Cách tùy chỉnh ngăn dẫn hướng trong Outlook
Ứng dụng khách Outlook đi kèm với một số bảng khác nhau mà bạn có thể hiển thị và ẩn. Mỗi tấm này được thiết kế để giúp tìm, xem và quản lý mọi thứ trong Outlook dễ dàng hơn. Chúng ta sẽ xem cách bạn truy cập chúng và cách bạn có thể tùy chỉnh chúng theo cách làm việc của mình, bắt đầu với ngăn Điều hướng.
Tùy chỉnh phần yêu thích
Ngăn dẫn hướng - còn được gọi là ngăn Thư mục - là ngăn bên trái hiển thị các thư mục như Hộp thư đến và Mục đã gửi, cũng như mọi hộp thư hoặc nhóm được chia sẻ.
Theo mặc định, Outlook sẽ hiển thị ngăn Điều hướng với thư mục của Favorites Favorites ở phía trên để dễ dàng truy cập. Mục ưa thích là tập hợp các thư mục thường được sử dụng, như Hộp thư đến và Mục đã gửi.
Bạn có thể thêm bất kỳ thư mục nào bạn thích vào Mục yêu thích bằng cách nhấp chuột phải vào thư mục trong ngăn dẫn hướng và nhấp vào Thêm Thêm vào mục yêu thích.
Thư mục sau đó sẽ xuất hiện trong phần Favorites.
Bạn cũng có thể kéo và thả các thư mục vào phần Favorites. Các thư mục được hiển thị trong Mục yêu thích không phải là thư mục mới hoặc bản sao của các thư mục hiện có; chúng là lối tắt đến các thư mục trong hộp thư của bạn.
Điều này có nghĩa là nếu bạn xóa một thư từ một thư mục trong Mục yêu thích của bạn, thì bạn đang xóa thư đó khỏi thư mục thực tế của nhà cái được hiển thị trong hộp thư. Bạn có thể thêm hoặc xóa bất kỳ thư mục nào bạn muốn trong mục Yêu thích của bạn. Nhấp chuột phải vào một thư mục trong Favorites và chọn xóa Xóa khỏi Favorites.
Thư mục sẽ vẫn có sẵn trong hộp thư; nó sẽ không hiển thị trong mục Yêu thích. Mặc dù bạn có thể thêm các thư mục vào Mục ưa thích bằng cách kéo và thả, bạn không thể xóa các thư mục khỏi Mục ưa thích bằng cách kéo và thả chúng trở lại vào hộp thư. Cách duy nhất để xóa thư mục khỏi Mục ưa thích là sử dụng menu ngữ cảnh nhấp chuột phải.
Bạn cũng có thể tắt Mục ưa thích hoàn toàn nếu bạn không muốn sử dụng chúng. Bất kể bạn đang ở thư mục nào, nhấp vào Xem> Ngăn thư mục.
Trong menu xuất hiện, tắt tùy chọn Favorites Favorites.
Thao tác này sẽ xóa phần Favorites khỏi khung Điều hướng. Để bật lại, hãy nhấn Xem> Ngăn thư mục và chuyển đổi Yêu thích trở lại.
Tùy chỉnh khung nhìn điều hướng
Bạn có thể nhận thấy rằng các tùy chọn thả xuống của ngăn Thư mục bao gồm nhiều hơn là chỉ bật và tắt Mục ưa thích. Bạn cũng có thể chọn xem khung Điều hướng có hiển thị (cài đặt mặc định), thu nhỏ sang một bên hay tắt hoàn toàn.
Thu nhỏ khung là hữu ích trên các màn hình nhỏ hơn và tắt khung có thể hữu ích khi bạn xử lý nhiều email trong một thư mục và bạn muốn tối đa hóa không gian màn hình của mình. Nếu bạn chọn tùy chọn Giảm thiểu tối thiểu, thì khung sẽ trượt sang trái và chỉ hiển thị ba mục đầu tiên trong Mục ưa thích.
Để xem lại toàn bộ khung, nhấp vào mũi tên ở trên cùng của ngăn để trượt nó ra.
Khi bạn di chuyển con trỏ đến một nơi khác trong Outlook, khung sẽ thu nhỏ lại. Để giữ cho nó hiển thị, bạn có thể quay lại Xem> Ngăn thư mục và thay đổi cài đặt thành Cấm Bình thường hoặc nhấp vào ghim ở trên cùng bên phải của ngăn.
Tùy chỉnh các biểu tượng ở dưới cùng của ngăn dẫn hướng
Ở dưới cùng của ngăn Điều hướng, các biểu tượng đại diện cho các chức năng khác của Outlook - Lịch, Nhiệm vụ, v.v..
Để di chuyển giữa chúng, nhấp vào biểu tượng hoặc nhấn Ctrl + [một số] trên bàn phím của bạn. Ctrl + 1 di chuyển đến biểu tượng đầu tiên trong danh sách, Ctrl + 2 sang biểu tượng thứ hai, v.v. Di chuột qua từng biểu tượng hiển thị chế độ xem nhanh các dữ liệu quan trọng, chẳng hạn như các sự kiện sắp diễn ra trong Lịch hoặc danh bạ yêu thích của bạn trong Mọi người.
Bạn có thể chọn số lượng biểu tượng được hiển thị ở đây, thứ tự chúng được đặt và liệu Outlook có hiển thị chúng dưới dạng biểu tượng hoặc từ không. Để truy cập các tùy chọn này, hãy vào Xem lại> Ngăn thư mục và chọn Tùy chọn.
Ngoài ra, bạn có thể đi tới Tệp> Tùy chọn> Nâng cao và sau đó nhấp vào nút Chuyển hướng điều hướng.
Cho dù bạn chọn tuyến đường nào, Outlook sẽ hiển thị cửa sổ Tùy chọn điều hướng của Bang.
Tùy chọn đầu tiên cho phép bạn chọn số lượng mục Outlook hiển thị ở dưới cùng của ngăn điều hướng. Số lượng tối đa bạn có thể chọn là tám, mặc dù hầu hết mọi người sẽ chỉ có bảy mục để hiển thị, vì tùy chọn thứ tám được sử dụng là Nhật ký (không được dùng trong Outlook 2013). Microsoft không bao giờ thay đổi giới hạn từ tám thành bảy.
Cho dù bạn chọn số nào ở đây, bạn sẽ cần mở rộng ngăn Điều hướng để hiển thị các biểu tượng phụ. Bạn có thể thay đổi kích thước khung bằng cách kéo cạnh phải của nó.
Nếu bạn muốn xem tên của các tùy chọn hơn là các biểu tượng, bạn có thể tắt tùy chọn Điều hướng nhỏ gọn.
Điều này thay đổi các tùy chọn thành tên và những thứ này vẫn sẽ tuân theo Số lượng vật phẩm hiển thị tối đa của Giá trị mà bạn đã chọn.
Bạn có thể thay đổi thứ tự của các vật phẩm bằng cách chọn một vật phẩm và sau đó sử dụng các nút Move Move Up và và Move Move Down.
Điều này hữu ích nếu bạn có các mục cụ thể bạn thường xuyên sử dụng, chẳng hạn như Nhiệm vụ hoặc Ghi chú và bạn muốn chúng dễ truy cập hơn mà không yêu cầu tất cả các mục phải hiển thị. Ngoài ra, bạn có thể kéo và thả các mục vào một thứ tự khác trong khung Điều hướng. Bạn có thể thay đổi thứ tự bất kể bạn đã bật hay tắt Cài đặt điều hướng của Compact Compact.
Có một điều kỳ lạ mà bạn nên biết. Sử dụng tổ hợp Ctrl + [số] vẫn mở các biểu tượng theo thứ tự mặc định ban đầu của chúng. CTRL + 1 luôn mở thư, CTRL + 2 luôn mở lịch, v.v., bất kể bạn tự đặt hàng các biểu tượng như thế nào.
Cuối cùng, có nút Reset Reset, trả về các tùy chọn khung Điều hướng về cấu hình mặc định của nó.
Điều này đặt lại số lượng tối đa của các mục có thể nhìn thấy Giá trị thành bốn và thứ tự của các mục theo mặc định. Tuy nhiên, nó không thay đổi cài đặt Điều hướng nhỏ gọn của; nếu bạn tắt nó đi, nó sẽ tắt ngay cả khi bạn đặt lại mặc định.
Và đó là cái nhìn vào khung Điều hướng, một trong những phần cơ bản nhất của Outlook. Hy vọng, các tùy chọn tùy chỉnh này có thể giúp nó hoạt động tốt hơn cho bạn.
