Làm thế nào để gửi email cho giáo sư của bạn và nhận được phản hồi nhanh chóng
Ảnh của uniinnsbrank
Giáo sư là một số người bận rộn nhất xung quanh. Họ phải giảng bài, tổ chức giờ hành chính, làm việc với các sinh viên tốt nghiệp và đồng nghiệp, tham dự các hội nghị và các sự kiện công cộng khác, và tiến hành, xuất bản và trình bày nghiên cứu. Nhưng ngay cả khi họ không có thời gian, vẫn có cách để liên lạc với họ qua email và nhận được phản hồi kịp thời để bạn có thể tiếp tục thực hiện công việc của mình với ít thất bại hơn.
Đặt một khuôn mặt cho tên
Thật là lý tưởng để gặp trực tiếp giáo sư của bạn trước khi gửi email đầu tiên đó. Giới thiệu bản thân trong tuần đầu tiên đến trường. Hãy để giáo sư của bạn biết về sở thích của bạn, câu hỏi của bạn hoặc một cái gì đó độc đáo cho bạn. Cho thấy rằng bạn quan tâm đủ để biết họ cá nhân hơn khuyến khích họ đáp ứng kịp thời khi có yêu cầu của bạn. Ấn tượng tốt hơn bạn để lại, họ có thể nhớ bạn tốt hơn.
Khi đến lúc gửi email đầu tiên đó với các câu hỏi về bài tập, giáo sư của bạn sẽ có thể đặt khuôn mặt của bạn vào tên của bạn. Điều đó giúp họ đặt email của bạn vào ngữ cảnh. Nếu trước đây họ đã liên lạc với bạn thành công, họ sẽ sẵn sàng liên lạc lại mà không do dự. Và có lẽ họ sẽ tin rằng bạn là một học sinh nghiêm túc.
Sử dụng một dòng chủ đề chi tiết
Dòng chủ đề là tất cả mọi thứ khi nhận được phản hồi kịp thời cho email. Trước hết, khi mọi người nhận được email từ người gửi mà họ không biết, họ tìm đến dòng tiêu đề để tìm manh mối. Chỉ dựa trên dòng tiêu đề, họ có thể xóa thư có vẻ spam hoặc đơn giản là không quan trọng với họ.
Bây giờ, các giáo sư có nghĩa vụ trả lời email của sinh viên cho các vấn đề liên quan đến hành chính và lớp học. Nhưng dòng chủ đề vẫn quan trọng để nhanh chóng thông qua giáo sư của bạn. Tạo một dòng chủ đề để khi nhìn thấy nó, giáo sư của bạn sẽ mở và đọc nó ngay lập tức - thay vì nộp nó để đọc sau này. (Mục tiêu tiếp theo là tạo email theo cách mà ngay sau khi đọc, giáo sư của bạn sẽ trả lời ngay lập tức, nhưng chúng ta sẽ đến đó trong phần sau.)
Vì vậy, trước khi gửi email của bạn thu hẹp nó vào mục đích cụ thể của nó. Nêu mục đích đó trực tiếp như bạn có thể trong dòng chủ đề.
Thay vì sử dụng,, tôi muốn đăng ký vào lớp của mình, bang nêu cụ thể tên lớp và cách họ có thể giúp bạn đăng ký:
Bạn càng cụ thể, bạn càng dễ dàng làm cho giáo sư của bạn. Một tiêu đề rất cụ thể cho họ biết trong nháy mắt những gì mong đợi ở họ.
Hãy lịch sự và trang trọng
Khi bạn đã sử dụng một dòng chủ đề hay, bạn cần đảm bảo rằng phần mở đầu của bạn không ngăn giáo sư của bạn đọc toàn bộ thông điệp. Bạn không muốn nói về Hey Hey và sau đó tiếp tục với tin nhắn của bạn. Điều đó đặt ra một giai điệu không chuyên nghiệp có thể là một rào cản đối với giao tiếp hiệu quả. Bạn muốn sai về phía lịch sự.
Viết tin nhắn của bạn một cách lịch sự và tôn trọng nhất có thể, ngay cả khi nó có nghĩa là cho phép một số không chính xác. Ví dụ, giả sử bạn đang tham gia một lớp học đại học cộng đồng vào mùa hè để đáp ứng các yêu cầu chung. Giáo viên hướng dẫn của bạn không phải là một giáo sư, nhưng mới bắt đầu giảng dạy bán thời gian trong năm nay.
Bạn vẫn muốn gọi họ là Giáo sư, vì nó trang trọng, lịch sự và điều đó cho thấy bạn rất muốn thiết lập một giao tiếp tốt. Err về phía lịch sự cho đến khi được sửa chữa - khi người hướng dẫn của bạn khăng khăng bạn gọi họ là Mr. Bob xông hoặc xông Joey.
Dưới đây là một số cách khác để giữ cho thông điệp của bạn lịch sự:
- Luôn luôn đăng nhập với tên của bạn - tốt nhất là đầu tiên và cuối cùng nếu có nhiều sinh viên trong lớp.
- Đóng với một câu hoặc cụm từ thể hiện sự đánh giá cao của bạn cho họ đọc tin nhắn của bạn. Đó có thể là một câu trước khi ký tên của bạn, chẳng hạn như, Tôi đánh giá cao việc bạn nhìn vào Giáo sư John này. Hay Hoặc có thể chỉ đơn giản là một Lời cảm ơn, bạn theo sau là tên của bạn.
- Ở lại chủ đề; tiếp tục cho thấy rằng bạn không thực sự tôn trọng thời gian của họ, vì họ có thể có hàng trăm email khác để nhận.
- Đừng cho rằng họ sẽ làm bất cứ điều gì bạn yêu cầu. Có một số điều giáo sư phải làm cho sinh viên, chẳng hạn như cho phép bạn tham gia khóa học nếu bạn đáp ứng các điều kiện tiên quyết. Nhưng ngay cả như vậy, đừng cho rằng họ sẽ làm bất cứ điều gì bạn yêu cầu. Bạn không muốn thể hiện sự thiếu tôn trọng hoặc cho họ lý do để xem xét lại cách thức và nếu họ muốn giúp bạn. Vì vậy, hãy hỏi một cách lịch sự, chỉ ra càng ít giả định càng tốt.
Sử dụng tên và nhãn phù hợp
Như đã được bảo hiểm, sử dụng nhãn phù hợp trong dòng chủ đề cụ thể của bạn và tham khảo giáo sư của bạn một cách lịch sự. Đảm bảo có nhãn, số, ngày và thời gian chính xác. Nếu bạn không rõ về thời gian họp hoặc vô tình tham khảo bài kiểm tra sai, giáo sư của bạn sẽ phải dành thêm thời gian để kiểm tra lại và có thể gửi lại email cho bạn một cách rõ ràng. Điều này biến một phản hồi có khả năng nhanh chóng đến một cuộc trò chuyện kéo dài qua nhiều email.
Bám sát
Khi bạn tiếp tục gửi email hoặc tiết lộ nhiều thông tin (cá nhân) hơn mức cần thiết cho nhiệm vụ trong tay, cuối cùng sẽ lãng phí thời gian đọc quý giá của giáo sư - cũng như thời gian của chính bạn. Bám sát vấn đề là một trong nhiều cách để giảm thời gian gửi email và giảm nhu cầu viết thêm email để làm rõ.
Bỏ đi những từ và cụm từ không cần thiết, như, tôi đã tự hỏi nếu, hay bạn có thể nghĩ rằng bạn có thể có thể hiểu được Thay vào đó, chỉ cần đặt câu hỏi. Nó có thể đáng sợ khi thẳng thắn với giáo sư của bạn, nhưng với thực tế, nó sẽ không phải là trường hợp lâu dài. Bởi vì bạn sẽ học cách đạt được điểm một cách chuyên nghiệp và điều đó tạo nên sự tự tin.
Đây là một ví dụ về một thông điệp mất nhiều thời gian hơn để đọc và gây mất tập trung hơn ở dạng dài hơn:
Như bạn có thể thấy, hình thức cô đọng giúp thông điệp hiệu quả hơn:
Giữ cho nó ngắn
Giữ nó ngắn tương tự như ở lại điểm. Lý tưởng nhất là bạn không muốn có nhiều hơn ba đến bốn câu trong một đoạn văn. Và bạn không muốn nhét một tin nhắn với quá nhiều đoạn văn. Trừ khi, đó là, bạn đang chia sẻ phản hồi hoặc một câu chuyện cá nhân sẽ giúp giáo sư của bạn làm quen với bạn và hiểu rõ hơn về cách họ có thể giúp bạn hiểu.
Yêu cầu trực tiếp
Ngay cả khi bạn có một dòng chủ đề tuyệt vời, bạn vẫn cần theo dõi trong chính thông điệp. Bạn làm như vậy bằng cách làm cho yêu cầu của bạn trực tiếp. Nó có thể rõ ràng hơn nếu bạn cụm từ yêu cầu như một câu hỏi. Hoặc nếu bạn sử dụng công cụ mở của Vui lòng [yêu cầu tại đây]. Hãy nhớ rằng nếu bạn gửi email cho giáo sư của bạn chỉ để nhận ý kiến của họ về một chủ đề, đó vẫn là một yêu cầu vì bạn đang yêu cầu họ dành thời gian để chia sẻ những gì họ biết.
Làm cho yêu cầu của bạn rõ ràng để giáo sư của bạn sẽ không có câu hỏi về những gì bạn yêu cầu họ. Nếu bạn có thể thực hiện bước quan trọng này, bạn có thể giúp giáo sư của mình hành động ngay sau khi đọc email của bạn. Và bạn không chỉ nhận được phản hồi nhanh từ họ mà còn được tham gia lớp học được liệt kê đó sớm hơn nhiều.
Theo sát
Ngay cả khi bạn áp dụng thành công các nguyên tắc trên trong việc gửi email cho giáo sư của mình và bạn không nhận được phản hồi kịp thời, có thể giáo sư của bạn chưa nhận được email của bạn hoặc hiện không có sẵn trong một thời gian. Đừng lo lắng về lý do là gì, chỉ cần theo dõi một cách lịch sự nếu bạn không nhận được phản hồi từ họ trong hơn hai ngày. Các cơ sở khác nhau có chính sách hoặc văn hóa khác nhau (ngay cả khi chưa được đăng ký) cho những gì được coi là phản hồi kịp thời, do đó, nó có thể khác nhau tùy thuộc vào tổ chức của bạn hoặc bối cảnh.
Áp dụng các nguyên tắc mẫu được liệt kê ở trên vào email theo dõi của bạn. Nếu vì lý do nào đó bạn vẫn không vượt qua được, một email tiếp theo khác có thể phù hợp sau ba đến bốn ngày nữa (một lần nữa, tùy thuộc vào tình huống). Hoặc có thể là thời gian để nói chuyện với giáo sư của bạn trong người. Nếu đó là trường hợp, hãy chắc chắn rằng bạn tìm hiểu từ họ cách giao tiếp tốt nhất qua email.
Giao tiếp hiệu quả với giáo sư của bạn khi cần thiết sẽ cải thiện đáng kể cơ hội thành công của bạn trong một lớp học cụ thể. Giữ liên lạc kịp thời, suôn sẻ và hiệu quả để bạn có thể tập trung vào công việc của mình.
