Cách đặt ngày hết hạn khi chia sẻ tệp trên Google Drive

Chia sẻ tệp từ Google Drive là một cách tuyệt vời để cho phép khách hàng và nhà thầu truy cập tài liệu mà không cần họ tải xuống. Nếu bạn chỉ muốn mọi người có quyền truy cập tạm thời vào các tệp, bạn có thể đặt ngày hết hạn tự động khi bạn chia sẻ chúng. Đây là cách.

Chú thích: Để sử dụng tính năng này, với tư cách là chủ sở hữu của tài liệu, bạn cần phải có tài khoản G Suite trả phí. Những người mà bạn chia sẻ tài liệu không phải cần một tài khoản trả phí để xem các tài liệu.

Cách đặt ngày hết hạn trên tệp Google Drive

Bật Google Drive được liên kết với tài khoản G Suite của bạn, nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn chia sẻ và sau đó nhấp vào Chia sẻ chia sẻ trên menu ngữ cảnh.

Thêm địa chỉ email của tất cả những người bạn muốn chia sẻ tệp và sau đó nhấp vào nút Gửi Gửi. Nếu bạn gửi lời mời đến tài khoản Gmail, những người đó sẽ tự động được thêm vào danh sách những người có thể truy cập tệp. Nếu bạn gửi đến một loại địa chỉ khác, mỗi người sẽ nhận được một email có liên kết hướng đến tệp.

Bây giờ, bấm chuột phải vào tệp và bấm lại vào lệnh Lệnh Share Share.

Lần này với các tùy chọn chia sẻ được mở, hãy nhấp vào liên kết của Advanced Advanced.

Bên cạnh thông tin liên lạc của mỗi người, bạn sẽ thấy biểu tượng hẹn giờ. Nhấn vào đây để đặt ngày hết hạn.

Từ đây, nhấp vào menu thả xuống Truy cập vào hết hạn của Truy cập để chọn 7 ngày, 30 ngày hoặc để đặt ngày hết hạn tùy chỉnh.

Chọn tùy chọn Ngày tùy chỉnh của Nhật Bản sẽ mở ra một lịch để bạn chọn một ngày chính xác hơn.

Nếu bạn muốn đặt ngày hết hạn cho bất kỳ ai khác, hãy nhấp vào bộ hẹn giờ bên cạnh tên của họ. Bạn phải đặt ngày hết hạn cho mỗi người.

Cuối cùng, nhấp vào Lưu Lưu Thay đổi Nhóm để hoàn tất các chỉnh sửa bạn đã thực hiện cho tất cả người dùng.

Có một cảnh báo ở đây mà bạn nên biết. Theo mặc định, những người bạn chia sẻ có thể tải xuống, in hoặc sao chép tệp và nếu họ làm như vậy, họ sẽ có quyền truy cập vào các bản sao đó sau bất kỳ ngày hết hạn nào bạn đặt. Bạn có thể đặt quyền của họ để chỉ xem và sau đó bật tùy chọn Vô hiệu hóa để tải xuống, in và sao chép cho người bình luận và người xem, để ngăn chặn điều này, nhưng những người đó sẽ không thể chỉnh sửa tài liệu.

Tuy nhiên, nếu bạn có những người chỉ cần truy cập tạm thời để xem hoặc nhận xét về tài liệu, tính năng này hoạt động rất tốt.