Cách lưu tài liệu Microsoft Word dưới dạng trang web

Bạn có thể không nghĩ Word là một công cụ để thiết kế các trang web và điều đó không sao - dù sao thì nó cũng không thực sự tốt lắm. Nhưng, nếu bạn có một tài liệu Word hiện có mà bạn cần phải biến thành một trang web vì bất kỳ lý do gì, Word đã cung cấp cho bạn một số công cụ tích hợp.

chú thích: Chúng tôi đang sử dụng Word 2016 trong các ví dụ của chúng tôi cho bài viết này, nhưng khả năng lưu tài liệu dưới dạng trang web (hoặc HTML) đã có sẵn trong nhiều phiên bản Word trước đây. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản cũ hơn Word 2016, bạn có thể không thấy tất cả các tính năng chúng tôi mô tả trong bài viết này, nhưng bạn sẽ có thể làm theo hầu hết các tính năng đó. 

Cách lưu tài liệu của bạn dưới dạng trang web

Đầu tiên, mở tài liệu bạn muốn lưu dưới dạng trang web. Trên menu Tệp, chọn lệnh Lưu Lưu Như As, rồi bấm vào tùy chọn Duyệt Duyệt.

Trong cửa sổ Lưu dưới dạng, điều hướng đến nơi bạn muốn lưu trữ tệp của mình. Sau đó, nhập tên cho trang của bạn vào hộp Tên tập tin tên. Theo mặc định, tên của tài liệu Word của bạn sẽ được điền vào nếu bạn đã lưu nó trước đó.

Tiếp theo, nhấp vào menu thả xuống của Save Save As Type. Trên menu, bạn sẽ tìm thấy ba tùy chọn để lưu tài liệu của mình dưới dạng trang web: Trang web tệp đơn; Trang web; và trang web, được lọc.

Tất cả các tùy chọn này sẽ chuyển đổi tài liệu của bạn sang HTML (Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản), tiêu chuẩn để hiển thị văn bản trên trang web. Tuy nhiên, mỗi loại tệp tạo ra một loại tệp HTML hơi khác nhau. Cái nào bạn nên sử dụng tùy thuộc vào sở thích xuất bản trực tuyến của bạn và liệu bạn có kế hoạch chuyển đổi tệp trở lại tài liệu Word sau hay không.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về ba lựa chọn.

Lưu tài liệu của bạn dưới dạng trang web được lọc

Trong hầu hết các trường hợp, tùy chọn Trang web được Lọc là cách tốt nhất để lưu tài liệu Word dưới dạng trang web. Nó bảo tồn nội dung và định dạng tài liệu của bạn, nhưng loại bỏ một loạt mã HTML bổ sung mà bạn không cần và giữ kích thước tệp nhỏ. Điều này cung cấp cho bạn mã sạch nhất và thời gian tải trang nhanh nhất cho trang web của bạn, nhưng nó cũng loại bỏ các yếu tố định dạng dành riêng cho Word khỏi tài liệu. Bạn chỉ nên chọn loại tệp này nếu bạn không có kế hoạch chuyển đổi trang web trở lại tài liệu Word sau - mà, hãy đối mặt với nó, thực sự không phải là điều mọi người thường làm.

Trong trình đơn thả xuống Lưu dưới dạng, nhấp vào trang Web, Bộ lọc tùy chọn đã lọc.

Nhấp vào nút Thay đổi Tiêu đề.

Trong menu xuất hiện, nhập tiêu đề cho trang web của bạn, sau đó nhấp vào nút OK OK.

Một hộp cảnh báo xuất hiện hỏi bạn có chắc chắn muốn chuyển đổi tài liệu thành tệp HTML không, bởi vì nó sẽ xóa các thẻ và tính năng dành riêng cho Office. Nhấp vào nút Có Có.

Bây giờ, bạn sẽ có một trang web được lưu vào vị trí bạn đã chọn. Bạn có thể tải nó lên trong trình duyệt của mình để kiểm tra hoặc tải nó lên trang web của bạn. Theo mặc định, Word lưu tệp html thực tế trong bất kỳ thư mục nào bạn đã chọn và tất cả các hình ảnh hỗ trợ trên trang vào thư mục con. Và, bạn cũng sẽ cần phải tải thư mục hình ảnh đó lên trang web của mình.

Mặc dù, như chúng ta sẽ nói về một lát sau, bạn có thể thay đổi hành vi mặc định đó.

Lưu tài liệu của bạn dưới dạng trang web

Tùy chọn Trang web của Trang web trực tuyến trên menu thả xuống của Save Save As Type loại khác nhau. Giống như tùy chọn được lọc, nó lưu trang web của bạn dưới dạng tệp HTML và lưu mọi hình ảnh hỗ trợ vào thư mục con của riêng chúng. Tuy nhiên, tùy chọn Trang web của Trang web bảo tồn càng nhiều định dạng của Word và thông tin tài liệu bổ sung càng tốt thay vì lọc những thứ đó ra.

Và tất nhiên, vì nó lưu thông tin đó, kết quả sẽ lớn hơn một chút so với trang được lọc.

Bạn sẽ phải chơi với nó một chút để xem liệu nó có thực sự lưu các loại định dạng cụ thể bạn cần trên trang của mình không, nhưng nhìn chung nó hoạt động rất tốt.

Lưu tài liệu của bạn dưới dạng một trang web tập tin duy nhất

Tùy chọn Trang web của một trang web duy nhất có thể lưu tất cả các thông tin định dạng có thể (giống như tùy chọn Trang web trên mạng), nhưng thay vì lưu hình ảnh vào một thư mục riêng biệt, nó lưu tất cả các hình ảnh hỗ trợ của bạn và chính trang đó là một phần của cùng một trang Tập tin MHTML.

Nó có thể hữu ích để theo dõi các trang mà bạn có thể quên mang theo các tệp hỗ trợ riêng biệt, nhưng tùy chọn này cũng lưu một tệp lớn hơn nhiều. Đôi khi, kích thước tệp kết quả gần với sự kết hợp giữa kích thước của trang và các tệp hỗ trợ (như hình ảnh). Nhưng đôi khi, các tệp có thể lớn hơn một chút, chỉ phụ thuộc vào những gì được lưu.

Nó thực sự không phải là lựa chọn tốt nhất nếu bạn dự định biến trang thành một phần của trang web - ít nhất không phải là nơi bạn muốn tải trang nhanh chóng. Nhưng nó có thể hữu ích trong các trường hợp cụ thể - như khi bạn muốn chia sẻ tài liệu với người không có cách nào khác để đọc tệp Word (thậm chí không phải là giải pháp miễn phí ngoài kia) hoặc PDF.

chú thích: Nếu bạn đã có một blog, bạn cũng có thể xuất bản một tài liệu Word trực tiếp lên blog của mình bằng các tính năng chia sẻ của Word. Nó hoạt động hơi khác so với những gì chúng ta đang nói trong bài viết này, vì vậy chúng tôi sẽ không đi sâu vào chi tiết về nó ở đây, nhưng nó đáng để kiểm tra.

Cách cấu hình các tùy chọn web bổ sung

Word cũng cung cấp một số tùy chọn hữu ích để tùy chỉnh cách lưu tài liệu dưới dạng trang web.

Để có được các tùy chọn này, trong menu Lưu dưới dạng, hãy mở trình đơn thả xuống của Công cụ, và sau đó nhấp vào nút Tùy chọn Web Web.

Cửa sổ Tùy chọn web có năm tab bạn có thể sử dụng để định cấu hình các cài đặt khác nhau điều chỉnh cách các trang web được lưu.

Các loại điều bạn có thể định cấu hình trên các tab này bao gồm:

• Tab trình duyệt: Tab này cho phép bạn chọn trình duyệt đích vì lý do tương thích (mặc dù cài đặt đó thực sự không quan trọng bằng những ngày này), cho phép PNG ở định dạng đồ họa, dựa vào CSS để định dạng phông chữ và cung cấp một vài tùy chọn nhỏ khác.
• Tab tệp: Tùy chọn lớn trên tab này là kiểm soát xem các tệp hỗ trợ (như hình ảnh) có được sắp xếp vào thư mục riêng của chúng hay không. Nếu bạn tắt tùy chọn này, các tệp hỗ trợ sẽ được lưu vào cùng thư mục với trang web. Ngoài ra còn có các tùy chọn để định cấu hình xem tên tệp dài có được sử dụng hay không và liệu Word có cập nhật liên kết khi bạn lưu tài liệu không.
• Tab hình ảnh: Tab này được sử dụng để kiểm soát kích thước và mật độ màn hình (pixel trên inch) cho trình duyệt đích. Hình ảnh và văn bản có thể bao bọc khác nhau tùy theo độ phân giải video mà chúng được xem. Cài đặt mặc định có thể đủ tốt, vì bạn không thực sự sẽ sử dụng Word để tạo các trang web tinh vi. Nhưng nếu bạn mở trang web của mình và tất cả các văn bản bao quanh hình ảnh theo những cách lạ, thì đây là tùy chọn để chơi với.
• Tab mã hóa: Tab này cho phép bạn thay đổi ngôn ngữ mà trang được mã hóa.
• Tab phông chữ: Tab này cho phép bạn chỉ định bộ ký tự và phông chữ được sử dụng trên trang. Nói chung là tốt để bỏ cái này một mình, bởi vì sử dụng các phông chữ khác nhau trong các trình duyệt có thể trở nên kỳ lạ (bạn không bao giờ biết mọi người sẽ sử dụng trình duyệt nào). Nhưng việc thay đổi bộ ký tự cho người đọc các ngôn ngữ khác nhau có thể hữu ích.

Điều quan trọng cần biết là các tùy chọn này được đặt trên cơ sở mỗi tài liệu. Đặt các tùy chọn này trên một tài liệu và tài liệu đó sẽ giữ lại các cài đặt. Tuy nhiên, các tài liệu khác mà bạn làm việc sẽ tiếp tục sử dụng các cài đặt mặc định.