Cách quản lý AutoArchive trong Outlook 2010
Nếu bạn muốn giữ Outlook 2010 sạch sẽ và chạy nhanh hơn, một phương pháp là thiết lập tính năng AutoArchive. Hôm nay chúng tôi chỉ cho bạn cách định cấu hình và quản lý tính năng trong Outlook 2010.
Sử dụng AutoArchive cho phép bạn quản lý dung lượng trong hộp thư hoặc trên máy chủ email bằng cách di chuyển các mục cũ hơn sang vị trí khác trên ổ cứng của bạn.
Kích hoạt và cấu hình lưu trữ tự động
Trong Outlook 2010 Auto Archive không được bật theo mặc định. Để bật tính năng này, nhấp vào tab Tệp để truy cập vào Chế độ xem hậu trường, sau đó nhấp vào Tùy chọn.
Cửa sổ Tùy chọn Outlook mở sau đó nhấp vào Nâng cao rồi nút Cài đặt Tự động.
Cửa sổ AutoArchive mở ra và bạn sẽ nhận thấy mọi thứ đều có màu xám. Đánh dấu vào ô bên cạnh Chạy AutoArchive mỗi sàn
Lưu ý: Nếu bạn chọn tùy chọn Xóa vĩnh viễn các mục cũ, thư sẽ không được lưu trữ.
Bây giờ bạn có thể chọn cài đặt cho cách bạn muốn quản lý tính năng AutoArchive. Chọn tần suất bạn muốn nó chạy, nhắc nhở trước khi tính năng chạy, nơi di chuyển các mục và các hành động khác bạn muốn xảy ra trong quá trình. Sau khi bạn đã lựa chọn, nhấp vào OK.
Cấu hình thủ công các thư mục riêng lẻ
Để kiểm soát nhiều hơn đối với các thư mục riêng lẻ được lưu trữ, nhấp chuột phải vào thư mục và nhấp vào Thuộc tính.
Nhấp vào tab AutoArchive và chọn cài đặt bạn muốn thay đổi cho thư mục đó. Chẳng hạn, bạn có thể không muốn lưu trữ một thư mục nhất định hoặc di chuyển dữ liệu lưu trữ vào một thư mục cụ thể.
Nếu bạn muốn lưu trữ thủ công và sao lưu một mục, nhấp vào tab Tệp, Công cụ dọn dẹp, sau đó Lưu trữ.
Nhấp vào nút radio bên cạnh Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con. Chọn thư mục bạn muốn lưu trữ. Trong ví dụ này, chúng tôi muốn lưu trữ thư mục này đến một vị trí cụ thể của riêng nó.
Các tệp .pst được lưu trong thư mục tài liệu của bạn và nếu bạn cần truy cập chúng sau, bạn có thể.
Sau khi bạn thiết lập AutoArchive, bạn có thể tìm thấy các mục trong các tệp được lưu trữ. Trong ngăn dẫn hướng mở rộng thư mục Lưu trữ trong danh sách. Sau đó, bạn có thể xem và truy cập tin nhắn của mình.
Bạn cũng có thể truy cập chúng bằng cách nhấp vào tab Tệp \ Mở rồi Mở Tệp Dữ liệu Outlook.
Sau đó, bạn có thể duyệt đến tệp lưu trữ mà bạn muốn mở.
Lưu trữ email cũ là một cách tốt để giúp giữ hộp thư sạch đẹp, giúp tăng tốc trải nghiệm Outlook của bạn và tiết kiệm dung lượng trên máy chủ email. Một điều tuyệt vời khác là bạn có thể định cấu hình lưu trữ email và các thư mục cụ thể để đáp ứng nhu cầu email của bạn.
