Cách áp dụng mẫu danh thiếp cho một liên hệ và tùy chỉnh nó trong Outlook 2013

Nếu bạn muốn thêm một mẫu danh thiếp vào một liên hệ hiện có trong Outlook, bạn có thể làm như vậy mà không cần phải nhập lại tất cả thông tin. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách tùy chỉnh bố cục và định dạng của văn bản trên thẻ.

Microsoft cung cấp một vài mẫu danh thiếp mà bạn có thể sử dụng. Chúng tôi sẽ sử dụng mẫu Blue Sky của họ làm ví dụ.

Để mở tệp lưu trữ cho mẫu bạn đã tải xuống, bấm đúp vào tệp .cab.

LƯU Ý: Bạn cũng có thể sử dụng một công cụ như 7-Zip để mở kho lưu trữ.

Tab Trích xuất mới sẽ khả dụng trong Công cụ thư mục nén và các tệp trong kho lưu trữ được liệt kê. Chọn tệp .vcf trong danh sách các tệp. Điều này sẽ tự động kích hoạt tab Extract.

Nhấp vào Trích xuất và chọn một vị trí hoặc chọn Chọn vị trí nếu vị trí mong muốn không có trong menu thả xuống.

Chọn một thư mục mà bạn muốn lưu tệp .vcf trên hộp thoại Sao chép các mục và bấm Sao chép.

LƯU Ý: Sử dụng nút Tạo thư mục mới để tạo thư mục mới cho vị trí, nếu muốn.

Nhấp đúp vào tệp .vcf mà bạn đã sao chép từ tệp lưu trữ .cab.

Theo mặc định, các tệp .vcf được liên kết với Outlook, do đó, khi bạn nhấp đúp vào tệp .vcf, nó sẽ tự động mở trong cửa sổ Liên hệ trong Outlook. Thay đổi tên đầy đủ để phù hợp với liên hệ hiện có mà bạn muốn áp dụng mẫu này. Xóa thông tin liên lạc khác từ mẫu. Nếu bạn muốn thêm bất kỳ thông tin bổ sung nào không có trong liên hệ hiện có, hãy nhập thông tin đó.

Nhấp vào Lưu & Đóng để lưu liên hệ với mẫu mới.

Hộp thoại Phát hiện Liên hệ trùng lặp hiển thị. Để cập nhật liên hệ hiện có, chọn tùy chọn Cập nhật thông tin liên hệ đã chọn. Nhấp vào Cập nhật.

LƯU Ý: Nếu bạn muốn tạo một liên hệ mới từ mẫu này, hãy chọn tùy chọn Thêm liên hệ mới.

Khi thư mục Danh bạ mở (liên kết Mọi người trên Thanh điều hướng), nhấp vào Danh thiếp trong phần Chế độ xem hiện tại của tab Trang chủ. Bạn có thể nhận thấy rằng không phải tất cả các trường từ liên hệ của bạn hiển thị trên danh thiếp bạn vừa cập nhật. Nhấp đúp vào liên hệ để cập nhật liên hệ và danh thiếp.

Trên cửa sổ Liên hệ, nhấp chuột phải vào hình ảnh của danh thiếp và chọn Chỉnh sửa danh thiếp từ menu bật lên.

Hộp thoại Chỉnh sửa danh thiếp hiển thị. Bạn có thể thay đổi thiết kế của thẻ, bao gồm thay đổi màu nền hoặc hình ảnh. Hộp Trường cho phép bạn chỉ định trường nào hiển thị trên danh thiếp và theo thứ tự nào.

Lưu ý, trong ví dụ của chúng tôi, Công ty đó được liệt kê bên dưới Tên đầy đủ, nhưng không có văn bản nào hiển thị trên danh thiếp bên dưới tên. Đó là vì chúng tôi không nhập bất kỳ thông tin nào cho Công ty trong Liên hệ. Chúng tôi có thông tin trong Tiêu đề công việc. Vì vậy, chúng tôi chọn Công ty và nhấp vào Xóa để xóa trường đó.

Bây giờ, chúng tôi muốn thêm chức danh công việc. Đầu tiên, chọn trường bên dưới mà bạn muốn thêm trường mới. Chúng tôi chọn Tên đầy đủ để thêm Tiêu đề công việc bên dưới. Sau đó, chúng tôi nhấp vào Thêm và chọn Tổ chức | Tiêu đề công việc từ menu bật lên để chèn Tiêu đề công việc.

Để làm cho Tiêu đề công việc có màu trắng như tên, chúng tôi chọn Tiêu đề công việc trong danh sách Trường và nhấp vào nút Màu phông chữ trong phần Chỉnh sửa.

Trên hộp thoại Màu, chọn màu bạn muốn sử dụng cho văn bản trong trường đã chọn. Nhấn vào OK.

Bạn cũng có thể làm cho văn bản in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân. Chúng tôi đã chọn làm đậm Tiêu đề công việc và Tên đầy đủ in đậm và in nghiêng.

Chúng tôi cũng cần xóa Điện thoại doanh nghiệp vì liên hệ này chỉ có số điện thoại di động.

Vì vậy, chúng tôi thêm Điện thoại di động từ menu phụ Điện thoại.

Sau đó, chúng tôi cần xóa đủ các dòng trống để Điện thoại di động hiển thị trên thẻ.

Chúng tôi cũng đã thêm một trang web và địa chỉ email và xóa nhiều dòng trống hơn để chúng hiển thị.

Bạn cũng có thể di chuyển văn bản sang bên phải của thẻ hoặc đặt nó ở giữa thẻ.

Chúng tôi cũng thay đổi màu của ba dòng dưới cùng thành màu xanh. Nhấn OK để chấp nhận thay đổi của bạn và đóng hộp thoại.

Thiết kế danh thiếp mới của bạn hiển thị trên cửa sổ Liên hệ.

Nhấp vào Lưu & Đóng để lưu các thay đổi bạn đã thực hiện vào danh thiếp cho liên hệ này và đóng cửa sổ Liên hệ.

Thiết kế cuối cùng của danh thiếp hiển thị trong giao diện Danh thiếp trên màn hình Mọi người.

Nếu bạn có chữ ký chứa danh thiếp cho số liên lạc bạn vừa cập nhật, bạn cũng sẽ cần cập nhật chữ ký bằng cách xóa danh thiếp và thêm lại bằng nút Business Card trong trình chỉnh sửa Chữ ký. Bạn cũng có thể thêm Danh thiếp đã cập nhật vào chữ ký mà không có hình ảnh hoặc không có tệp vCard (.vcf).