Cách tạo mẫu tùy chỉnh trong Excel

Các tỷ lệ khá tốt khi bạn tạo cùng một loại bảng tính Excel nhiều lần. Tạo một mẫu tùy chỉnh có thể giúp làm cho quá trình đó trơn tru hơn rất nhiều.

Khi phải đối mặt với việc tạo các bảng tính tương tự, nhiều người bật mở một trang tính hiện có, xóa dữ liệu họ không muốn ở đó và sau đó lưu nó dưới dạng một tệp khác. Tệ hơn nữa, một số chỉ tạo tệp từ đầu mỗi lần. Một mẫu tùy chỉnh có thể làm cho điều này đi nhanh hơn rất nhiều. Các tệp mẫu ít nhiều giống với các tệp Excel tiêu chuẩn, nhưng với định dạng và nội dung soạn sẵn đã được đặt. Bạn chỉ cần sử dụng mẫu để tạo tệp Excel mới và điền dữ liệu. Bạn có thể tạo một mẫu tùy chỉnh từ đầu hoặc bạn có thể lưu bảng tính hiện có dưới dạng mẫu và sau đó dọn sạch nó một chút. Sự khác biệt duy nhất là bạn bắt đầu với một tờ mới, trống hay bạn đã tạo.

Tạo một mẫu

Ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ tạo mẫu từ một bảng tính hiện có. Đây là một bảng tiêu chuẩn mà chúng tôi sử dụng tại How-To Geek cho các báo cáo chi phí.

Tệp chỉ là một tệp Excel thông thường được lưu với phần mở rộng .xlsx. Chúng tôi đã được định dạng độc đáo, vì vậy chúng tôi chỉ cần xóa bất kỳ dữ liệu thực tế nào chúng tôi không cần phải ở đó. Nếu bạn đang điều chỉnh một trang tính hiện có (hoặc tạo một trang mới), hãy tiếp tục và làm sạch nó. Thiết lập bảng cơ sở, thêm các tiêu đề của bạn, bao gồm các công thức, các ô định dạng, tạo đường viền, bất cứ điều gì. Nói tóm lại, hãy làm cho nó để khi bạn tạo một tệp mới dựa trên mẫu, bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu.

Khi bạn có mọi thứ theo cách bạn muốn, bạn cần lưu tệp dưới dạng mẫu. Mở menu của tập tin trên mạng và sau đó nhấp vào tùy chọn.

Trong trình đơn thả xuống loại tệp (ngay bên dưới hộp văn bản tên tệp), hãy chọn tùy chọn Mẫu Excel Excel (.xltx).

Theo mặc định, Excel thích lưu các mẫu trong Documents \ Custom Office Template, nhưng bạn có thể lưu chúng ở bất cứ nơi nào có ý nghĩa với bạn.

Nếu bạn muốn một cách tiếp cận thậm chí có tổ chức hơn, bạn có thể thay đổi vị trí mặc định nơi Excel lưu mẫu. Trên menu của File File, hãy nhấp vào lệnh Tùy chọn trực tuyến. Trong cửa sổ Tùy chọn Excel Excel, hãy chọn danh mục Lưu Lưu trên cột bên trái.

Ở bên phải, bạn sẽ thấy một vị trí Mẫu mặc định của Cá nhân Hộp Hộp nơi bạn có thể nhập một đường dẫn đến một vị trí lưu tùy chỉnh cho các mẫu. Có một số lý do nút Duyệt Duyệt vì một số lý do, vì vậy hãy nhập đường dẫn đầy đủ đến thư mục bạn muốn sử dụng hoặc sao chép và dán vị trí từ thanh địa chỉ File Explorer.

Sử dụng Mẫu để Tạo Tài liệu Mới

Bây giờ bạn đã lưu mẫu của mình, bạn có thể sử dụng nó để tạo tài liệu mới. Và bạn có thể làm điều này theo một trong hai cách.

Nếu bạn lưu các mẫu của mình trong thư mục mẫu tùy chỉnh chính thức mà Office sử dụng (cho dù đó là vị trí mặc định của Documents \ Custom Office hoặc bạn đã định cấu hình vị trí lưu mới trong Cài đặt), các mẫu đó sẽ khả dụng trên màn hình giật gân của Office. Màn hình đó hiển thị các mẫu nổi bật theo mặc định, nhưng bạn có thể thấy các mẫu bạn đã lưu bằng cách nhấp vào liên kết Cá nhân.

Chỉ cần nhấp vào mẫu bạn muốn sử dụng và Excel sẽ tạo một tài liệu mới cho bạn dựa trên mẫu đó.

Bạn cũng có thể tạo một tệp mới dựa trên mẫu bằng cách bấm đúp vào mẫu trong File Explorer. Hành động mặc định trên các tệp mẫu là tạo một tệp mới thay vì mở tệp mẫu, vì vậy, bấm đúp vào mẫu sẽ ngay lập tức mở tệp Excel mới cho bạn.

Nếu bạn muốn mở tệp mẫu thực tế để sửa đổi nó, bạn có thể nhấp chuột phải vào tệp, sau đó chọn Mở Open Open từ menu ngữ cảnh.

Cuối cùng, các tệp mẫu có chức năng giống như các tệp excel thông thường. Sự khác biệt lớn nằm ở cách Excel xử lý các tệp đó, giúp bạn dễ dàng tạo tài liệu mới dựa trên chúng.