Cách ghi macro và tự động hóa các tác vụ mệt mỏi trong Microsoft Word
Macro là các bit cơ bản của lập trình cho phép bạn nhấn nút nhanh hoặc phím tắt để kích hoạt hành động được ghi trước. Đây là cách làm cho những thứ dễ dàng trong Word.
Macro là gì?
Một macro thực sự chỉ là một bản ghi của một loạt các lần nhấn nút, nhấp và gõ. Khi bạn ghi macro, bạn chỉ cần nhấn bản ghi, thực hiện các bước bạn muốn tự động hóa, dừng ghi, để Word tạo chương trình cho bạn và sau đó gán macro cho một phím tắt hoặc bàn phím. Bất cứ khi nào bạn muốn thực hiện chuỗi hành động đó trong tương lai, bạn chỉ cần kích hoạt macro.
Bạn có thể sử dụng macro cho tất cả các loại. Thành thật mà nói, các khả năng là khá nhiều vô hạn. Ví dụ: bạn có thể thiết lập một macro tạo chân trang mới với thông tin công ty của bạn, định dạng văn bản theo cách bạn muốn và thậm chí chèn số trang. Vì vậy, tại sao không làm điều này bằng cách sử dụng một mẫu với một số văn bản soạn sẵn? Bạn có thể. Nhưng điều gì xảy ra khi bạn có một tài liệu hiện có mà bạn muốn thêm nội dung đó vào?
Bạn cũng có thể tạo các macro để chèn các bảng đã được định dạng có kích thước cụ thể, tìm kiếm một kiểu đoạn văn cụ thể hoặc chỉ cần chèn một số văn bản.
Chúng tôi sẽ sử dụng ví dụ rất cơ bản về việc chèn một số văn bản để hướng dẫn bạn cách ghi lại một macro. Nhưng sử dụng trí tưởng tượng và thử nghiệm của bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên về số tiền bạn có thể làm với họ.
Cách ghi Macro
Trước tiên, hãy tạo một tài liệu Word trống mới để làm việc. Bạn sẽ có thể lưu các macro của mình trong cơ sở dữ liệu toàn hệ thống, do đó bạn không cần tạo tài liệu mới cho mỗi tài liệu bạn làm việc. Trong tài liệu trống, hãy chuyển sang tab Chế độ xem của Chế độ xem trên Dải băng, nhấp vào menu thả xuống của Macrosros, và sau đó nhấp vào lệnh Ghi lại Macro Macro.
Tiếp theo, đặt cho macro của bạn một tên thích hợp và nhập mô tả ngắn gọn. Đây là một bước quan trọng, đặc biệt nếu bạn dự định tạo ra nhiều macro. Ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ tạo ra một kiểu chèn văn bản jokey, gõ tên: L Laxax Troi, Con gái của Nhà thứ năm, người nắm giữ Nhà thờ Thánh Rixx, người thừa kế cho Nhẫn Thánh của Betazed - một cái gì đó chúng tôi sẽ không muốn gõ đi viết lại nếu đó là tiêu đề đầy đủ của chúng tôi.
Chọn để gán macro của bạn cho một phím tắt hoặc bàn phím. Và cuối cùng, chọn nơi lưu trữ macro của bạn. Mặc định là lưu trữ nó trong mẫu chính của Word (một tệp có tên là Normal.dotm) để bạn có thể sử dụng nó trong tất cả các tài liệu của mình. Nhưng, bạn cũng có thể lưu trữ nó chỉ trong tài liệu hiện tại nếu bạn muốn. Nhấp vào nút OK OK khi bạn hoàn thành.
Vì lợi ích của người giải thích này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn quá trình tạo cho cả nút và bàn phím. Và lưu ý rằng bạn luôn có thể nhấp vào nút menu của Macrosros và chỉnh sửa các cài đặt này sau nếu bạn muốn thay đổi chúng.
Nếu bạn chọn tùy chọn Nút Nút, bạn sẽ thấy một màn hình cho phép bạn chọn nơi lưu trữ nút mới. Mặc định là đặt nó trên Thanh công cụ truy cập nhanh. Bấm vào tên của macro ở cột bên trái, rồi bấm vào nút Add Add của Thêm để thêm macro vào danh sách các nút cho thanh công cụ hiển thị bên phải. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào nút OK OK.
Nếu bạn đang gán macro cho phím tắt, thay vào đó, bạn sẽ thấy màn hình bên dưới. Hãy chắc chắn rằng tên của macro được chọn trong khung của Comm Comms, hãy nhấp vào bên trong hộp Bấm Nhấn phím tắt Phím tắt mới, sau đó nhấn tổ hợp bàn phím bạn muốn sử dụng. Bạn có thể chọn hầu hết mọi tổ hợp Ctrl, Alt, Shift và bất kỳ khóa chính nào khác, nhưng hãy nhớ rằng bạn sẽ cần một tổ hợp chưa được gán cho phím tắt Word hoặc Windows / macOS.
Đối với macro jokey Star Trek của chúng tôi, chúng tôi sẽ giữ Ctrl, sau đó nhấn L, bỏ L và sau đó nhấn T-all mà không nhả Ctrl. Phím tắt kết quả được thể hiện dưới dạng Ctrl Ctrl + L, T. Sự mở rộng nhiều chữ cái đó là một cách để tránh xung đột với các phím tắt mặc định phổ biến. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào nút Ass Assign, và sau đó nhấp vào nút Đóng Đóng.
Bây giờ, bạn được đặt trở lại trong giao diện viết chính của Word. Chương trình ở chế độ ghi, vì vậy hãy thực hiện bất kỳ hành động nào bạn muốn. Bạn có thể nhấp vào nút, mở menu, chèn đối tượng - bạn đặt tên cho nó. Word xem và ghi lại bất cứ điều gì bạn đang làm như một macro. Và đừng lo lắng về việc mất thời gian của bạn. Word không thực sự trùng lặp những hành động này với tốc độ bạn đang thực hiện chúng. Thay vào đó, nó thực hiện các hành động thực tế bạn thực hiện và tạo một tập lệnh để chạy chúng.
Ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chỉ lặp lại tên và tiêu đề khá kỳ lạ của chúng tôi:
Trong khi tạo macro của bạn, bạn có thể nhấp vào nút Ghi tạm dừng của Nhóm nếu bạn cần điều chỉnh một cái gì đó hoặc thực hiện một số ghi chú nhanh. Nhấp vào nút Ghi lại sơ yếu lý lịch của Wikipedia để tiếp tục làm việc trên macro của bạn.
Khi bạn đã hoàn tất, hãy mở lại menu thả xuống của Macrosros, và sau đó nhấp vào lệnh Dừng ghi âm.
Đó là nó. Word tạo một macro từ bản ghi của bạn và lưu nó dưới dạng nút hoặc phím tắt (bất cứ điều gì bạn quyết định).
Để chạy macro, nhấp vào nút bạn đã gán hoặc nhấn phím tắt bạn đã xác định. Nếu bạn chọn tùy chọn nút, bạn sẽ thấy nút macro của mình trong Thanh công cụ truy cập nhanh của trực tuyến ở phía trên cùng của cửa sổ.
Rõ ràng, đây là một ví dụ siêu đơn giản mà chúng tôi đã đưa ra cho bạn. Bạn có thể sử dụng Word để tạo một số macro khá tinh vi. Người dùng nâng cao thậm chí có thể tự lập trình thủ công (hoặc chỉnh thủ công các macro đã ghi) của họ. Nhưng hướng dẫn này ít nhất sẽ giúp bạn bắt đầu tạo một số macro cơ bản.
Tín dụng hình ảnh: Mopic / Shutterstock
