công cụ tích hợp của Outlook cũng sử dụng ngày hết hạn. Nếu bạn đã thiết lập AutoArchiving trong Outlook, thì bạn có thể đã nhận thấy một tùy chọn đối với Xóa Xóa các mục đã hết hạn (chỉ thư mục email).

Nếu điều này được bật, thì AutoArchive sẽ xóa hoặc di chuyển (tùy thuộc vào các cài đặt khác) bất kỳ email nào đã qua ngày. Đây là một cách tuyệt vời để tự động xóa các email đã hết hạn và ngăn chặn chúng làm lộn xộn hộp thư của bạn.

Nếu bạn không muốn các email hết hạn của mình bị xóa hoặc di chuyển, nhưng bạn cũng không muốn thấy chúng trong Outlook, thì bạn có thể đặt quy tắc đồng bộ hóa của Outlook để ngăn chặn chúng được tải xuống từ máy chủ email Exchange.

Khi bạn đang xây dựng bộ lọc đồng bộ hóa của mình, hãy nhấp vào tab Advanced Advanced và sau đó nhấn nút.

Chọn các trường Ngày / Giờ> Hết hạn từ menu. Trường này cũng có sẵn trong các trường Tất cả các Thư.

Đặt điều kiện ở chế độ ăn vặt vào ngày hôm qua và trước khi có giá trị và trước đó

Điều này sẽ lọc tất cả các tác vụ đã hết hạn để nếu chúng hết hạn vào ngày hôm qua hoặc sớm hơn, thì chúng sẽ không được đồng bộ hóa với Outlook và sẽ không xuất hiện trong hộp thư của bạn. Chúng vẫn sẽ có sẵn trong ứng dụng web Outlook nếu bạn muốn thấy chúng ở đó.

Bạn không thể tự động thiết lập quy tắc để thêm ngày hết hạn vào email đến hoặc tạo một bước nhanh chóng áp dụng ngày hết hạn chỉ bằng cách nhấn nút, nhưng bạn có thể tự động thêm ngày hết hạn vào tất cả các email gửi đi. Nhấp vào Tệp> Tùy chọn> Thư, cuộn xuống để Gửi Tin nhắn và bật email của Mark Mark đã hết hạn sau nhiều ngày này.

Nhập số ngày mà sau đó bạn muốn tin nhắn hết hạn và sau đó nhấp vào OK OK. Điều này sẽ tự động thêm ngày hết hạn vào tất cả các email bạn gửi.

Ngày hết hạn là một cách hữu ích để quản lý các ưu tiên và hộp thư của bạn bằng các thư có ánh sáng yếu không còn phù hợp và cho phép bạn sử dụng các công cụ Outlook để xóa hoặc ẩn các tin nhắn bạn không cần nữa. Đó là một công cụ nữa trong cuộc chiến để ngăn chặn hộp thư của bạn vượt khỏi tầm kiểm soát và một công cụ rất hữu ích ở đó.