Cách lọc mục nào Outlook tải xuống từ Exchange

Nếu bạn có dung lượng ổ đĩa bị giới hạn hoặc kết nối internet chậm, bạn có thể muốn giới hạn những thứ mà Outlook tải xuống. Chúng tôi đã chỉ cho bạn cách kiểm soát các mục mà Outlook tải xuống dựa trên độ tuổi của các mục, nhưng điều đó không linh hoạt. Nó cũng chỉ hoạt động trên các email trong hộp thư của bạn (và, đối với Outlook 2016 trở lên, ủy quyền các hộp thư), vì vậy nếu bạn có quyền truy cập vào các thư mục chung hoặc chung hoặc bạn có rất nhiều sự kiện và tác vụ lịch, bạn cần lựa chọn khác. Bước về phía trước đồng bộ hóa thư mục, cho phép bạn lọc những thứ Outlook tải xuống trên cơ sở từng thư mục.

Chú thích: Đồng bộ hóa thư mục hoạt động với tất cả các phiên bản được hỗ trợ của ứng dụng khách Outlook khi bạn được kết nối với Microsoft Exchange Server, bao gồm Hotmail hoặc Outlook.com. Nếu bạn kết nối với một dịch vụ khác, như Gmail hoặc máy chủ thư cá nhân, bạn có thể định cấu hình các tùy chọn này nhưng Outlook có thể bỏ qua chúng..

Bạn có thể truy cập các tùy chọn đồng bộ hóa cho một thư mục bằng cách nhấp vào Thư mục> Thuộc tính thư mục.

Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào thư mục trong ngăn dẫn hướng và sau đó nhấp vào lệnh.

Trên cửa sổ thuộc tính của thư mục, chuyển sang tab Đồng bộ hóa.

Tin vui là chỉ có một việc cần làm trên tab này: tạo bộ lọc của bạn. Nhấp vào nút Bộ lọc trong bộ lọc để mở cửa sổ Bộ lọc và bắt đầu.

Cửa sổ Bộ lọc cho phép bạn chọn điều kiện (hoặc điều kiện) mà thư phải đáp ứng cho Outlook để tải xuống thư mục này. Bất kỳ email nào không đáp ứng các điều kiện này vẫn tồn tại trên máy chủ và bạn có thể truy cập các email đó thông qua ứng dụng web Outlook hoặc Outlook trực tuyến.

Mỗi thư mục có thể có các bộ lọc đồng bộ hóa khác nhau, vì vậy nếu bạn tạo bộ lọc trên Hộp thư đến của mình, điều đó sẽ không ảnh hưởng đến bất kỳ thư mục nào khác. Bạn phải tạo một bộ lọc riêng cho từng thư mục, vì vậy nó chỉ thực sự có ý nghĩa khi sử dụng bộ lọc này trên nhiều thư mục có nhiều mục.

Ngay bây giờ, hộp thư đến của tôi chứa đầy những email mà tôi đã gửi CC về những thứ không quan trọng, vì vậy chúng tôi sẽ tạo một bộ lọc chỉ đồng bộ hóa thư được gửi cho tôi và là nơi duy nhất tôi là người trên Đến dòng.

Để thực hiện việc này, hãy thêm một tên vào hộp của Sent Sent To, kích hoạt hộp kiểm ở nơi tôi đang ở, và sau đó chọn tên người duy nhất trên dòng To đến từ menu thả xuống bên phải.

Nhấp vào nút OK OK, và một thông báo cảnh báo sẽ xuất hiện.

Thông báo này có nghĩa là mọi email phù hợp với bộ lọc của bạn sẽ được tải xuống thư mục và mọi email không phù hợp với bộ lọc của bạn sẽ bị xóa khỏi thư mục cục bộ. Các email không khớp sẽ không bị xóa - chúng vẫn sẽ có sẵn trong ứng dụng web Outlook và nếu bạn thay đổi hoặc xóa bộ lọc của mình, Outlook có thể tải xuống lại chúng.

Nhấp vào, OK OK trên tin nhắn, và sau đó, OK OK trên cửa sổ thuộc tính. Khởi động lại Outlook và bộ lọc nên được áp dụng ngay lập tức, mặc dù trên các thư mục có hàng ngàn email, có thể mất một thời gian để đồng bộ hóa lại. Khi bộ lọc thư của bạn đã được đồng bộ hóa, bạn có thể nén hộp thư của mình để tối đa hóa dung lượng.

Để xóa bộ lọc, hãy quay lại cửa sổ Bộ lọc và nhấp vào nút Xóa Xóa Tất cả. Đóng các cửa sổ đang mở và khởi động lại Outlook để áp dụng các thay đổi.

Công cụ đồng bộ hóa này rất phù hợp cho các hộp thư được chia sẻ, nơi bạn chỉ muốn xem email được gửi cho bạn hoặc nhóm của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng nó để dừng hiển thị email hoặc sự kiện lịch cũ hơn một độ tuổi nhất định, lọc ra các tệp đính kèm lớn, ngừng đồng bộ hóa email từ các địa chỉ cụ thể và hơn thế nữa. Tiêu chí bộ lọc rất nhiều và đa dạng, vì vậy nếu bạn muốn lọc các email cụ thể, bạn sẽ có thể tìm thấy sự kết hợp của các tiêu chí bộ lọc cho phép bạn làm điều đó.