Cách xóa thông tin cá nhân ẩn Microsoft Office Thêm vào tài liệu của bạn

Microsoft Office lưu siêu dữ liệu ẩn trong tài liệu Office của bạn, bao gồm thời gian bạn đã làm việc với chúng, tên của mọi người đã làm việc trên tài liệu, khi tài liệu được tạo và thậm chí các phiên bản trước của tài liệu.

Trước khi bạn xuất bản công khai các tài liệu Office hoặc gửi chúng cho ai đó, có lẽ bạn sẽ muốn kiểm tra thông tin ẩn nào trong tài liệu chứa và xóa dữ liệu nhạy cảm. Siêu dữ liệu này có thể xâm phạm quyền riêng tư của bạn hoặc có khả năng gây lúng túng.

Xem và xóa dữ liệu ẩn

Trên Office 2013 hoặc Office 2010, bấm vào menu Tệp, bấm Thông tin và công cụ Kiểm tra Tài liệu sẽ ở phía trước và trung tâm, thông báo cho bạn về thông tin có khả năng nhạy cảm mà tài liệu chứa. Thông tin này rõ ràng hơn so với các phiên bản Office cũ hơn, nhưng vẫn rất dễ bỏ lỡ nếu bạn không biết Office thêm dữ liệu nhạy cảm này vào tài liệu của bạn.

Trên Office 2007, bấm vào nút quả cầu Office trên ruy-băng, trỏ đến Chuẩn bị và bấm Kiểm tra tài liệu.

Để xem siêu dữ liệu ẩn trong tài liệu, nhấp vào nút Kiểm tra sự cố, nhấp vào Kiểm tra tài liệu và chọn loại siêu dữ liệu bạn muốn kiểm tra tài liệu. Bạn chỉ có thể để tất cả các tùy chọn được chọn để kiểm tra tài liệu cho tất cả các loại siêu dữ liệu.

Nhấp vào Kiểm tra và Office sẽ kiểm tra tài liệu cho siêu dữ liệu. Nhấp vào nút Xóa Tất cả bên cạnh một loại siêu dữ liệu để xóa nó.

Lưu ý rằng bạn sẽ không thể khôi phục hầu hết siêu dữ liệu này sau khi xóa nó. Vì lý do này, Microsoft khuyên bạn nên tạo một bản sao mới của tài liệu (sử dụng tính năng Lưu dưới dạng) trước khi xóa siêu dữ liệu và xuất bản tài liệu. Sau đó, bạn sẽ có một bản sao của tài liệu với siêu dữ liệu. Tất nhiên, nếu bạn không muốn siêu dữ liệu này, bạn có thể xóa nó mà không phải lo lắng về việc giữ một bản sao.

Office loại siêu dữ liệu nào?

Office lưu các thuộc tính tài liệu bao gồm các chi tiết như tác giả, chủ đề, tiêu đề, ngày bạn tạo tài liệu, khi bạn sửa đổi lần cuối và thời gian bạn làm việc trên tài liệu. Các thuộc tính này cũng sẽ chứa tên của bất kỳ mẫu nào bạn đã sử dụng trong khi tạo tài liệu, tiêu đề email và các thông tin liên quan khác. Điều này có khả năng gây lúng túng - ví dụ, bạn có thể gửi báo cáo TPS cho sếp của bạn và nói rằng bạn đã dành cả ngày để làm việc một mình. Nhưng siêu dữ liệu có thể tiết lộ rằng bạn chỉ làm việc trên báo cáo TPS trong vài phút, cộng tác với người khác và bạn đã sử dụng một mẫu có tên là Bản báo cáo TPS vô dụng TPS khi tạo nó. Tệ hơn nữa, có những hàm ý riêng tư khác ở đây - bạn có thể muốn xuất bản một tài liệu trên web mà không có tên của bạn được liên kết với nó, nhưng tên của bạn sẽ xuất hiện trong các thuộc tính của tài liệu theo mặc định.

Cũng có thể bao gồm các tiêu đề, chân trang, hình mờ và văn bản được định dạng dưới dạng văn bản ẩn, nhưng sẽ không xuất hiện nếu bạn đọc lướt qua tài liệu. Công cụ cho bạn biết liệu tài liệu của bạn có chứa thông tin này không.

Nếu bạn cộng tác với người khác trong khi viết tài liệu, nó sẽ chứa nhiều dữ liệu hơn. Siêu dữ liệu sẽ hiển thị tên của tất cả những người đã làm việc trên tài liệu cũng như mọi bình luận, dấu hiệu sửa đổi, chú thích mực và các phiên bản trước của tài liệu. Nếu bạn đang xuất bản một tài liệu mà bạn đã làm việc, có lẽ bạn sẽ muốn xóa tất cả dữ liệu này thay vì chia sẻ nó.

Cách ngăn chặn Office khỏi lưu siêu dữ liệu

Thật không may, bạn sẽ phải sử dụng công cụ Trình kiểm tra tài liệu để xóa dữ liệu nhạy cảm khỏi từng tài liệu riêng lẻ trước khi bạn xuất bản hoặc chia sẻ nó với ai đó. Không có cách tích hợp nào để xóa thông tin này khỏi nhiều tài liệu cùng một lúc, cũng không có cài đặt toàn Office để ngăn Office áp dụng dữ liệu này vào tài liệu.

Tuy nhiên, bạn có thể yêu cầu Office tự động xóa siêu dữ liệu mỗi khi bạn lưu tệp. Bạn phải áp dụng cài đặt này cho từng tài liệu bạn sử dụng - đó là cài đặt dành riêng cho tài liệu, không phải cài đặt toàn hệ thống.

Để ngăn Office lưu siêu dữ liệu cùng với tài liệu của bạn, hãy nhấp vào menu Tệp, bấm Tùy chọn và chọn danh mục Trung tâm tin cậy. Nhấp vào nút Cài đặt Trung tâm Tin cậy và chọn Tùy chọn Quyền riêng tư. Cho phép xóa Xóa thông tin cá nhân khỏi các thuộc tính tệp trên tùy chọn lưu lại. Nếu nó xuất hiện màu xám, nhấp vào nút Trình kiểm tra tài liệu bên dưới, chạy Trình kiểm tra tài liệu và xóa tất cả thông tin cá nhân của tài liệu. Sau đó bạn có thể nhấp vào hộp kiểm.

Hãy nhớ rằng, bạn sẽ phải thay đổi tùy chọn này cho từng tài liệu riêng biệt.

Thông tin này có thể hữu ích, và một số trong đó thậm chí rất quan trọng cho sự hợp tác hoặc cho các tập đoàn để theo dõi những người đã làm việc trên một tài liệu. Nhưng khi đến lúc xuất bản tài liệu, có lẽ bạn sẽ muốn xóa siêu dữ liệu này.