Cách lên lịch hoặc trì hoãn gửi email trong Outlook
Khi bạn bấm Gửi trên email, nó thường được gửi ngay lập tức. Nhưng nếu bạn muốn gửi nó sau đó thì sao? Outlook cho phép bạn trì hoãn việc gửi một tin nhắn hoặc tất cả các email.
Ví dụ: có thể bạn đang gửi cho ai đó một tin nhắn email vào đêm khuya và họ đang ở trong múi giờ trước bạn 3 giờ. Bạn không muốn đánh thức họ vào giữa đêm bằng một thông báo email trên điện thoại của họ. Thay vào đó, hãy lên lịch gửi email vào ngày hôm sau vào thời điểm bạn biết rằng họ sẽ sẵn sàng nhận email.
Outlook cũng cho phép bạn trì hoãn tất cả các email trong một khoảng thời gian nhất định trước khi gửi chúng. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách trì hoãn gửi một tin nhắn và cách tạo quy tắc để trì hoãn việc gửi tất cả tin nhắn.
Làm thế nào để trì hoãn việc gửi một tin nhắn email
Để trì hoãn việc gửi một tin nhắn email, hãy tạo một tin nhắn mới, nhập địa chỉ email của người nhận, nhưng không nhấp vào Gửi Send. Thay vào đó, hãy nhấp vào tab Tùy chọn của Wikipedia trên cửa sổ Tin nhắn.
Trong phần Tùy chọn khác, nhấp vào Giao hàng trễ Delay Giao hàng.
Trong phần Tùy chọn phân phối trên hộp thoại Thuộc tính, hãy nhấp vào hộp kiểm Không giao hàng trước hộp kiểm vì vậy có một dấu kiểm trong hộp. Sau đó, nhấp vào mũi tên xuống trên hộp ngày và chọn một ngày từ lịch bật lên.
Nhấp vào mũi tên xuống trên hộp thời gian và chọn thời gian từ danh sách thả xuống.
Sau đó, nhấp vào Đóng Đóng. Tin nhắn email của bạn sẽ được gửi vào ngày và tại thời điểm bạn chọn.
LƯU Ý: Nếu bạn đang sử dụng tài khoản POP3 hoặc IMAP, bạn phải để Outlook mở cho đến khi tin nhắn được gửi. Để xác định loại tài khoản bạn đang sử dụng, hãy xem phần cuối cùng trong bài viết này.
Cách trì hoãn gửi tất cả tin nhắn email bằng quy tắc
Bạn có thể trì hoãn việc gửi tất cả các email theo một số phút nhất định (tối đa 120) bằng quy tắc. Để tạo quy tắc này, hãy nhấp vào tab Tệp File trên cửa sổ Outlook chính (không phải cửa sổ Tin nhắn). Bạn có thể lưu tin nhắn của mình dưới dạng bản nháp và đóng cửa sổ Tin nhắn hoặc để nó mở và nhấp vào cửa sổ chính để kích hoạt nó.
Trên màn hình hậu trường, nhấp vào Quản lý quy tắc & Cảnh báo.
Hộp thoại Rules and Alerts hiển thị. Đảm bảo tab Quy tắc E-mail đang hoạt động và nhấp vào Quy tắc Mới Quy tắc.
Hộp thoại Rules Wizard hiển thị. Trong Bước 1: Chọn phần mẫu, bên dưới Bắt đầu từ quy tắc trống, hãy chọn Quy tắc Áp dụng quy tắc trên các thư tôi gửi tới. Quy tắc hiển thị dưới Bước 2. Nhấp vào Tiếp theo Tiếp theo.
Nếu có bất kỳ điều kiện nào bạn muốn áp dụng, hãy chọn chúng trong hộp danh sách Bước 1: Chọn điều kiện. Nếu bạn muốn áp dụng quy tắc này cho tất cả các thông báo email, hãy nhấp vào Tiếp theo mà không cần chọn bất kỳ điều kiện nào.
Nếu bạn đã bấm vào Tiếp theo mà không chọn bất kỳ điều kiện nào, hộp thoại xác nhận sẽ hiển thị hỏi bạn có muốn áp dụng quy tắc này cho mọi thư bạn gửi không. Nhấp vào Có Có.
Trong danh sách Bước 1: Chọn hành động, hãy chọn hộp kiểm chuyển phát chậm trễ theo số phút. Hành động được thêm vào hộp Bước 2. Để xác định có bao nhiêu phút để trì hoãn việc gửi tất cả các thông báo email, hãy nhấp vào liên kết số một số lượng liên kết trong Bước 2.
Trên hộp thoại Chuyển phát chậm, nhập số phút để trì hoãn gửi email trong hộp chỉnh sửa hoặc sử dụng các nút mũi tên lên và xuống để chọn số lượng. Nhấp vào OK OK OK.
Một số liên kết trên mạng được thay thế bằng số phút bạn đã nhập. Để thay đổi số phút một lần nữa, nhấp vào liên kết số. Khi bạn hài lòng với các cài đặt quy tắc, hãy nhấp vào Tiếp theo.
Nếu có bất kỳ ngoại lệ nào cho quy tắc, hãy chọn chúng trong hộp danh sách Bước 1: Chọn ngoại lệ. Chúng tôi sẽ không áp dụng bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào, vì vậy chúng tôi nhấp vào Tiếp theo mà không chọn bất cứ điều gì.
Trên màn hình thiết lập quy tắc cuối cùng, hãy nhập tên cho quy tắc này trong Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này Hộp chỉnh sửa, sau đó nhấp vào Kết thúc.
Quy tắc mới được thêm vào danh sách trên tab Quy tắc E-mail. Nhấp vào OK OK OK.
Tất cả các email bạn gửi bây giờ sẽ ở trong Hộp thư đi cho số phút bạn đã chỉ định trong quy tắc và sau đó sẽ được gửi tự động.
LƯU Ý: Cũng như việc trì hoãn một tin nhắn, tin nhắn IMAP và POP3 sẽ không được gửi vào thời điểm được chỉ định trừ khi Outlook đang mở.
Cách xác định loại tài khoản email bạn đang sử dụng
Nếu bạn muốn tìm hiểu loại tài khoản nào bạn đang sử dụng, hãy nhấp vào tab Tập tin của tập tin trên cửa sổ Outlook chính, sau đó nhấp vào Cài đặt tài khoản trên mạng và chọn Cài đặt tài khoản.
Tab E-mail trên hộp thoại Cài đặt tài khoản liệt kê tất cả các tài khoản bạn đã thêm vào Outlook và loại của từng tài khoản.
Bạn cũng có thể sử dụng bổ trợ để lên lịch hoặc trì hoãn các email, chẳng hạn như SendLater. Có phiên bản miễn phí và phiên bản pro. Phiên bản miễn phí bị giới hạn, nhưng nó cung cấp một tính năng không khả dụng trong các phương thức tích hợp trong Outlook. Phiên bản SendLater miễn phí sẽ gửi email IMAP và POP3 tại thời điểm được chỉ định ngay cả khi Outlook không mở.
