Cách thiết lập máy in mạng chung trong Windows 7, 8 hoặc 10

Trong những năm qua, Windows đã nhận được nhiều hơn về cách xử lý các máy in được nối mạng. Nhưng nếu bạn muốn chia sẻ một máy in qua mạng, bạn vẫn có thể cần phải thực hiện một số công việc nhỏ để có được tất cả và chạy. Đây là cách nó hoạt động.

Thiết lập một máy in trên mạng của bạn bao gồm hai bước. Bước đầu tiên là kết nối máy in với mạng và có ba cách bạn có thể làm:

Kết nối máy in với mạng trực tiếp. Đây là cách dễ nhất để thiết lập một máy in mạng. Nó không yêu cầu phải bật PC khác để in (như các phương pháp dưới đây) và bạn không phải trải qua rắc rối khi thiết lập chia sẻ. Và, vì hầu hết các máy in được sản xuất trong vài năm qua đều có mạng tích hợp, rất có thể máy in của bạn hỗ trợ tùy chọn này.
Kết nối máy in với một trong các PC của bạn và chia sẻ nó với mạng qua Homegroup. Nếu kết nối máy in trực tiếp với mạng không phải là một tùy chọn, bạn có thể kết nối nó với PC trên mạng và chia sẻ nó với Windows Homegroup. Thật dễ dàng để thiết lập và tối ưu cho các mạng được tạo thành từ hầu hết các máy tính Windows. Tuy nhiên, phương pháp này yêu cầu máy tính được kết nối của nó phải hoạt động và chạy để bạn sử dụng máy in.
Kết nối máy in với một trong các PC của bạn và chia sẻ nó mà không cần Homegroup. Điều này là lý tưởng nếu mạng của bạn có các máy tính khác chạy các hệ điều hành khác nhau, nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn đối với việc chia sẻ tệp và máy in hoặc nếu Homegroup không hoạt động tốt. Giống như phương pháp Homegroup, điều này đòi hỏi máy tính được kết nối của nó phải hoạt động và chạy để bạn sử dụng máy in.

Bước thứ hai, một khi bạn đã kết nối máy in của mình, sẽ kết nối các PC khác với máy in mạng, điều này phụ thuộc rất nhiều vào cách bạn kết nối nó. Bối rối chưa? Đừng lo lắng. Chúng ta sắp sửa vượt qua tất cả.

Cập nhật: Microsoft đã xóa tính năng Homegroup khỏi Windows 10 trong bản cập nhật tháng 4 năm 2018. Bạn vẫn có thể sử dụng Homegroup nếu bạn đang sử dụng Windows 7 hoặc 8, nhưng máy tính chạy Windows 10 sẽ không truy cập được (ít nhất là với các bản cập nhật mới nhất) trừ khi bạn cũng thiết lập chia sẻ tệp truyền thống.

Bước một: Kết nối máy in của bạn với mạng

Trước tiên, hãy nói về việc kết nối máy in với mạng của bạn. Như chúng tôi đã đề cập ở trên, bạn có ba lựa chọn ở đây. Bạn có thể kết nối trực tiếp với mạng, bạn có thể kết nối nó với PC và chia sẻ nó thông qua Homegroup hoặc bạn có thể kết nối nó với PC và chia sẻ nó mà không cần sử dụng Homegroup.

Kết nối máy in của bạn trực tiếp với mạng

Hầu hết các máy in ngày nay đều có mạng tích hợp. Một số được trang bị Wi-Fi, một số có Ethernet và nhiều máy có cả hai tùy chọn khả dụng. Thật không may, chúng tôi không thể cung cấp cho bạn các hướng dẫn chính xác để thực hiện việc này, vì cách bạn thực hiện tùy thuộc vào loại máy in bạn có. Nếu máy in của bạn có màn hình LCD, rất có thể bạn có thể tìm thấy cài đặt mạng ở đâu đó trong phần Cài đặt hoặc Công cụ của menu. Nếu máy in của bạn không có màn hình, có lẽ bạn sẽ phải dựa vào một số lần nhấn nút vật lý để cho nó biết liệu có nên sử dụng bộ điều hợp mạng Wi-Fi hoặc Ethernet hay không. Một số máy in thậm chí có nút kết nối dễ dàng chuyên dụng có thể thiết lập Wi-Fi cho bạn.

Nếu bạn gặp sự cố khi thiết lập máy in kết nối trực tiếp với mạng, nhà sản xuất nên có hướng dẫn để thực hiện. Kiểm tra hướng dẫn đi kèm với máy in của bạn hoặc trang web của nhà sản xuất để biết thông tin về việc kết nối nó.

Chia sẻ máy in được kết nối với PC bằng cách sử dụng Homegroup

Chia sẻ máy in với Homegroup là siêu dễ dàng. Tất nhiên, trước tiên, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng máy in được kết nối với một trong các PC trên mạng và được thiết lập đúng cách. Nếu PC đó có thể in ra máy in, thì bạn nên đi.

Bắt đầu bằng cách kích hoạt ứng dụng bảng điều khiển Homegroup. Nhấp vào Bắt đầu, nhập nhóm nhà, nhóm, sau đó nhấp vào lựa chọn hoặc nhấn Enter.

Những gì bạn làm tiếp theo phụ thuộc vào những gì bạn nhìn thấy trong cửa sổ Homegroup. Nếu PC bạn có máy in được kết nối đã là một phần của Homegroup, bạn sẽ thấy một cái gì đó giống như màn hình sau. Nếu nó cho thấy bạn đã chia sẻ máy in thì bạn đã hoàn thành. Bạn có thể bỏ qua bước hai, nơi bạn kết nối các PC khác trên mạng. Nếu bạn chưa chia sẻ máy in, hãy nhấp vào Thay đổi những gì bạn đang chia sẻ với liên kết nhóm nhà.

Trên menu thả xuống của Máy in & Thiết bị, hãy chọn tùy chọn Shared Shared. Nhấp vào Tiếp theo và sau đó bạn có thể đóng các tùy chọn Homegroup và chuyển sang bước hai.

Nếu đã có Homegroup được tạo cho các PC khác trên mạng, nhưng PC bạn đã kết nối máy in của mình không phải là thành viên, màn hình chính khi bạn khởi động ứng dụng bảng điều khiển Homegroup sẽ trông giống như bên dưới. Nhấp vào nút Tham gia ngay bây giờ Nút bấm và sau đó nhấp vào Tiếp theo trên màn hình sau đây chỉ cho bạn biết một chút về Homegroups.

Đặt các tùy chọn chia sẻ của bạn, đảm bảo rằng Máy in và thiết bị của Máy tính được đặt thành Được chia sẻ, Được rồi nhấp vào Tiếp theo.

Nhập mật khẩu cho Homegroup và sau đó nhấp vào Tiếp theo. Nếu bạn không biết mật khẩu, hãy truy cập một trong các PC khác trên mạng đã là thành viên của Homegroup, khởi chạy ứng dụng bảng điều khiển Homegroup và bạn có thể nhìn nó lên đó.

Nếu bạn đang kết nối từ một PC khác mà bạn đã đăng nhập bằng cùng một tài khoản Microsoft với PC đã là thành viên của Homegroup, Windows 8 và 10 sẽ không hỏi mật khẩu của bạn. Thay vào đó, Windows sẽ tự động ủy quyền cho bạn.

Trên màn hình cuối cùng, nhấp vào nút Kết thúc cuộc hẹn và sau đó bạn có thể chuyển sang bước hai và nhận các PC khác trên mạng được kết nối với máy in.

Và cuối cùng, nếu không có Homegroup nào trong mạng của bạn, bạn sẽ thấy một cái gì đó giống như màn hình sau đây khi bạn mở cửa sổ bảng điều khiển Homegroup. Để tạo một nhóm nhà mới, hãy nhấp vào nút Tạo một nhóm nhà.

Màn hình sau đây chỉ cho bạn biết một chút về Homegroups. Hãy tiếp tục và nhấp vào Tiếp theo.

Chọn bất kỳ thư viện và thư mục nào bạn muốn chia sẻ với mạng từ PC bạn đang bật. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn chọn tùy chọn Được chia sẻ trực tuyến cho các Máy in & Thiết bị..

Màn hình cuối cùng hiển thị mật khẩu bạn cần cho các PC khác trong mạng của bạn để kết nối với Homegroup. Viết nó xuống và sau đó nhấp vào nút Kết thúc.

Bây giờ bạn đã thiết lập Homegroup và PC của bạn đang chia sẻ máy in với nó, bạn có thể bỏ qua bước hai và để các PC khác trên mạng được kết nối với máy in.

Chia sẻ máy in được kết nối với PC mà không cần sử dụng Homegroup

Nếu bạn có máy tính hoặc thiết bị di động trên mạng chạy HĐH khác ngoài Windows 7, 8 hoặc 10 - hoặc bạn không muốn sử dụng Homegroup vì một số lý do - bạn luôn có thể sử dụng các công cụ chia sẻ luôn là một một phần của Windows để chia sẻ máy in với mạng. Một lần nữa, bước đầu tiên của bạn là đảm bảo máy in được kết nối với PC và bạn có thể in với nó.

Nhấp vào Bắt đầu, nhập thiết bị và máy in, và sau đó nhấn Enter hoặc nhấp vào kết quả.

Nhấp chuột phải vào máy in mà bạn muốn chia sẻ với mạng và sau đó chọn thuộc tính Máy in.

Cửa sổ thuộc tính của máy in trực tuyến Cửa sổ hiển thị cho bạn tất cả các loại bạn có thể định cấu hình về máy in. Bây giờ, hãy nhấp vào tab Chia sẻ trên mạng.

Bạn được thông báo rằng máy in sẽ không khả dụng khi máy tính của bạn ngủ hoặc máy bị tắt. Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn được thông báo rằng chỉ những người dùng trên mạng của bạn có tên người dùng và mật khẩu cho máy tính này mới có thể in ra nó. Thông tin xác thực là một lần bạn sẽ phải nhập lần đầu tiên khi bạn kết nối một PC khác với máy in dùng chung; bạn sẽ không phải làm điều đó mỗi lần bạn in. Nếu bạn muốn, bạn có thể chia sẻ cho khách để mật khẩu không cần thiết, nhưng cài đặt đó cũng sẽ áp dụng cho bất kỳ tệp nào bạn đã chia sẻ. Chúng tôi khuyên bạn nên đọc về việc tùy chỉnh cài đặt chia sẻ mạng của mình trước khi đưa ra quyết định.

Để tiếp tục, hãy bật tùy chọn Chia sẻ máy in này và nếu bạn muốn, hãy đặt cho máy in một tên thân thiện hơn để những người khác trên mạng có thể dễ dàng xác định máy in hơn.

Tùy chọn khác bạn có thể đặt ở đây là liệu bạn có muốn hiển thị lệnh in trên máy khách không. Nếu cài đặt này được bật, tất cả các tài liệu sẽ được in sẽ được hiển thị trên các máy tính nơi mọi người đang thực hiện in. Khi cài đặt này bị tắt, các tài liệu sẽ được hiển thị trên máy tính mà máy in được gắn vào. Nếu đó là PC mà ai đó sử dụng tích cực, chúng tôi khuyên bạn nên bật cài đặt này để hiệu suất hệ thống không bị ảnh hưởng mỗi khi có thứ gì đó được in.

Khi bạn hoàn tất việc thiết lập mọi thứ, hãy tiếp tục và nhấp vào OK OK.

Bây giờ bạn đã chia sẻ máy in, các PC khác trong mạng của bạn sẽ có thể kết nối với nó. Vì vậy, bạn đã sẵn sàng để chuyển sang bước hai.

Bước hai: Kết nối với máy in của bạn từ bất kỳ PC nào trên mạng

Bây giờ bạn đã kết nối máy in của mình với mạng bằng một trong các phương pháp trên, đã đến lúc chuyển sự chú ý của bạn sang phần thứ hai của quy trình: kết nối các PC khác trên mạng với máy in đó. Cách bạn làm điều đó thực sự chỉ phụ thuộc vào việc bạn có sử dụng Homegroup hay không.

Kết nối với máy in được chia sẻ bởi PC bằng Homegroup

Đây có lẽ là bước dễ nhất trong toàn bộ hướng dẫn này. Nếu bạn đã kết nối máy in với PC và PC đó đang chia sẻ máy in như một phần của Homegroup, tất cả những gì bạn phải làm là đảm bảo rằng các PC khác trên mạng cũng được kết nối với Homegroup. Bạn có thể sử dụng quy trình tương tự mà chúng tôi đã thực hiện trong Bước một để đưa họ tham gia. Khi PC là một phần của cùng một Homegroup, Windows sẽ tự động kết nối với bất kỳ máy in nào được chia sẻ từ các PC khác. Chúng sẽ tự động hiển thị trong cửa sổ Thiết bị và Máy in của bạn và mọi PC trong Homegroup đều có thể in cho chúng. Siêu đơn giản.

Kết nối với máy in mà không cần sử dụng Homegroup

Nếu máy in của bạn được kết nối trực tiếp với mạng hoặc được chia sẻ từ PC mà không sử dụng Homegroup, bạn sẽ phải thực hiện thêm một chút công việc để kết nối với mạng từ các PC khác trên mạng. Mặc dù vậy, nó vẫn khá đơn giản. Nhấp vào Bắt đầu, nhập thiết bị và máy in, và sau đó nhấn Enter hoặc nhấp vào kết quả.

Cửa sổ Thiết bị và Máy in hiển thị bộ sưu tập các thiết bị trên PC của bạn. Nhấp vào liên kết Thêm một máy in. Liên kết để bắt đầu thêm máy in mạng của bạn.

Windows sẽ thực hiện quét nhanh mạng của bạn để tìm các thiết bị có thể phát hiện được chưa được cài đặt trên PC của bạn và hiển thị chúng trong cửa sổ Thêm Thêm một thiết bị. Rất có thể bạn sẽ thấy máy in của mình trong danh sách, cho dù nó được kết nối trực tiếp với mạng hoặc được chia sẻ từ một PC khác. Nếu bạn thấy máy in bạn đang tìm kiếm, thì công việc của bạn trở nên cực kỳ dễ dàng. Nhấp vào máy in bạn muốn cài đặt. Windows sẽ xử lý cài đặt, tải xuống trình điều khiển nếu cần và yêu cầu bạn cung cấp tên cho máy in. Đó là tất cả những gì bạn phải làm.

Nếu bạn không thấy máy in mà bạn muốn cài đặt - và bạn chắc chắn rằng bạn đã kết nối đúng với mạng - hãy nhấp vào Máy in mà tôi muốn không được liệt kê liên kết. Cửa sổ tiếp theo sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn để giúp bạn tìm thấy nó:

Máy in của tôi cũ hơn một chút. Nếu bạn chọn tùy chọn này, Windows sẽ thực hiện quét toàn bộ mạng của bạn để tìm máy in. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của chúng tôi, nó hiếm khi tìm thấy bất cứ thứ gì nó không tìm thấy trong lần quét đầu tiên. Đây là một lựa chọn đủ dễ để thử, nhưng có thể mất vài phút.
Chọn một máy in được chia sẻ theo tên. Nếu máy tính mạng được chia sẻ từ một PC khác, đây là tùy chọn tốt nhất để tìm nó. Nếu bạn biết tên mạng chính xác của máy tính và máy in, bạn có thể nhập nó vào đây. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Duyệt Duyệt của Wikipedia để xem qua các PC trên mạng của bạn đã bật tính năng chia sẻ và xem bạn có thể tìm thấy máy in theo cách đó không.
Thêm máy in bằng địa chỉ TCP / IP hoặc tên máy chủ. Nếu máy in của bạn được gắn trực tiếp vào mạng và bạn biết địa chỉ IP của nó, đây có lẽ là tùy chọn đơn giản và chắc chắn nhất. Hầu hết các máy in mạng có chức năng cho phép bạn xác định địa chỉ IP của họ. Nếu máy in của bạn có màn hình LCD, bạn có thể tìm thấy địa chỉ IP bằng cách cuộn qua các cài đặt máy in. Đối với máy in không có màn hình, bạn thường có thể thực hiện một số thao tác nhấn nút sẽ in các cài đặt cho bạn. Nếu vẫn thất bại, bạn luôn có thể sử dụng ứng dụng quét IP như Wireless Network Watcher để định vị các thiết bị trên mạng của bạn. Kiểm tra phần cuối của hướng dẫn này để biết thêm thông tin về cách thực hiện điều đó.
Thêm máy in có thể phát hiện qua Bluetooth, không dây hoặc mạng. Nếu bạn chọn tùy chọn này, Windows sẽ quét các loại thiết bị đó. Một lần nữa, chúng tôi hiếm khi thấy nó nhận một thiết bị mà nó không tìm thấy trong lần quét đầu tiên. Nhưng, nó vẫn có thể đáng để thử.
Thêm một máy in cục bộ hoặc máy in mạng với cài đặt thủ công. Tùy chọn này có thể giúp bạn thêm máy in nếu không có gì khác hoạt động. Phần lớn là để định cấu hình máy in cục bộ bằng cách chỉ định thông tin cổng chính xác, nhưng có một cài đặt đặc biệt có thể trợ giúp với máy in mạng nếu bạn biết kiểu máy. Khi được yêu cầu chỉ định một cổng, bạn có thể chọn tùy chọn Windows Self Discovery, được liệt kê ở phía dưới cùng của các cổng có sẵn như là WSD WES theo sau là một chuỗi các số và chữ. Khi bạn chọn điều đó, Windows sẽ yêu cầu bạn chỉ định một mô hình để nó có thể cài đặt trình điều khiển. Khi bạn hoàn tất, Windows sẽ giám sát mạng cho máy in đó. Đó là một thời gian dài, nhưng nó đáng để thử nếu thất bại.

Bạn sẽ thấy tất cả các tùy chọn này khá đơn giản và có các trình hướng dẫn ngắn để đưa bạn qua quy trình. Vì TCP / IP là cách chắc chắn nhất để thêm máy in, chúng tôi sẽ tiếp tục với ví dụ đó. Chọn Khác Thêm máy in bằng địa chỉ TCP / IP hoặc tên máy chủ lưu trữ và sau đó nhấp vào Tiếp theo.

Nhập địa chỉ IP cho máy in vào hộp Tên máy chủ hoặc địa chỉ IP. Hãy chắc chắn rằng Truy vấn của máy in và tự động chọn trình điều khiển để sử dụng hộp kiểm chọn được chọn và sau đó nhấp vào Tiếp theo.

Nhập tên mới cho máy in nếu tên mặc định không phù hợp với bạn và sau đó nhấp vào Tiếp theo.

Chọn xem có đặt máy in mới làm mặc định hay không, in trang thử nghiệm nếu bạn muốn đảm bảo mọi thứ đều hoạt động, sau đó nhấp vào Kết thúc Hoàn thành khi bạn hoàn thành.

Hy vọng, bạn không bao giờ cần phải bận tâm với hầu hết các công cụ này. Nếu máy in mạng của bạn được kết nối đúng với mạng, rất có thể Windows sẽ chọn nó và cài đặt nó cho bạn ngay lập tức. Và nếu mạng của bạn chủ yếu là các máy Windows và bạn sử dụng Homegroup để chia sẻ tệp và máy in, mọi thứ cũng sẽ tự động xảy ra. Nếu nó không - hoặc nếu bạn có một thiết lập phức tạp hơn - ít nhất bạn biết bạn có một số tùy chọn.