Cách tùy chỉnh ngăn đọc trong Outlook

Cửa sổ đọc của Outlook - a.k.a. Ngăn xem trước - hiển thị văn bản của tin nhắn bạn đã chọn, ngăn bạn khỏi phải mở tin nhắn thực tế để làm việc với nó. Dưới đây là cách tùy chỉnh khung Đọc cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Outlook đi kèm với một số bảng khác nhau, bao gồm cả các bảng bạn nhìn thấy theo mặc định - ví dụ: ngăn Điều hướng - và các bảng khác mà bạn có thể không bận tâm nhiều - như các bảng Việc cần làm và Mọi người. Mỗi trong số này được thiết kế để giúp tìm kiếm, xem và quản lý mọi thứ trong Outlook dễ dàng hơn. Chúng tôi sẽ xem xét các bảng này trong một số bài viết, cho bạn thấy cách truy cập, làm việc và tùy chỉnh chúng. Và chúng ta bắt đầu với khung Đọc.

Cửa sổ Đọc được bật theo mặc định. Khi bạn bấm vào một tin nhắn trong bất kỳ thư mục nào, khung sẽ hiển thị nội dung của tin nhắn đó, cùng với các điều khiển cơ bản để trả lời và chuyển tiếp tin nhắn.

Theo mặc định, Outlook hiển thị ngăn Đọc ở bên phải các thư mục và tin nhắn, nhưng bạn có thể thay đổi điều này bằng cách đi tới Xem> Ngăn đọc.

Các tùy chọn của bạn là thay đổi vị trí thành Phần dưới cùng (để Outlook hiển thị ngăn Đọc bên dưới các thông báo) hoặc Tắt Tắt, Chú thích ẩn ngăn Đọc. Các tùy chọn này áp dụng cho ngăn Đọc cho dù bạn đang ở thư mục nào, vì vậy bạn không thể đặt cài đặt vị trí khác cho các thư mục khác nhau.

Đặt khung thành Kiểu dưới cùng có nghĩa là bạn thấy ít thư hơn trong thư mục, nhưng bạn sẽ thấy nhiều chi tiết hơn về thư đó và nhiều nội dung của nó trong ngăn Đọc. Đây là quan điểm truyền thống trước sự ra đời của màn hình rộng và nhiều người vẫn thích nó.

Đặt khung thành Cúp Tắt, Tối đa hóa số lượng mục bạn có thể thấy trong thư mục, nhưng bạn không thấy bất kỳ nội dung thư nào. Đây là một tùy chọn hữu ích nếu bạn xóa thư, đặc biệt nếu bạn sử dụng kết hợp với chức năng Xem> Xem trước thư.

Trong chế độ xem thư mục tiêu chuẩn, Xem trước tin nhắn bị tắt. Điều này có nghĩa là bạn chỉ thấy thông tin được hiển thị trong các cột trong thư mục - Đến, Từ, Chủ đề, Đã nhận, v.v. Nhưng nếu bạn đặt Xem trước tin nhắn thành 1 Dòng, 2 Dòng hoặc 3 Dòng, bạn cũng sẽ thấy 1, 2 hoặc 3 dòng nội dung của mỗi tin nhắn mà không cần ngăn Đọc. Một số người thích thiết lập này; một số thấy nó quá bừa bộn. Bạn sẽ phải thử nghiệm với nó để xem những gì bạn nghĩ.

Nhưng khung Đọc không chỉ hiển thị cho bạn nội dung thư của bạn. Nó cũng xác định cách Outlook đánh dấu các tin nhắn là đã đọc và cho phép bạn di chuyển qua các tin nhắn của mình bằng một phím duy nhất. Theo mặc định, Outlook đánh dấu một thư là Đọc đã đọc một khi bạn đã dành năm giây với nó đã được chọn, nhưng bạn có thể thay đổi điều này bằng cách đi tới Xem> Đọc ngăn và chọn Tùy chọn.

Tất nhiên, đây là Outlook, có nhiều cách khác để truy cập các tùy chọn này. Bạn cũng có thể đi đến Tệp> Tùy chọn> Thư> Ngăn đọc (hoặc Nâng cao> Ngăn đọc) để mở các tùy chọn tương tự.

Dù bạn chọn cách nào, cửa sổ khung Đọc sẽ xuất hiện.

Ra khỏi hộp, Outlook sẽ đánh dấu các mục như đã đọc khi được xem trong phần Đọc Pane sau năm giây. Bạn có thể thay đổi thời gian này thành bất kỳ thứ gì từ 0 (tức là, nó được đánh dấu là đã đọc ngay lập tức khi bạn chọn nó) thành 999 giây. Nếu bạn muốn Outlook đợi hơn một vài giây thì bạn có thể thích tùy chọn thứ hai, mục Mark Mark là đã đọc khi lựa chọn thay đổi. Đây là một / hoặc tình huống: bạn có thể yêu cầu Outlook đánh dấu các mục là đã đọc sau một cụ thể thời gian hoặc bạn có thể yêu cầu Outlook đánh dấu các mục là đã đọc khi bạn chuyển sang mục khác, nhưng không phải cả hai.

Tùy chọn tiếp theo, Đọc một phím đơn bằng cách sử dụng thanh không gian, thực sự hữu ích nếu bạn muốn điều hướng bằng bàn phím. Khi bạn tiếp cận một tin nhắn dài hơn ngăn Đọc có thể hiển thị, bạn có thể nhấn vào thanh dấu cách để di chuyển xuống một trang trong tin nhắn đó. Khi bạn đến cuối tin nhắn, nhấn phím cách sẽ di chuyển đến tin nhắn tiếp theo. Điều này hoạt động tốt cùng với việc sử dụng mũi tên Lên và Xuống để điều hướng qua thư mục của bạn - chúng cho phép bạn di chuyển qua thư mục và phím cách cho phép bạn di chuyển qua tin nhắn đã chọn.

Cuối cùng, còn có tính năng Tự động bật chế độ đọc toàn màn hình trong tùy chọn hướng dọc. Cái này dành cho người dùng máy tính bảng và nếu nó được bật thì khi máy tính bảng của bạn ở hướng dọc, nhấp vào một thông báo sẽ thu nhỏ ngăn Điều hướng, ẩn ngăn đọc và hiển thị thông báo đã chọn bằng toàn màn hình. Điều này sẽ không hoạt động nếu bạn chọn tin nhắn bằng mũi tên Lên và Xuống hoặc phím cách - chỉ khi bạn chọn tin nhắn bằng bàn di chuột / chuột hoặc ngón tay của bạn.

Nếu bạn không làm việc theo hướng dọc và bạn muốn có thêm một chút bất động sản màn hình để xem tin nhắn của mình, bạn có thể chuyển sang chế độ Đọc bằng cách nhấp vào biểu tượng ở cuối cửa sổ Outlook.

Điều này giảm thiểu bất kỳ bảng được ghim nào khác - Điều hướng, Việc cần làm và Mọi người - để cho phép bạn tập trung vào tin nhắn của mình. Bạn có thể hiển thị lại các ô bằng cách nhấp vào biểu tượng Chế độ bình thường.

Cửa sổ Đọc cũng có thể giúp bạn đọc các tin nhắn có phông chữ nhỏ hơn phông chữ thông thường hoặc nếu - như chúng tôi thỉnh thoảng đã làm - bạn đã để kính đọc sách ở nhà. Sử dụng điều khiển Thu phóng ở dưới cùng của ngăn Đọc để tăng kích thước của nội dung (hoặc làm cho nó nhỏ hơn nếu nó quá lớn).

Bạn cũng có thể phóng to bằng cách giữ Ctrl trong khi sử dụng bánh xe cuộn trên chuột. Điều này hoạt động trên cơ sở mỗi tin nhắn, vì vậy nếu bạn tăng kích thước của một tin nhắn, mức thu phóng của tin nhắn tiếp theo bạn chọn sẽ vẫn là 100%.

Không có tùy chọn nào trong số này hoạt động nếu Chế độ xem> Đọc được đặt thành Tắt, mặc dù vậy. Chúng chỉ hoạt động nếu khung Đọc được đặt thành Ngay bên phải hoặc Dưới cùng.

Cửa sổ Đọc là một phần đơn giản nhưng cơ bản của ứng dụng Outlook, với nhiều tính năng hữu ích để giúp bạn định hình trải nghiệm đọc của mình theo cách bạn muốn. Nếu bạn thường tắt nó đi thì bây giờ có thể là thời điểm tốt để bật lại và xem liệu nó có thể giúp công việc của bạn trở nên dễ chịu và hiệu quả hơn một chút.