Cách sử dụng chú thích và chú thích trong Microsoft Word
Cho dù bạn sử dụng Microsoft Word để viết cá nhân hay chuyên nghiệp, đôi khi bạn có thể muốn thêm ghi chú bổ sung vào các phần trong công việc của mình. Có thể bạn muốn đưa ra nhận xét phụ về một trong những lập luận của mình hoặc bạn cần trích dẫn tác phẩm của tác giả khác mà không làm sao lãng văn bản chính. May mắn thay, Word có các công cụ hữu ích để thêm chú thích và chú thích vào bài viết của bạn.
chú thích: Chúng tôi đang sử dụng Microsoft Word 2016, nhưng Word đã hỗ trợ chú thích và chú thích từ ít nhất là Word 2007. Tùy thuộc vào phiên bản Word bạn đang sử dụng, các menu chúng tôi xem qua trong hướng dẫn này có thể hơi khác một chút. Nhưng đừng lo lắng - các tính năng và chức năng là như nhau.
Chú thích và chú thích là gì?
Chú thích và chú thích là cả hai cách thêm bit thông tin vào văn bản của bạn bên ngoài văn bản chính. Hãy nghĩ về họ như những lời nói bên lề, chỉ bằng văn bản. Bạn có thể sử dụng chú thích và chú thích để thêm nhận xét phụ cho tác phẩm của mình hoặc trích dẫn các ấn phẩm khác như sách, bài viết hoặc trang web. Sự khác biệt duy nhất giữa chú thích và chú thích là nơi chúng xuất hiện trong tài liệu của bạn.
Như tên cho thấy, chú thích được đính kèm ở dưới cùng của trang có chứa câu họ tương ứng. Mặt khác, ghi chú được thêm vào cuối phần hoặc tài liệu. Cái nào bạn nên sử dụng trong văn bản của mình tùy thuộc vào sở thích cá nhân của bạn hoặc - nếu bạn viết cho trường học hoặc công việc - tiêu chuẩn xuất bản của tổ chức của bạn.
Cách chèn chú thích và chú thích
Bật Microsoft Word và sau đó mở tài liệu mà bạn muốn thêm chú thích (hoặc tạo tài liệu mới nếu bạn mới bắt đầu). Chuyển sang tab Tham chiếu của Wikipedia trên Dải băng của Word.
Tại đây, bạn sẽ tìm thấy một loạt các tính năng hữu ích để chú thích văn bản của mình, bao gồm các công cụ để chèn mục lục, thêm trích dẫn và tạo thư mục. Nhóm thứ hai trên tab này chứa các tính năng chú thích và chú thích mà chúng tôi muốn.
Để thêm chú thích, hãy đặt điểm chèn của bạn vào văn bản nơi bạn muốn chú thích xuất hiện, sau đó nhấp vào nút Chèn Chèn chú thích.
Word thêm một số siêu ký tự nhỏ nơi bạn đặt điểm chèn.
Và sau đó ngay lập tức chuyển trọng tâm sang khung chú thích và đặt điểm chèn vào chú thích mới của bạn, để bạn có thể bắt đầu nhập nó ngay lập tức.
Chú thích xuất hiện ở dưới cùng của trang bên dưới một đường ngang ngắn. Mỗi lần bạn thêm chú thích trên trang này, một số khác sẽ được thêm vào danh sách.
Khi bạn đã thêm chú thích của mình, bạn có thể di con trỏ lên từng điểm đánh dấu tham chiếu của từng câu để xem bản xem trước của chú thích trong văn bản.
Bạn cũng có thể nhanh chóng tab giữa các chú thích trong cả văn bản chính và danh sách chú thích ở cuối trang bằng cách nhấp vào nút Chú thích tiếp theo Chú thích trong thanh điều hướng.
Hoặc, nhấp vào mũi tên menu thả xuống trên nút Chú thích tiếp theo để chọn một tùy chọn điều hướng khác. Bạn có thể chọn đi đến chú thích trước hoặc điều hướng đến chú thích tiếp theo hoặc trước.
Các bước để chèn chú thích về cơ bản là giống nhau. Đặt điểm chèn của bạn vào nơi bạn muốn chú thích, sau đó nhấp vào nút Chèn Chèn chú thích cuối cùng trên tab Tham chiếu của tab Giới thiệu về Dải băng của Word.
Cũng giống như với chú thích, Word đính kèm một số siêu ký tự có chứa một chú thích. Nhưng lần này, danh sách các ghi chú mà nó tạo ra xuất hiện ở cuối phần hiện tại hoặc cuối tài liệu (bạn có thể tùy chỉnh nơi chúng xuất hiện và chúng tôi sẽ nói thêm về điều đó một chút).
Cách định cấu hình chú thích và chú thích trong Word 2016
Word có các cài đặt mặc định cơ bản cho chú thích và chú thích cuối, nhưng bạn có thể điều chỉnh các cài đặt này bất cứ lúc nào từ menu trên tab Tham chiếu.
Nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên phải của menu Cảnh báo Foot Footeses.
Thao tác này sẽ hiển thị cửa sổ Ghi chú và Ghi chú nơi bạn có thể tùy chỉnh vị trí, giao diện và định dạng của tất cả các chú thích và chú thích của bạn.
Thay đổi vị trí của chú thích và chú thích
Theo mặc định, Word đặt chú thích ở cuối trang và chú thích ở cuối tài liệu, nhưng bạn có thể thay đổi nơi các ghi chú này xuất hiện.
Trong mục Vị trí của người khác, trong menu Ghi chú và Chú thích, hãy tìm tùy chọn Chú thích của chú thích (tùy chọn này phải được chọn theo mặc định khi bạn lần đầu mở menu). Mở menu thả xuống ở bên phải của tùy chọn đó và bạn có thể thay đổi vị trí chú thích của bạn ở cuối trang hoặc bên dưới văn bản. Nếu bạn chọn tùy chọn thứ hai, Word sẽ đặt chú thích của bạn ngay sau phần chính của văn bản thay vì ở cuối trang.
Để thay đổi vị trí mặc định của các chú thích, hãy chọn tùy chọn của End Endeses, và sau đó mở menu thả xuống ở bên phải. Ở đó, bạn có thể thay đổi vị trí ghi chú đến cuối phần hiện tại hoặc cuối tài liệu.
Chuyển đổi chú thích thành chú thích (và Vice Versa)
Một lựa chọn khác là chuyển đổi tất cả các chú thích của bạn thành chú thích hoặc ngược lại. Thay vì thay đổi từng cái một, tùy chọn này cho phép bạn thay đổi tất cả chúng cùng một lúc. Nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu có nhiều ghi chú, tùy chọn này có thể có ích.
Trong phần Danh sách vị trí của Wikipedia trên menu Ghi chú và Ghi chú, hãy nhấp vào nút Chuyển đổi trực tuyến.
Hộp thoại Convert Notes bật lên, cung cấp cho bạn ba tùy chọn: 1) Chuyển đổi tất cả chú thích sang chú thích, 2) Chuyển đổi tất cả chú thích sang chú thích và 3) Hoán đổi chú thích và chú thích. Chọn tùy chọn bạn muốn, rồi bấm vào nút OK OK.
Thay đổi Bố cục của Chú thích và Chú thích
Theo mặc định, Word tạo danh sách chú thích và chú thích có cùng bố cục với trang mà chúng xuất hiện. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh điều này từ cửa sổ Chú thích và Ghi chú bằng cách nhấp vào menu thả xuống Cột Cột và chọn số lượng cột bạn muốn sử dụng.
Bạn có thể đặt chú thích và chú thích của mình để hiển thị trong tối đa bốn cột khác nhau trên trang.
Tùy chỉnh định dạng của chú thích và chú thích
Word cũng cho phép bạn chọn từ một số tùy chọn để định dạng cách chú thích và chú thích của bạn được đánh số. Nói chung, nên chọn một hệ thống đánh số khác nhau cho từng loại ghi chú, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng kết hợp các chú thích và chú thích trong cùng một tài liệu. Điều này giúp bạn và người đọc nhanh chóng phân biệt giữa hai người trong nháy mắt.
Trong phần Định dạng, nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải của tùy chọn Định dạng Số Số. Chọn định dạng số bạn muốn.
Bạn cũng có thể gắn nhãn ghi chú của mình bằng ký hiệu tùy chỉnh thay vì hệ thống đánh số tiêu chuẩn. Bên cạnh tùy chọn Dấu tùy chỉnh, nhấp vào nút Biểu tượng liên minh.
Menu Biểu tượng sẽ mở ra. Chọn biểu tượng bạn muốn sử dụng để gắn nhãn ghi chú của mình và sau đó nhấp vào nút OK OK.
Biểu tượng đã chọn của bạn sẽ xuất hiện trong hộp Đánh dấu tùy chỉnh của nhóm và Word bây giờ sẽ sử dụng biểu tượng này để gắn nhãn ghi chú của bạn.
Theo mặc định, các chú thích và chú thích số từ trong chuỗi riêng lẻ bắt đầu từ tại 1 1 (hoặc một, tôi, tôi, vv) và tiếp tục trong suốt tài liệu. Tuy nhiên, bạn có thể tùy chỉnh cả điểm bắt đầu và tính liên tục của ghi chú của bạn.
Nếu bạn muốn chú thích hoặc chú thích của bạn bắt đầu ở đâu đó ngoài số đầu tiên trong chuỗi (ví dụ:, 2 thay vì 1), nhấp vào mũi tên trong hộp thả xuống Bắt đầu tại At để tăng hoặc giảm giá trị bắt đầu. Một ví dụ về nơi điều này có thể hữu ích là nếu bạn đang viết một cuốn sách có chú thích và bạn đang lưu mỗi chương dưới dạng một tài liệu Word riêng biệt. Bạn có thể định cấu hình tài liệu của từng chương để bắt đầu đánh số chú thích nơi chương cuối cùng rời khỏi.
Để thay đổi tính liên tục của chuỗi đánh số của bạn, hãy nhấp vào mũi tên trình đơn thả xuống bên cạnh tùy chọn Số hiệu số.
Bạn sẽ thấy ba tùy chọn để đánh số chú thích và chú thích của bạn: Liên tục, Khởi động lại từng phần và Khởi động lại mỗi trang. Nếu bạn muốn chú thích và chú thích của bạn được đánh số liên tục từ đầu tài liệu đến cuối, hãy chọn tùy chọn Liên tục Riên. Nếu bạn muốn ghi chú của mình được đánh số theo chương hoặc phần, hãy chọn tùy chọn Khởi động lại mỗi phần Mục. Hoặc chọn Khởi động lại mỗi trang Trang để đánh số ghi chú của bạn theo trang.
Áp dụng các thay đổi của bạn cho Tài liệu
Sau khi định cấu hình các tùy chọn trên, bạn sẽ cần chọn cách bạn muốn thay đổi được áp dụng cho tài liệu của mình. Ở dưới cùng của menu, nhấp vào mũi tên menu thả xuống bên cạnh tùy chọn Áp dụng thay đổi cho tên.
Nếu bạn muốn các thay đổi của mình áp dụng cho mọi trang và phần trong tài liệu của bạn, hãy chọn tùy chọn Toàn bộ Tài liệu. Hoặc chọn Phần này Phần này để chỉ áp dụng các thay đổi cho phần tài liệu bạn hiện đang ở. (Lưu ý rằng tùy chọn này sẽ không xuất hiện nếu bạn không có phần ngắt trong tài liệu của mình.)
Khi bạn đã hài lòng với cài đặt của mình, hãy nhấp vào nút Áp dụng trên ứng dụng ở phía dưới bên phải của menu.
Bạn cũng có thể chèn chú thích mới bằng cách sử dụng cài đặt đã chọn bằng cách nhấp vào nút Chèn Chèn ở góc dưới bên trái của menu.
Cách ghi chú và chú thích tham khảo chéo trong Word 2016
Nếu bạn muốn sử dụng cùng một chú thích hoặc chú thích nhiều lần trong toàn bộ văn bản của mình, có một cách dễ dàng để làm điều đó mà không phải lặp đi lặp lại cùng một điều.
Đặt điểm chèn của bạn vào nơi bạn muốn một tham chiếu được chèn vào văn bản. Trên tab Tài liệu tham khảo, nhấp vào nút Tham chiếu chéo.
Trong cửa sổ Tham chiếu chéo, chọn một trong hai chú thích của Foot Footnote.
Tiếp theo, nhấp vào menu thả xuống của Chèn.
Tùy chọn Số chú thích của chú ý chèn số chèn chú thích trong văn bản thông thường, trong khi tùy chọn Số chú thích của chú ý (Định dạng) chèn số lượng chú thích trong siêu ký tự. Tùy chọn Số trang của Số trang chèn chèn số trang được tham chiếu thay vì số chú thích. Tùy chọn trên Trên / Dưới của chèn vào các từ trên Trên hoặc dưới đây, tùy thuộc vào vị trí chú thích ban đầu xuất hiện liên quan đến tham chiếu chéo. Chọn tùy chọn mong muốn của bạn.
Word cho phép bạn tạo các siêu liên kết giữa các tham chiếu chéo để bạn có thể dễ dàng tìm thấy cùng một chú thích ở mọi nơi nó xuất hiện trong tài liệu của bạn. Tùy chọn Chèn Chèn dưới dạng Hyperlink, được kiểm tra theo mặc định, do đó bạn có thể nhấp vào bất kỳ tham chiếu chéo nào và tự động được đưa đến phần tài liệu có chứa chú thích ban đầu. Chúng tôi khuyên bạn nên để tùy chọn này được chọn, nhưng bạn có thể bỏ chọn nếu bạn thích.
.
