Cách cấu hình cảnh báo tin nhắn văn bản tự động cho các email quan trọng

Mặc dù phạm vi tiếp cận ngày càng tăng của mạng dữ liệu di động, vẫn có nhiều nơi chỉ có phạm vi phủ sóng di động duy nhất mà bạn sẽ nhận được rất ít với các cuộc gọi điện thoại và tin nhắn văn bản đơn giản (SMS). Đọc tiếp khi chúng tôi chỉ cho bạn cách thiết lập cảnh báo tin nhắn văn bản để ngay cả khi ứng dụng email của bạn không thể cập nhật, bạn vẫn sẽ nhận được thông báo quan trọng.

Tại sao tôi muốn làm điều này?

Mặc dù sẽ rất đáng yêu nếu tất cả chúng ta với các nhà cung cấp di động khác nhau của chúng tôi có thể tận hưởng phạm vi bao phủ toàn bộ dữ liệu từ bờ biển đến bờ biển, nhưng tất cả đều biết rằng hiện tại (và trong tương lai gần) là một điều tưởng tượng. Trong thực tế ngay cả với vùng phủ sóng điện thoại di động tuyệt vời, có rất nhiều lần chúng ta thấy mình ở những khu vực không có vùng phủ sóng dữ liệu và chúng ta may mắn thậm chí có được vùng phủ sóng cơ bản cung cấp cho các cuộc gọi điện thoại và tin nhắn văn bản.

Hầu hết thời gian, đây không phải là một vấn đề lớn vì phần lớn chúng ta có thể sống mà không cần cập nhật email liên tục. Tuy nhiên, có những lúc, khi các cập nhật email mà bạn mong đợi đủ quan trọng đến mức bạn muốn bỏ mọi thứ và đến máy tính ngay lập tức để tương tác với email và các dịch vụ khác: thông báo chấp nhận công việc, giao dịch bất động sản, cao thông báo đấu giá hồ sơ, và tương tự, tất cả có thể đáng chú ý và khẩn cấp hơn so với email thông thường của bạn.

Trong những trường hợp như vậy, nơi bạn thực sự thực sự muốn thông báo đó bất kể bạn đang ở đâu, việc định cấu hình ứng dụng email của bạn để chuyển những email quan trọng đó đến điện thoại của bạn qua SMS là điều hợp lý, thậm chí ngoài phạm vi phủ sóng mạng dữ liệu, bạn sẽ nhận được cảnh báo.

Tôi cân nhưng gi?

Để định cấu hình chuyển tiếp email tự động, bạn sẽ cần một vài điều đơn giản. Thủ thuật này sẽ có hiệu quả với gần như tất cả mọi người nhưng có một vài ngoại lệ nhỏ mà chúng tôi sẽ nêu trong phần này.

Đầu tiên và rõ ràng nhất là bạn sẽ cần số điện thoại mà tin nhắn sẽ được chuyển tiếp đến. Thứ hai, bạn sẽ cần xác định nhà cung cấp điện thoại nào được gắn vào (ví dụ: Sprint, Verizon, v.v.) và sau đó tra cứu email hoặc cổng SMS cho nhà cung cấp di động đó.

Chúng tôi nhấn mạnh địa chỉ của các nhà mạng lớn ở Hoa Kỳ trong bài viết này nhưng danh sách này cung cấp tổng quan rộng hơn về các cổng SMS cho cả nhà cung cấp và nhà cung cấp nhỏ hơn ở Hoa Kỳ trên toàn cầu. Nếu bạn gặp khó khăn khi tìm cổng SMS của nhà cung cấp hoặc muốn xác minh tài liệu đó bằng tài liệu chính thức từ trang web của công ty hoặc tương tự, bạn luôn có thể tìm kiếm một cái gì đó như Cổng dịch vụ sms của người dùng sms để bật một tài liệu tham khảo chính thức.

Cuối cùng, bạn sẽ cần một dịch vụ email hỗ trợ các quy tắc chuyển tiếp luôn hoạt động. Nếu bạn có dịch vụ email dựa trên web thì đây không phải là vấn đề vì dịch vụ email của bạn sẽ xử lý ngay lập tức tất cả email đến và áp dụng bất kỳ quy tắc nào bạn đã đặt. Nếu bạn đang sử dụng mô hình máy chủ đến máy khách cho email của mình, bạn sẽ cần khả năng đặt quy tắc chuyển tiếp trên máy chủ (để họ hành động ngay lập tức và độc lập với bất kỳ quy tắc nào trên máy khách cục bộ) hoặc bạn sẽ cần để máy tính và ứng dụng email của bạn chạy trong khoảng thời gian bạn yêu cầu thông báo qua email đến SMS.

Với mục đích của hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng tài khoản Gmail vì Gmail được sử dụng rộng rãi và các hướng dẫn có thể dễ dàng được áp dụng cho gần như mọi dịch vụ.

Định cấu hình ứng dụng email của bạn để chuyển tiếp SMS

Khi bạn đã hoàn thành công việc thu thập thông tin cần thiết như đã nêu trong phần trước, việc cắm tất cả vào ứng dụng email của bạn dưới dạng bộ lọc email tự động được kích hoạt khi bạn nhận được email từ nguồn bạn đã coi là quan trọng. Hãy xem việc thiết lập một bộ lọc như vậy trong Gmail.

Cho phép địa chỉ chuyển tiếp

Điểm dừng đầu tiên là thêm địa chỉ email chuyển tiếp được ủy quyền vào tài khoản của bạn. Không phải tất cả các nhà cung cấp đều yêu cầu bước này nhưng Gmail thì có, và đó là một tính năng bảo mật đáng hoan nghênh. Điều hướng đến menu chuyển tiếp bằng cách nhấp vào thiết bị ở góc trên bên phải và Cài đặt -> Chuyển tiếp POP / IMAP.

Nhấp vào Thêm địa chỉ chuyển tiếp. Khi được nhắc hãy chèn số điện thoại và cổng SMS theo định dạng do nhà cung cấp dịch vụ di động của bạn chỉ định. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Spring, định dạng là [email protected].

Sau khi bạn nhập địa chỉ và nhấp vào OK, bạn sẽ nhận được tin nhắn từ Google tại địa chỉ đó (và theo địa chỉ chúng tôi muốn nói đến điện thoại của bạn qua SMS) bằng mã bảo mật. Mã này là số chín chữ số trong dòng chủ đề. Nhập mã đó để xác nhận rằng bạn kiểm soát địa chỉ thư sẽ được chuyển tiếp và nhấp vào OK.

Quay lại trình đơn Chuyển tiếp và POP / IMAP, bây giờ bạn sẽ thấy chuyển tiếp bị tắt theo mặc định và địa chỉ mới được liệt kê (như trong ảnh chụp màn hình ở trên). Điều này là hoàn hảo, bạn cần phải ủy quyền địa chỉ để nó có sẵn cho sử dụng chung nhưng bạn không muốn chuyển tiếp tất cả email của mình đến địa chỉ đó.

Tạo bộ lọc

Trước khi bạn thiết lập bộ lọc cho các email mà bạn mong đợi, chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập bộ lọc cho địa chỉ email bạn kiểm soát để bạn có thể kiểm tra bộ lọc để đảm bảo nó hoạt động. Thật dễ dàng để sử dụng chính địa chỉ email bạn đang thiết lập bộ lọc cho tác vụ này.

Để tạo bộ lọc trong Gmail, bạn chỉ cần sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm kiếm chuỗi bạn muốn lọc. Ví dụ: nếu bạn muốn có một địa chỉ email cụ thể, hãy tìm kiếm địa chỉ email đó (ví dụ: [email protected]). Nếu bạn muốn địa chỉ email từ một máy chủ nhất định, bạn có thể sử dụng ký tự đại diện (ví dụ: *@howtgeek.com), v.v. Nhấp vào mũi tên xuống trên hộp tìm kiếm sau khi bạn hoàn thành tìm kiếm và bạn sẽ thấy một menu nâng cao.

Điều đáng chú ý là bạn cũng có thể thực hiện việc này bằng cách điều hướng đến Cài đặt -> Chuyển tiếp và POP / IMAP -> Bộ lọc sáng tạo, nhưng sử dụng phương pháp tìm kiếm sẽ nhanh hơn và điền vào mẫu bộ lọc cho bạn.

Ở dưới cùng của kết quả tìm kiếm của bạn, bạn sẽ thấy một liên kết nhỏ. Tạo bộ lọc với tìm kiếm này.

Trên màn hình tiếp theo, hãy kiểm tra Chuyển tiếp của nó tới trực tiếp và chọn địa chỉ cổng SMS của bạn.

Chọn bộ lọc Tạo bộ lọc để lưu bộ lọc của bạn.

Kiểm tra bộ lọc

Bạn có thể đợi địa chỉ email thực tế được đề cập để gửi email cho bạn hoặc bạn có thể, như chúng tôi đã đề xuất trong phần trước, sử dụng email mà bạn có quyền kiểm soát cho mục đích thử nghiệm. Chúng ta hãy xem làm thế nào một email đi qua như một tin nhắn SMS bằng cách bắn một email từ tài khoản How-To Geek của chúng tôi sang email riêng của chúng tôi (nơi chúng tôi đã định cấu hình bộ lọc).

Bài kiểm tra là một thành công! Nó cũng nêu bật một hạn chế đáng kể (nhưng không bất ngờ) của hệ thống cảnh báo SMS. Bạn sẽ nhận được chủ đề và chỉ một đoạn tin nhắn (trừ khi nó rất ngắn) vì giới hạn 160 ký tự của một tin nhắn SMS.

Cho rằng mục đích của cảnh báo là thông báo cho bạn rằng bạn có một email quan trọng cần tham dự (và không phá vỡ một email dài thành hàng chục và hàng chục tin nhắn văn bản) mà ít gây lo ngại.

Với một ít nghiên cứu và bộ lọc sắp xếp, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ một email quan trọng nào nữa. Có một email nhấn hoặc câu hỏi liên quan đến SMS để hỏi? Bắn email cho chúng tôi tại [email protected] và chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để trả lời nó.