Cách thiết lập và sử dụng Open365, giải pháp thay thế nguồn mở cho Office 365

Nếu bạn sử dụng bộ chương trình LibreOffice, bạn sẽ rất vui khi tìm hiểu về Open365. Giống như LibreOffice là giải pháp thay thế nguồn mở, miễn phí cho Microsoft Office, Open365 là đối tác miễn phí của Office 365 dựa trên đám mây.

Open365, hiện đang ở giai đoạn thử nghiệm, hoạt động rất giống Office 365. Nó cho phép bạn chỉnh sửa các tài liệu, chẳng hạn như .docx, .xlsx hoặc .pptx, nhưng bạn cũng có thể tải các tệp phương tiện lên tài khoản Open365 của mình. Nếu định dạng tệp không được hỗ trợ, bạn sẽ được nhắc tải xuống tệp để bạn có thể mở tệp trong một chương trình thích hợp. Tất nhiên, bạn có thể mở và chỉnh sửa các tài liệu Microsoft Word, Excel và PowerPoint (và các tài liệu LibreOffice Writer, Calc và Impress), cũng như lưu trữ chúng trên đám mây để bạn có thể truy cập chúng từ bất cứ đâu. Khi bạn đăng ký tài khoản Open365 miễn phí, bạn sẽ nhận được 20 GB dung lượng lưu trữ dựa trên đám mây cho các tệp của mình, mặc dù hiện tại vẫn chưa rõ ràng nếu điều đó chỉ khả dụng trong giai đoạn beta.

LƯU Ý: Tại thời điểm bài viết này được xuất bản, tệp mới duy nhất bạn có thể tạo trên Open365 là tệp Markdown. Nếu bạn muốn tạo một tài liệu LibreOffice Writer, Calc hoặc Impress mới, hãy tạo một tài liệu trên ổ cứng cục bộ của bạn bằng một trong các ứng dụng LibreOffice trên máy tính để bàn (hoặc ứng dụng di động) và sau đó tải tệp lên thư viện Open365 của bạn. Bạn cũng có thể tải các tệp LibreOffice hoặc Microsoft Office lên tài khoản Open365 của mình và chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách dễ dàng tải lên các tệp tài liệu sau trong bài viết này.

Cách đăng ký tài khoản Open365

Để đăng ký Open365 Beta, hãy truy cập trang web này và nhập địa chỉ email của bạn.

Nhập tên người dùng của người Việt, đây sẽ là địa chỉ email của bạn trên Open365 ([email protected]). Bạn sẽ sử dụng địa chỉ email này để đăng nhập vào tài khoản Open365 của mình. Chọn một mật khẩu và nhập hai lần (một lần trong hộp chỉnh sửa của Mật khẩu mật khẩu và một lần nữa trong hộp chỉnh sửa của Lặp lại Mật khẩu mật khẩu. Email bạn đã nhập trên trang truy cập sớm sẽ tự động được nhập vào hộp Hộp thư điện tử. Phần còn lại của biểu mẫu, nhấp vào hộp kiểm Tôi hiểu và chấp nhận hộp kiểm Chính sách quyền riêng tư Open365 (bạn có thể đọc chính sách bằng cách nhấp vào liên kết Chính sách quyền riêng tư của liên kết), sau đó nhấp vào Đăng ký Đăng ký.

Hộp thoại Save As của trình duyệt sẽ tự động mở để bạn có thể tải xuống ứng dụng khách Open365. Máy khách không cần thiết phải sử dụng Open365 nhưng việc đồng bộ hóa tài liệu giữa PC và tài khoản Open365 của bạn dễ dàng hơn.

Bạn cũng không phải tải xuống tệp cài đặt máy khách; nó có thể dễ dàng tải xuống sau trong tài khoản Open365 của bạn. Nếu bạn muốn tải xuống tệp cài đặt máy khách ngay bây giờ, hãy điều hướng đến nơi bạn muốn lưu tệp và nhấp vào Lưu Lưu. Nếu không, hãy nhấp vào Hủy Hủy. Chúng ta sẽ thảo luận về việc cài đặt và sử dụng ứng dụng khách Open365 sau trong bài viết này.

Màn hình sau đây cũng hiển thị sau khi bạn hoàn thành với màn hình đăng ký. Nhấp vào Tôi đang sẵn sàng để tiếp tục.

Trên màn hình đăng nhập, nhập địa chỉ email Open365 mới của bạn vào hộp chỉnh sửa tên người dùng tên người dùng và sau đó nhập mật khẩu của bạn và nhấp vào Đăng nhập Đăng nhập.

Nếu bạn muốn nhận thông báo từ Open365, hãy nhấp vào Cho phép trực tuyến trên cửa sổ bật lên hiển thị. Các thông báo này bao gồm các thông báo về việc tải lên và tải xuống các tệp hoàn tất.

Cách mở thư viện và tập tin

Khi bạn đã đăng ký Open365 và đăng nhập, chế độ xem Hub Hub Hiện hiển thị. Ban đầu, bạn có một thư viện có tên là Thư viện My Thư viện chứa một số tệp mẫu. Bạn có thể tạo nhiều thư viện để giúp phân loại các tệp của mình. Ví dụ: có thể bạn muốn có một thư viện cho các tệp cá nhân và một cho các tệp công việc.

Để truy cập các tệp mẫu trong thư viện, nhấp vào Thư viện của tôi.

Nhấp vào một trong các tệp mẫu để mở nó.

Nếu tệp ở định dạng được hỗ trợ, nó sẽ được mở trong chương trình LibreScript đầy đủ trực tuyến, nếu không, bạn sẽ được nhắc tải xuống tệp.

LƯU Ý: Có thể mất một chút thời gian để tải tài liệu, vì vậy hãy kiên nhẫn nếu bạn thấy một trang trống.

Sử dụng các menu và tính năng của trình chỉnh sửa trực tuyến để thêm hoặc thay đổi tài liệu của bạn. Bạn có thể lưu nó bằng lệnh Save trên menu File, giống như bạn làm trong một chương trình cục bộ trên máy tính của bạn. Một lần nữa, việc lưu tài liệu của bạn có thể mất một lúc, vì vậy hãy kiên nhẫn.

Nếu bạn đang lưu tài liệu Microsoft Office, hộp thoại cảnh báo sau sẽ hiển thị cho bạn biết rằng tài liệu của bạn có thể chứa một số định dạng không thể lưu ở định dạng hiện tại. Nếu bạn đã sử dụng bất kỳ tính năng nào dành riêng cho LibreOffice, chúng sẽ không được lưu cùng với tệp nếu bạn lưu nó dưới dạng tệp Microsoft Office. Để tiếp tục lưu tài liệu ở định dạng Office (Word trong ví dụ này), nhấp vào Sử dụng Định dạng XML Microsoft Word 2007-2013.

LƯU Ý: Lưu ý hộp thoại này cho biết Word 2007-2013 (kể từ khi xuất bản bài viết này). Bạn cũng có thể làm việc với các tệp Microsoft Office 2016 trong Open365. Chúng tôi đã thử nghiệm dịch vụ bằng tệp Word 2016.

Để đóng tài liệu, chỉ cần đóng tab. Hộp thoại Xác nhận điều hướng hiển thị, cảnh báo bạn rằng bạn có thể mất việc nếu bạn rời khỏi trang. Nếu bạn đã lưu tài liệu của mình, hãy nhấp vào Rời khỏi Trang này để đóng tab.

Cách tạo thư viện mới

Như chúng tôi đã đề cập trước đó, bạn có thể tạo nhiều thư viện trong giao diện web để phân loại tài liệu của mình. Để tạo thư viện mới, hãy nhấp vào liên kết Thư viện của Thư viện trên danh sách tài liệu để trở về danh sách chính của thư viện.

Sau đó, nhấp vào Thư viện mới của New York ở bên phải phía trên danh sách các tài liệu.

Hộp thoại Thư viện mới hiển thị. Nhập tên cho thư viện mới của bạn vào hộp chỉnh sửa Tên Tên. Chúng tôi đã thử nghiệm mã hóa trên một thư viện mới được tạo trong giao diện web và nó vẫn chưa hoạt động. Vì vậy, đừng kiểm tra hộp Encrypt mã hóa. Click vào Gửi Gửi.

Bấm vào thư viện mới trong danh sách các thư viện để mở nó.

Cách tải tài liệu

Tải tài liệu lên tài khoản Open365 cho phép bạn xem và chỉnh sửa các tài liệu đó ở bất cứ đâu bạn có kết nối internet. Để tải lên tài liệu, hãy mở File Explorer (hoặc Windows Explorer), tìm tài liệu bạn muốn tải lên và kéo nó lên cửa sổ trình duyệt vào thư viện mới của bạn.

Bạn cũng có thể nhấp vào nút Tải lên Tải lên trên Thanh công cụ và chọn tệp để tải lên bằng hộp thoại Mở.

Khi tệp đã tải lên xong, cửa sổ bật lên hoàn tất Tải lên tệp sẽ hiển thị ở dưới cùng của cửa sổ trình duyệt.

Tài liệu có sẵn để xem và chỉnh sửa trong thư viện mới.

Cách tải tài liệu

Vì vậy, bạn đã thực hiện các thay đổi đối với tài liệu của mình trực tuyến từ nhiều địa điểm khác nhau và bây giờ bạn muốn tải tệp xuống máy tính xách tay của mình để bạn có thể làm việc ngoại tuyến. Có thể bạn cần làm việc trên tài liệu ở một vị trí không có kết nối internet trong một thời gian. Bạn có thể tải lên lại và thay thế tệp tài liệu trực tuyến khi bạn có kết nối internet.

Để tải xuống một tài liệu, di chuyển chuột qua dòng cho tài liệu mong muốn và nhấp vào nút Tải xuống Tải xuống.

Trên hộp thoại Lưu với tên, điều hướng đến nơi bạn muốn lưu tài liệu. Tên hiện tại của tài liệu được nhập vào hộp Chỉnh sửa tên Tập tin. Thay đổi tên nếu bạn muốn và sau đó nhấp vào Lưu Lưu.

Cách sử dụng ứng dụng khách Open365

Ứng dụng khách Open365 cho phép bạn dễ dàng tải lên và tải xuống các tài liệu bằng cách tạo thư viện từ một thư mục trên máy cục bộ của bạn và đồng bộ hóa thư mục đó với thư viện được kết nối trong tài khoản Open365 của bạn - giống như Google Drive hoặc Dropbox. Nếu bạn chưa tải xuống ứng dụng khách này, hãy đăng nhập vào tài khoản của bạn và nhấp vào liên kết Tải xuống máy khách Tải xuống ở phía dưới màn hình.

Cài đặt ứng dụng khách từ tệp đã tải xuống, làm theo các hướng dẫn trên màn hình.

Khi máy khách được cài đặt, hãy chạy nó. Trong Windows 7 và 10, bạn có thể chạy Open365 từ menu Bắt đầu. Trong Windows 8 / 8.1, tìm kiếm Open365 trên màn hình Bắt đầu để tìm chương trình và chạy nó.

Màn hình thư mục Chọn Seafile cho phép bạn chỉ định thư mục nào trên PC mà thư viện sẽ được tải xuống theo mặc định. Ban đầu, thư mục người dùng của bạn dưới C: \ Người dùng được chọn và thư mục con Seafile sẽ được tạo trong thư mục đó. Để thay đổi thư mục này, nhấp vào Chọn Chọn.

Trên hộp thoại Vui lòng chọn thư mục, điều hướng đến thư mục mà bạn muốn tải xuống thư viện theo mặc định và nhấp vào Chọn Chọn Thư mục.

Đường dẫn đầy đủ đến thư mục đã chọn được nhập vào hộp chỉnh sửa. Nhấn tiếp".

Hộp thoại Thêm tài khoản hiển thị. Theo mặc định, URL của máy chủ Open365 được nhập tự động vào hộp chỉnh sửa của Máy chủ trực tuyến. Tuy nhiên, các nhà phát triển của Open365 có kế hoạch phát hành các công cụ cho phép bạn lưu trữ máy chủ của riêng bạn. Vì vậy, không giống như Office 365, bạn sẽ có quyền truy cập vào các tính năng tương tự như Office 365 mà không từ bỏ quyền kiểm soát dữ liệu của riêng bạn. Tuy nhiên, trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng máy chủ của Open365, vì vậy hãy chấp nhận đường dẫn mặc định đến máy chủ.

Trong hộp chỉnh sửa Email Email, hãy nhập địa chỉ email Open365 mà bạn đã tạo từ tên người dùng của mình và sau đó nhập Mật khẩu của bạn. Tên hiện tại của máy tính của bạn được nhập tự động vào hộp chỉnh sửa Tên máy tính của tên. Thay đổi văn bản đó nếu bạn muốn sử dụng một tên khác. Nhấp vào Đăng nhập Đăng nhập.

Ứng dụng khách Open365 mở. Bạn có thể ánh xạ một thư mục trên ổ cứng cục bộ của bạn tới một thư viện trong tài khoản Open365 của bạn. Điều này cho phép bạn chỉ cần thêm tệp vào thư mục đó để tải chúng lên và xóa các tệp khỏi thư mục đó để xóa chúng khỏi tài khoản của bạn. Bạn có thể mở các tệp từ trong thư mục đó, thay đổi chúng và tải lại tài liệu đã thay đổi vào tài khoản Open365 của bạn.

Để đồng bộ thư mục cục bộ với thư viện trực tuyến, hãy mở File Explorer (hoặc Windows Explorer), điều hướng đến thư mục bạn muốn đồng bộ hóa và kéo nó vào hộp thư Chọn hoặc thả thư mục vào Đồng bộ hóa ở dưới cùng của cửa sổ máy khách Open365.

Trên hộp thoại Tạo thư viện, đường dẫn đến thư mục bạn đã kéo vào cửa sổ máy khách sẽ tự động được nhập vào hộp chỉnh sửa của đường dẫn đường dẫn, nhưng bạn có thể nhấp vào Chọn Chọn Thay đổi đường dẫn này. Có thể bạn đã thay đổi ý định hoặc kéo thư mục sai vào cửa sổ máy khách. Theo mặc định, tên của thư mục được nhập làm tên của thư viện. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi điều đó trong trường Tên Name. Mã hóa cũng không hoạt động trong ứng dụng khách Open365, do đó, đừng kiểm tra hộp mã hóa mã hóa mật mã. Nhấp vào OK OK OK.

Mọi tài liệu trong thư mục cục bộ sẽ được tự động tải lên thư viện mới trong tài khoản Open 365 trực tuyến của bạn.

Cách chia sẻ thư viện hoặc tài liệu

Bạn cũng có thể chia sẻ thư viện và tài liệu với người khác. Để thực hiện việc này, hãy di chuyển chuột qua thư viện trong danh sách và nhấp vào nút Chia sẻ trên mạng.

Hộp thoại Chia sẻ hiển thị cung cấp các cách khác nhau để chia sẻ các thư viện. Bạn có thể tạo liên kết tải xuống để cho phép người khác tải xuống thư viện và các tệp trong thư viện hoặc bạn có thể tạo liên kết tải lên cho phép người khác tải tệp lên thư viện của bạn. Bạn cũng có thể chia sẻ toàn bộ thư viện với một người dùng hoặc với toàn bộ nhóm. Bạn có thể muốn tạo các nhóm đồng nghiệp, bạn bè hoặc gia đình của mình và chia sẻ thư viện tệp với mọi người trong một nhóm.

Khi chia sẻ tài liệu, bạn chỉ có thể tạo liên kết tải xuống.

Trong ví dụ này, tôi sẽ tạo một liên kết cho phép người khác tải xuống thư viện mà tôi đã chia sẻ. Để thực hiện việc này, hãy chắc chắn rằng Tải xuống Liên kết Tải xuống Liên kết được chọn ở bên trái. Nếu bạn muốn thêm bảo vệ mật khẩu vào thư viện hoặc tài liệu dùng chung, hãy đánh dấu vào hộp Bảo vệ mật khẩu Thêm Thêm mật khẩu và nhập mật khẩu hai lần.

Khi bạn chia sẻ thư viện và bạn đã áp dụng mật khẩu cho nó, người nhận liên kết sẽ phải nhập mật khẩu đó trên trang web để truy cập các tệp.

Nếu bạn đang chia sẻ tài liệu, Liên kết tải xuống trực tiếp cũng có sẵn (cho dù bạn có áp dụng mật khẩu cho tài liệu hay không). Điều đó cho phép người nhận liên kết tải xuống tài liệu mà không cần nhập mật khẩu, ngay cả khi một liên kết được áp dụng cho tài liệu.

Open365 có các ứng dụng có sẵn cho iOS và Android. Trong Open365 trên iOS, có vẻ như bạn chỉ có thể mở tài liệu trong các trình xử lý văn bản khác trên thiết bị của mình và tạo các tệp mới không hoạt động chính xác. Đối với Android, cũng có phiên bản LibreOffice Viewer Beta cho Android, đang trong giai đoạn đầu phát triển. Có một chế độ chỉnh sửa thử nghiệm mà bạn có thể kích hoạt và sử dụng với rủi ro của riêng bạn. Chúng tôi đã thử nó và nó vẫn chưa hoạt động tốt.

Open365 rất hữu ích nếu bạn tạo và chỉnh sửa các tài liệu LibreOffice trên máy tính Windows, Mac hoặc Linux và muốn truy cập vào tài liệu của bạn từ bất kỳ máy nào mà không phải chuyển tài liệu của bạn bằng mạng sneaker. Hãy nhớ rằng, nó đang ở giai đoạn thử nghiệm và vẫn đang trong giai đoạn phát triển ban đầu, vì vậy không phải mọi thứ đều hoạt động và có thể có một số lỗi, nhưng có vẻ đầy hứa hẹn.