Cách thiết lập quy tắc trong Apple Mail

Mặc dù email có thể đang giảm dần về mức độ phổ biến, nhường chỗ cho các phương tiện giao tiếp trực tuyến tức thì hơn, nó vẫn là thành phần quan trọng đối với hầu hết các tiết mục chuyên nghiệp của mọi người. Nhưng chưa được chỉnh sửa, email có thể nhanh chóng thoát khỏi tầm tay, đó là lý do tại sao điều quan trọng là sử dụng các quy tắc và bộ lọc.

Các quy tắc của Apple Mail cho phép bạn ưu tiên những gì quan trọng trong khi loại bỏ những gì không. Một lược đồ quy tắc tốt sẽ nhanh chóng giảm sự lộn xộn của email đồng thời cho bạn cơ hội trả lời các thư ưu tiên một cách kịp thời hơn.

Apple Mail giúp thiết lập quy tắc nhanh chóng, cho phép bạn gửi tệp, gắn cờ và thông báo cho bạn những tin nhắn mới một cách dễ dàng để bạn không phải liên tục tìm kiếm tin nhắn quan trọng đó từ sếp hoặc đồng nghiệp của bạn.

Để thiết lập quy tắc, trước tiên bạn cần mở tùy chọn của Apple Mail, được thực hiện bằng cách chọn menu Thư và sau đó là Tùy chọn Tùy chỉnh hoặc sử dụng tổ hợp Command +, bàn phím.

Trong các tùy chọn, chúng tôi nhấp vào tab cuối cùng bên phải, Quy tắc Quy định và sau đó nhấp vào Thêm Thêm quy tắc.

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ thiết lập quy tắc định tuyến email từ một người gửi cụ thể đến một hộp thư cụ thể. Tuy nhiên, trước khi thực hiện việc này, chúng tôi cần đảm bảo rằng hộp thư đã được thiết lập. Nếu không, thì chúng ta có thể nhấp vào menu của Mail Mailbox và chọn vào New Mailbox Hộp thư từ các lựa chọn menu. Bây giờ, chọn nơi bạn muốn hộp thư mới của mình cư trú và đặt cho nó một tên thích hợp. (Trong trường hợp của tôi, tôi đang gọi nó là Low Lowell, nơi tất cả thư từ ông chủ của tôi sẽ đi.)

Quay lại các tùy chọn quy tắc của chúng tôi, chúng tôi sẽ xây dựng quy tắc mới của chúng tôi, sẽ rất đơn giản. Người gửi trong câu hỏi - sếp của tôi - có hai địa chỉ email mà họ thường sử dụng, vì vậy chúng tôi sẽ đưa cả hai vào quy tắc của chúng tôi để đảm bảo rằng mọi thư đến từ một trong hai địa chỉ đều được chuyển đến hộp thư mới của chúng tôi.

Để thêm một địa chỉ email khác, chúng tôi cần nhấp vào dấu hiệu + +, điều này sẽ thêm một trường bổ sung cho một địa chỉ email khác.

Với quy tắc mới này, bất kì thư đến từ địa chỉ email sẽ là di chuyển vào hộp thư cụ thể. Điều này có nghĩa là nó sẽ bỏ qua hộp thư đến vì vậy chúng tôi cần đảm bảo rằng chúng tôi thường xuyên kiểm tra hộp thư đó để đảm bảo chúng tôi không bỏ lỡ bất cứ điều gì.

Thật không may, bạn không thể sử dụng quy tắc Boolean với Mail, vì vậy mọi phần của quy tắc bạn thiết lập sẽ cần có mục riêng. Thật dễ dàng để sử dụng toán tử của OR OR trong quy tắc của chúng tôi khi chỉ định địa chỉ email, nhưng chúng tôi không thể - mỗi người cần có một dòng riêng.

Nếu chúng tôi muốn đảm bảo rằng bất kỳ thư nào từ người gửi này vẫn ở trong hộp thư đến nhưng vẫn được gửi đến hộp thư mới, chúng tôi có thể thay đổi quy tắc để chúng được sao chép thay vì di chuyển.

Đó chỉ là một ví dụ đơn giản, vì vậy hãy thử một cái gì đó phức tạp hơn một chút. Giả sử chúng tôi muốn thiết lập một quy tắc sẽ gắn cờ các thư cụ thể, định tuyến chúng đến một hộp thư đặc biệt và chuyển tiếp một bản sao đến một địa chỉ email khác. Đây là cách chúng tôi sẽ làm điều đó:

Vì vậy, với quy tắc này, tin nhắn sẽ được sao chép vào thư mục Hộp thư quan trọng của chúng tôi, nền sẽ được tô màu đỏ và nó sẽ được chuyển tiếp đến một tài khoản email riêng. Chúng tôi có thể tiếp tục thêm tiêu chí vào quy tắc của mình, nhưng có lẽ bạn đang hiểu ý tưởng.

Đây là những trò vui, vì vậy hãy thử một lần nữa và làm cho nó dài hơn một chút. Trong quy tắc này, có tất cả các loại công cụ xảy ra.

Đầu tiên, nếu chủ đề hoặc là nội dung tin nhắn của chúng tôi chứa các từ derby lăn derby, sau đó tin nhắn sẽ được chuyển đến một thư mục đặc biệt. Khi nhận được tin nhắn này, Mail sẽ thông báo cho chúng tôi bằng cách phát âm thanh, gửi thông báo cho chúng tôi và bật biểu tượng trong Dock. Cuối cùng, nó sẽ thay đổi nền thành màu hồng và đánh dấu nó bằng cờ màu xanh lá cây.

Nghe có vẻ rất nhiều đối với loại tin nhắn cụ thể, nhưng nếu bạn thực sự muốn biết khi nào có tin nhắn, bạn chắc chắn có thể đảm bảo Mail thông báo cho bạn.

Trước khi chúng tôi kết thúc, hãy xem lại các tùy chọn Quy tắc của chúng tôi một lần nữa bởi vì có một số chức năng khá có giá trị mà bạn có thể muốn sử dụng.

Bất cứ khi nào một quy tắc là Active Active, sẽ có một dấu kiểm trong hộp bên cạnh nó. Nếu bạn muốn tắt quy tắc, do đó làm cho nó không hoạt động, thì bạn chỉ cần bỏ chọn nó. Điều này sẽ không xóa quy tắc, vì vậy nếu bạn muốn giữ nó và chỉ tạm dừng sử dụng nó trong một thời gian, sau đó hủy kích hoạt nó.

Chức năng Chỉnh sửa trực tuyến là để bạn có thể quay lại và sửa đổi bất kỳ quy tắc nào khi cần. Ngoài ra, bạn có thể chỉ cần nhấp đúp vào bất kỳ quy tắc nào bạn muốn thay đổi.

Thỉnh thoảng, nút Sao chép có thể rất hữu ích khi bạn muốn sao chép quy tắc thêm một lần nữa, chỉ với một số thay đổi nhỏ, nhưng không muốn tạo ra nhiều lần.

Cuối cùng, nếu bạn cần xóa một quy tắc, sau đó nhấp vào nút Xóa Xóa, hoặc chỉ cần chọn quy tắc và nhấn nút Xóa Xóa Xóa trên bàn phím của bạn.

Nếu bạn có nhiều tài khoản e-mail, thì việc thiết lập quy tắc chắc chắn là một cách tuyệt vời để làm tròn tất cả các thư khác nhau của bạn vào những nơi gọn gàng, đẹp đẽ để không có gì bị bỏ lỡ hoặc bị mất trong shuffle. Bạn không cần phải là một chuyên gia để sử dụng chúng. Mail giúp dễ dàng thiết lập ngay cả một vài quy tắc đơn giản để bạn có thể tìm thấy các thư quan trọng chỉ trong vài cú nhấp chuột. Khi bạn hiểu rõ về nó, có thể bạn sẽ tạo ra các quy tắc thậm chí phức tạp hơn vượt xa những gì chúng tôi đã chỉ cho bạn ở đây hôm nay.