Cách dễ dàng gửi email cho các nhóm người trong Gmail

Danh sách gửi thư là một công cụ cũ trong kho vũ khí email, nhưng việc triển khai chúng trong Gmail không trực quan ngay lập tức. Đọc tiếp khi chúng tôi chỉ cho bạn cách gửi email cho các nhóm bằng tài khoản Gmail của bạn.

Kính gửi How-To Geek,

Có lẽ tôi sẽ tự đánh mình khi bạn chỉ cho tôi thấy nó dễ dàng như thế nào, nhưng hiện tại tôi đang bị thua lỗ: làm cách nào để thiết lập một danh sách gửi thư đơn giản trong Gmail? Những gì tôi muốn làm là lập một danh sách những người tôi thường xuyên gửi email và có một số loại phím tắt, danh sách hoặc bất cứ điều gì điều đó sẽ cho phép tôi gửi email tất cả chúng cùng một lúc mà không cần phải nhập tất cả các địa chỉ email của họ. Ngay cả với tính năng đề xuất của Gmail, nó vẫn mất quá nhiều thời gian và tôi thường quên một người trong danh sách. Chắc chắn một dịch vụ email hiện đại và tiên tiến như Gmail có một số cách để làm điều này? Tôi đã xem trong mọi menu dưới Cài đặt và tôi không thể tìm thấy thứ gì!

Trân trọng,

Danh sách gửi thư Blues

Đừng quá khó khăn với bản thân, bạn có thể xem tất cả các ngày dài trong menu Cài đặt và bạn sẽ không tìm thấy gì. Gmail thực tế có chức năng danh sách gửi thư nhưng họ chắc chắn không quảng cáo nó và thậm chí, đối với tất cả các mục đích, là một phần của hệ thống Gmail thực tế.

Cho dù bạn có sử dụng hay không, được đính kèm với tài khoản Gmail của bạn là tài khoản Danh bạ của Google. Đó là nơi Gmail lấy các đề xuất địa chỉ email tự động hoàn thành từ đó. Để tạo danh sách gửi thư của bạn, trước tiên bạn cần truy cập tài khoản Google Danh bạ của mình và nhóm những người bạn muốn gửi email.

Truy cập contact.google.com và đăng nhập nếu bạn chưa đăng nhập vào tài khoản Google của mình. Bắt đầu quá trình xây dựng danh sách gửi thư của bạn bằng cách tìm kiếm một trong những liên hệ bạn muốn thêm vào danh sách của mình. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Liên hệ mới và tạo một mục. Cho dù bạn đang sử dụng một mục nhập hiện có hoặc tạo một mục mới, hãy kiểm tra kỹ xem có email nào được liên kết với liên hệ không (nếu không, danh sách email của bạn sẽ không quá hữu ích).

Trong mục nhập, hãy tìm nút Nhóm, trông giống như ba người nhỏ tụ lại với nhau:

Nhấp vào nút đó để thả xuống các nhóm hiện có của bạn (nếu bạn chưa bao giờ sử dụng tính năng này, danh sách sẽ thưa thớt và chỉ có thể chứa mục nhập mặc định Danh sách liên hệ của tôi. Chọn vào hệ thống tạo ra ứng dụng mới ở cuối trình đơn thả xuống.

Đặt tên cho nhóm mới của bạn. Tên này sẽ đóng vai trò là lối tắt cho danh sách email của bạn, vì vậy hãy đặt tên cho nó một cái gì đó sẽ dễ nhớ và / hoặc dễ gõ. Khi tạo liên hệ bạn đang xem bây giờ sẽ được liên kết với nhóm:

Tìm kiếm các liên hệ khác mà bạn muốn thêm vào danh sách gửi thư của bạn. Đối với mỗi liên hệ, hãy sử dụng menu thả xuống Nhóm và lần này, chọn tên nhóm mới của bạn thay vì tạo một liên hệ mới, như vậy:

Sau khi bạn đã đi qua và thêm từng liên hệ bạn muốn sử dụng vào danh sách gửi thư mới (hoặc Nhóm, như được biết trong hệ thống Google), bạn đã sẵn sàng quay lại Gmail và tận dụng phím tắt liên kết với nhóm.

Trong tài khoản Gmail của bạn, hãy soạn một email mới. Trong khe địa chỉ của email, bắt đầu nhập tên nhóm:

Bây giờ, một điều bạn có thể nhận thấy là chúng tôi đã đặt phím tắt Nhóm của chúng tôi vào khe BCC. Nếu bạn không gửi email cho một nhóm nhỏ những người đang làm việc với nhau rõ ràng và cần có thể gửi lại email cho cả nhóm (hoặc các thành viên khác trong nhóm), đừng sử dụng khe TO hoặc CC, hãy sử dụng BCC. BCC đặc biệt quan trọng nếu bạn gửi email cho một nhóm người, vì tất cả các mục đích, không liên quan đến nhau (chẳng hạn như gửi email cho cha mẹ của tất cả những đứa trẻ mà bạn dạy kèm để nhắc nhở họ rằng bạn sẽ đi Trong kỳ nghỉ xuân). Bạn có thể đọc về cách sử dụng CC và BCC trong HTG Giải thích: BCC là gì và tại sao bạn là một người khủng khiếp nếu bạn không sử dụng đúng cách (hoặc hoàn toàn).

Bây giờ bạn có một nhóm mới và một danh sách các liên hệ được liên kết với nó, bạn đã sẵn sàng để đi!

Có một câu hỏi công nghệ cấp bách? Bắn email cho chúng tôi tại [email protected] và chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để trả lời nó.