Cách tạo quy tắc phía máy chủ trong Outlook

Các quy tắc phía máy chủ chạy trên máy chủ chứ không phải trong máy khách Outlook, vì vậy chúng cho phép bạn áp dụng các quy tắc trước khi tin nhắn tấn công hệ thống của bạn. Đây là cách họ làm việc và những gì bạn có thể làm với họ.

Quy tắc phía máy chủ là gì?

Khi bạn thiết lập các quy tắc thông thường trong Outlook, chúng chỉ hoạt động khi ứng dụng Outlook được mở trên hệ thống của bạn. Chúng được gọi là quy tắc phía khách hàng bởi vì chúng hoạt động trong ứng dụng khách Outlook. Chúng tuyệt vời cho những việc như lọc email vào các thư mục khác nhau vì các quy tắc sẽ tắt khi bạn mở Outlook hoặc khi có bất kỳ thư nào chạm vào hộp thư đến của bạn.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn các quy tắc tắt khi Outlook bị đóng, chẳng hạn như chuyển tiếp thư tới đồng nghiệp khi bạn đang đi nghỉ? Đối với điều đó, bạn cần quy tắc phía máy chủ, hoạt động trên máy chủ xử lý thư của bạn bất kể bạn có mở Outlook trên máy tính hay không. Outlook cũng cho phép bạn tạo những thứ đó, vì vậy hãy thực hiện từng bước.

Hãy cẩn thận: Quy tắc phía máy chủ hoạt động nếu bạn đang sử dụng Microsoft Exchange cho máy chủ email của mình (O365 dựa trên đám mây hoặc máy chủ Exchange tại chỗ), nhưng không phải nếu bạn đang sử dụng Outlook để xử lý thư từ nhà cung cấp như Gmail hoặc Yahoo!. Bạn vẫn có thể thiết lập trả lời ngoài văn phòng và các quy tắc cho tài khoản không phải của Microsoft, nhưng bạn sẽ phải bật Outlook và chạy. Nếu đó là những gì bạn cần, chúng tôi đã có hướng dẫn cho bạn.

Cách thiết lập quy tắc phía máy chủ

Bạn tạo các quy tắc (phía máy khách) bình thường trong Trình quản lý quy tắc bằng cách đi tới Trang chủ> Quy tắc, nhưng chúng tôi không sử dụng các quy tắc đó. Thay vào đó, hãy đi tới Tệp> Tùy chọn và nhấp vào nút Trả lời tự động.

Để bắt đầu xây dựng quy tắc phía máy chủ, hãy nhấp vào nút Quy tắc '.

Thao tác này sẽ hiển thị bảng Quy tắc trả lời tự động và như bạn có thể thấy, bạn không thể làm gì nhiều ngoài việc nhấp vào nút Thêm quy tắc.

Cửa sổ Chỉnh sửa quy tắc mở là nơi bạn có thể hình thành quy tắc phía máy chủ mới của mình.

Bạn sẽ thấy rằng các tùy chọn cho các quy tắc này đơn giản hơn nhiều so với Trình quản lý quy tắc. Điều này là do bạn bị giới hạn đối với các hành động có thể được thực hiện bởi máy chủ. Nếu bạn muốn Outlook phát một âm thanh cụ thể khi có thư từ sếp của bạn đến, bạn chỉ có thể làm điều đó với quy tắc phía máy khách.

Giả sử một người trong nhóm đi vắng và họ muốn bất kỳ thư nào về How-To-Geek sẽ được chuyển đến một thư mục cụ thể và được chuyển tiếp đến một người cụ thể. Đầu tiên, họ sẽ chọn tùy chọn Gửi trực tiếp cho tôi. Tiếp theo, họ sẽ nhập vào Cách làm thế nào trong dòng chủ đề. Sau đó, họ sẽ chọn tùy chọn Sao chép vào các bản sao và chọn một thư mục. Và cuối cùng, họ sẽ kiểm tra tùy chọn Chuyển tiếp trực tuyến, chọn người nhận từ sổ địa chỉ và sau đó nhấp vào OK OK.

Quy tắc được thêm vào danh sách các quy tắc phía máy chủ và sau đó sẽ được chạy bất kể Outlook có mở không.

Bạn có thể thêm bao nhiêu trong số các quy tắc này nếu muốn. Và rõ ràng, bạn có thể làm nhiều hơn với họ hơn là ví dụ đơn giản mà chúng tôi đã trình bày ở đây. Bạn có thể sử dụng chúng để thay đổi tầm quan trọng của tin nhắn từ các liên hệ cụ thể hoặc có chứa một số từ nhất định trong chủ đề. Hoặc bạn có thể có quy tắc phía máy chủ xóa một số loại thư nhất định trước khi chúng đến hộp thư đến của bạn.