Cách sử dụng dấu ngắt trong Microsoft Word để định dạng tốt hơn tài liệu của bạn
Bạn đã bao giờ đấu tranh để có được định dạng của một tài liệu dài trông giống như bạn muốn trong mỗi phần? Hãy khám phá công cụ Breaks trong Word và xem cách bạn có thể sử dụng dấu ngắt để tài liệu của bạn được định dạng tốt hơn.
Word bao gồm rất nhiều tính năng, thật dễ dàng bỏ qua một số tính năng có thể là chính xác mà chúng tôi đang tìm kiếm. Hầu hết chúng ta đã sử dụng Page Break trong Word, nhưng Word cũng bao gồm một số ngắt khác để giúp định dạng tài liệu của bạn. Hãy xem xét từng giờ nghỉ và xem bạn có thể sử dụng chúng trong tài liệu của mình như thế nào.
Tất cả những giờ nghỉ trốn ở đâu?
Nếu bạn đang sử dụng Office 2007 hoặc 2010, bạn có thể chèn Ngắt trang từ Chèn chuyển hướng. Tất cả các giờ nghỉ khác được liệt kê trong Bố trí trang chuyển hướng. Nhấn vào Nghỉ giải lao và bạn sẽ thấy tất cả 7 trang và phần ngắt bạn có thể sử dụng trong Word.
Ok, bây giờ bạn đã sẵn sàng để thêm nghỉ vào tài liệu của bạn. Đây là những gì mỗi người có thể làm:
Ngắt trang
Page Break là trang mà hầu hết chúng ta đã sử dụng và bạn có thể thêm một từ Chèn tab hoặc Bố trí trang chuyển hướng. Như bạn có thể đã biết từ kinh nghiệm, việc ngắt trang chỉ bắt đầu bạn ở trang tiếp theo; tất cả các định dạng sẽ được giữ nguyên từ trang gốc của bạn đến trang mới của bạn. Sử dụng điều này khi bạn muốn bắt đầu nhập vào một trang mới nhưng muốn định dạng tất cả giữ nguyên.
Cột gãy
Bạn đã bao giờ viết một tài liệu nhiều cột và muốn dòng cuối cùng trên cột đi đến dòng tiếp theo chưa? Bạn chỉ có thể nhấn Đi vào một vài lần nữa, nhưng sau đó định dạng của bạn sẽ bị rối nếu bạn chỉnh sửa văn bản của mình. Một cách tốt hơn là chèn Cột phá vỡ. Điều này sẽ chuyển bạn đến cột tiếp theo, để lại văn bản trước đó của bạn trong cột đầu tiên. Nếu bạn quay lại và thêm nhiều văn bản vào cột đầu tiên, nó sẽ chỉ đi xuống trong cùng một cột trừ khi bạn thêm đủ để tràn nó.
Văn bản gói
Bạn muốn có chú thích văn bản xung quanh một hình ảnh? Chọn văn bản bên cạnh hình ảnh và chọn Văn bản gói. Điều này sẽ cho phép bạn giữ văn bản này cùng với định dạng nhất quán và sẽ chuyển phần còn lại của tài liệu xung quanh phần này.
Trang tiếp theo, phần phá vỡ và ngắt trang chẵn / lẻ
Theo chúng tôi, sự phá vỡ quan trọng nhất là Trang tiếp theo phá vỡ. Không giống như tiêu chuẩn Ngắt trang, tùy chọn này chuyển bạn đến trang tiếp theo và cung cấp cho bạn định dạng hoàn toàn riêng biệt trong phần mới. Việc ngắt Trang chẵn và lẻ cho phép bạn chèn ngắt phần và chuyển sang trang chẵn hoặc lẻ tiếp theo, do đó bạn có thể dễ dàng định dạng tài liệu của mình cho các trang bên trái và bên phải trong một cuốn sách. Thay phiên, Liên tiếp nghỉ làm điều tương tự mà không đưa bạn lên một trang mới.
Bạn muốn chuyển từ văn bản 2 cột sang cột đơn hoặc muốn áp dụng lược đồ phông chữ mới chỉ cho trang bìa? Đây là giờ nghỉ bạn muốn. Bây giờ bạn có thể định dạng một tài liệu đầy đủ với bìa, nội dung và tài liệu tham khảo, tất cả đều có định dạng duy nhất của riêng họ nhưng được lưu trong cùng một tài liệu.
Sử dụng phần ngắt với chân trang
Định dạng chân trang chính xác mất thêm một chút công việc. Theo mặc định, chân trang tài liệu của bạn sẽ có cùng nội dung ngay cả trên các trang có ngắt phần. Để thay đổi điều này, bấm đúp vào một tiêu đề hoặc chân trang trong phần mới của tài liệu của bạn và bấm vào Liên kết đến trước nút để tắt liên kết. Bây giờ chân trang và tiêu đề của bạn sẽ hoàn toàn độc đáo giữa các phần tài liệu của bạn.
Bạn cũng có thể chọn chỉ giữ trang đầu tiên hoặc các trang lẻ và chẵn với các chân trang và tiêu đề khác nhau. Để làm điều này, đánh dấu vào ô thích hợp trên Tùy chọn trong phần chân trang và tiêu đề Thiết kế chuyển hướng.
Bây giờ bạn có thể tận dụng tất cả các loại ngắt tài liệu khác nhau để tài liệu của bạn được định dạng giống như bạn cần. Microsoft thường đề cập rằng 90% người dùng chỉ sử dụng 10% các tính năng trong Office. Hy vọng rằng điều này sẽ giúp bạn tận dụng thêm một chút các tính năng của Office để giúp định dạng tài liệu dễ dàng hơn.
