Cách sử dụng các hàm logic trong Excel IF, AND, OR, XOR, KHÔNG

Các hàm logic là một số phổ biến và hữu ích nhất trong Excel. Họ có thể kiểm tra các giá trị trong các ô khác và thực hiện các hành động phụ thuộc vào kết quả kiểm tra. Điều này giúp chúng tôi tự động hóa các tác vụ trong bảng tính của mình.

Cách sử dụng hàm IF

Hàm IF là hàm logic chính trong Excel và do đó, là hàm cần hiểu đầu tiên. Nó sẽ xuất hiện nhiều lần trong suốt bài viết này.

Chúng ta hãy xem cấu trúc của hàm IF và sau đó xem một số ví dụ về việc sử dụng nó.

Hàm IF chấp nhận 3 bit thông tin:

= IF (logic_test, [value_if_true], [value_if_false])

• kiểm tra logic: Đây là điều kiện để chức năng kiểm tra.
• value_if_true: Hành động để thực hiện nếu điều kiện được đáp ứng, hoặc là đúng.
• value_if_false: Hành động để thực hiện nếu điều kiện không được đáp ứng hoặc sai.

Toán tử so sánh sử dụng với các hàm logic

Khi thực hiện kiểm tra logic với các giá trị ô, bạn cần làm quen với các toán tử so sánh. Bạn có thể thấy bảng phân tích những thứ này trong bảng dưới đây.

Bây giờ hãy xem xét một số ví dụ về nó trong hành động.

Hàm IF Ví dụ 1: Giá trị văn bản

Trong ví dụ này, chúng tôi muốn kiểm tra xem một ô có bằng một cụm từ cụ thể không. Hàm IF không phân biệt chữ hoa chữ thường nên không tính đến chữ in hoa và chữ thường.

Công thức sau đây được sử dụng trong cột C để hiển thị Cốt Không, nếu cột B chứa văn bản thì Đã hoàn thành, và Có Có, nếu nó chứa bất cứ thứ gì khác.

= IF (B2 = "Đã hoàn thành", "Không", "Có")

Mặc dù chức năng IF không phân biệt chữ hoa chữ thường, văn bản phải khớp chính xác.

Hàm IF Ví dụ 2: Giá trị số

Hàm IF cũng tuyệt vời để so sánh các giá trị số.

Trong công thức dưới đây, chúng tôi kiểm tra xem ô B2 có chứa số lớn hơn hoặc bằng 75. Nếu có, chúng tôi sẽ hiển thị từ Pass Pass, Pass và nếu không phải là từ Fail Fail.

= IF (B2> = 75, "Đạt", "Không thành công")

Hàm IF không chỉ đơn thuần là hiển thị các văn bản khác nhau trên kết quả của một bài kiểm tra. Chúng tôi cũng có thể sử dụng nó để chạy các tính toán khác nhau.

Trong ví dụ này, chúng tôi muốn giảm giá 10% nếu khách hàng bỏ ra một số tiền nhất định. Chúng tôi sẽ sử dụng £ 3.000 làm ví dụ.

= NẾU (B2> = 3000, B2 * 90%, B2)

Phần B2 * 90% của công thức là cách bạn có thể trừ 10% khỏi giá trị trong ô B2. Có nhiều cách để làm việc này.

Điều quan trọng là bạn có thể sử dụng bất kỳ công thức nào trong value_if_true hoặc là value_if_false các phần. Và chạy các công thức khác nhau phụ thuộc vào giá trị của các ô khác là một kỹ năng rất mạnh cần có.

Hàm IF Ví dụ 3: Giá trị ngày

Trong ví dụ thứ ba này, chúng tôi sử dụng hàm IF để theo dõi danh sách ngày đáo hạn. Chúng tôi muốn hiển thị từ Nhật ký quá hạn nếu ngày trong cột B là quá khứ. Nhưng nếu ngày trong tương lai, hãy tính số ngày cho đến ngày đáo hạn.

Công thức dưới đây được sử dụng trong cột C. Chúng tôi kiểm tra xem ngày đáo hạn trong ô B2 có nhỏ hơn ngày hôm nay không (Hàm TODAY trả về ngày hôm nay từ đồng hồ của máy tính).

= NẾU (B2 
 
Công thức IF lồng nhau là gì?
 
Bạn có thể đã nghe về thuật ngữ IF lồng nhau trước đây. Điều này có nghĩa là chúng ta có thể viết một hàm IF trong một hàm IF khác. Chúng tôi có thể muốn làm điều này nếu chúng tôi có nhiều hơn hai hành động để thực hiện.
 
Một hàm IF có khả năng thực hiện hai hành động ( value_if_true và value_if_false ). Nhưng nếu chúng ta nhúng (hoặc lồng) một hàm IF khác trong value_if_false phần, sau đó chúng ta có thể thực hiện một hành động khác.
 
Lấy ví dụ này trong trường hợp chúng tôi muốn hiển thị từ xuất sắc xuất sắc nếu giá trị trong ô B2 lớn hơn hoặc bằng 90, hiển thị Cốt Tốt nếu giá trị lớn hơn hoặc bằng 75 và hiển thị Cẩn Nghèo nếu có bất cứ điều gì khác.
 
= IF (B2> = 90, "Xuất sắc", IF (B2> = 75, "Tốt", "Kém"))
 
 
Bây giờ chúng ta đã mở rộng công thức của mình ra ngoài những gì chỉ một hàm IF có thể làm. Và bạn có thể lồng nhiều hàm IF hơn nếu cần thiết.
 
Lưu ý hai dấu ngoặc đóng ở cuối công thức - một cho mỗi hàm IF.
 
Có những công thức thay thế có thể sạch hơn phương pháp IF lồng nhau này. Một thay thế rất hữu ích là hàm SWITCH trong Excel.
 
Các hàm AND và OR
 
Các hàm AND và OR được sử dụng khi bạn muốn thực hiện nhiều hơn một so sánh trong công thức của mình. Chỉ riêng hàm IF chỉ có thể xử lý một điều kiện hoặc so sánh.
 
Lấy một ví dụ trong đó chúng tôi giảm giá 10% tùy theo số tiền khách hàng bỏ ra và họ đã là khách hàng bao nhiêu năm.
 
Theo cách riêng của chúng, các hàm AND và OR sẽ trả về giá trị TRUE hoặc FALSE.
 
Hàm AND chỉ trả về TRUE nếu mọi điều kiện được đáp ứng và ngược lại trả về SAI. Hàm OR trả về TRUE nếu một hoặc tất cả các điều kiện được đáp ứng và chỉ trả về SAI nếu không có điều kiện nào được đáp ứng.
 
Các hàm này có thể kiểm tra tới 255 điều kiện, vì vậy chắc chắn không giới hạn chỉ hai điều kiện như được trình bày ở đây.
 
Dưới đây là cấu trúc của các hàm AND và OR. Chúng được viết giống nhau. Chỉ cần thay thế tên VÀ cho OR. Đó chỉ là logic của họ..
 
= AND (logic1, [logic2] Vách)
 
Hãy xem một ví dụ về cả hai đánh giá hai điều kiện.
 
Ví dụ về hàm và
 
Hàm AND được sử dụng bên dưới để kiểm tra xem khách hàng có chi ít nhất 3.000 bảng không và đã là khách hàng trong ít nhất ba năm.
 
= VÀ (B2> = 3000, C2> = 3)
 
 
Bạn có thể thấy rằng nó trả về FALSE cho Matt và Terry vì mặc dù cả hai đều đáp ứng một trong các tiêu chí, họ cần phải đáp ứng cả hai với chức năng AND.
 
Ví dụ hàm OR
 
Hàm OR được sử dụng bên dưới để kiểm tra xem khách hàng có chi ít nhất 3.000 bảng hay đã là khách hàng trong ít nhất ba năm.
 
= HOẶC (B2> = 3000, C2> = 3)
 
 
Trong ví dụ này, công thức trả về TRUE cho Matt và Terry. Chỉ có Julie và Chung Hân Đồng thất bại cả hai điều kiện và trả lại giá trị của FALSE.
 
Sử dụng AND và OR với Hàm IF
 
Vì các hàm AND và OR trả về giá trị TRUE hoặc FALSE khi được sử dụng một mình, nên hiếm khi sử dụng chúng.
 
Thay vào đó, bạn thường sử dụng chúng với hàm IF hoặc trong một tính năng Excel như Định dạng có điều kiện hoặc Xác thực dữ liệu để thực hiện một số hành động hồi cứu nếu công thức ước tính thành TRUE.
 
Trong công thức dưới đây, hàm AND được lồng bên trong kiểm tra logic của hàm IF. Nếu hàm AND trả về TRUE thì 10% được chiết khấu từ số tiền trong cột B; mặt khác, không có chiết khấu nào được đưa ra và giá trị trong cột B được lặp lại trong cột D.
 
= NẾU (VÀ (B2> = 3000, C2> = 3), B2 * 90%, B2)
 
 
Hàm XOR
 
Ngoài chức năng OR, còn có chức năng OR độc quyền. Đây được gọi là hàm XOR. Hàm XOR được giới thiệu với phiên bản Excel 2013.
 
Hàm này có thể mất một số nỗ lực để hiểu, vì vậy một ví dụ thực tế được hiển thị.
 
Cấu trúc của hàm XOR giống như hàm OR.
 
= XOR (logic1, [logic2] ')
 
Khi đánh giá chỉ hai điều kiện, hàm XOR trả về:
 
 
TRUE nếu một trong hai điều kiện ước tính thành TRUE.
 
SAI nếu cả hai điều kiện là TRUE hoặc không điều kiện nào là TRUE.
 
 
Điều này khác với hàm OR vì điều đó sẽ trả về TRUE nếu cả hai điều kiện là TRUE.
 
Hàm này trở nên khó hiểu hơn một chút khi có thêm điều kiện. Sau đó, hàm XOR trả về:
 
 
ĐÚNG nếu một lẻ số điều kiện trả về ĐÚNG.
 
SAI nếu một cũng số điều kiện dẫn đến TRUE, hoặc nếu tất cả các điều kiện là SAI.
 
 
Hãy xem một ví dụ đơn giản về hàm XOR.
 
Trong ví dụ này, doanh số được chia thành hai nửa của năm. Nếu một nhân viên bán hàng bán 3.000 bảng trở lên ở cả hai nửa thì họ được chỉ định tiêu chuẩn Vàng. Điều này đạt được với hàm AND với IF như trước đó trong bài viết.
 
Nhưng nếu họ bán £ 3.000 trở lên trong một nửa thì chúng tôi muốn gán cho họ trạng thái Bạc. Nếu họ không bán £ 3.000 trở lên trong cả hai thì không có gì.
 
Hàm XOR hoàn hảo cho logic này. Công thức dưới đây được nhập vào cột E và hiển thị chức năng XOR với IF để hiển thị chỉ có Yes Có hoặc chỉ Không nếu điều kiện được đáp ứng.
 
= IF (XOR (B2> = 3000, C2> = 3000), "Có", "Không")
 
 
Hàm KHÔNG
 
Hàm logic cuối cùng để thảo luận trong bài viết này là hàm KHÔNG và chúng ta đã để lại đơn giản nhất cho đến cuối cùng. Mặc dù đôi khi có thể khó thấy chức năng của 'thế giới thực' lúc đầu.
 
Hàm NOT đảo ngược giá trị của đối số của nó. Vì vậy, nếu giá trị logic là TRUE, thì nó trả về SAI. Và nếu giá trị logic là FALSE, nó sẽ trả về TRUE.
 
Điều này sẽ dễ giải thích hơn với một số ví dụ.
 
Cấu trúc của hàm NOT là;
 
= KHÔNG (logic)
 
KHÔNG Chức năng Ví dụ 1
 
Trong ví dụ này, hãy tưởng tượng chúng ta có một trụ sở tại London và sau đó là nhiều trang web khu vực khác. Chúng tôi muốn hiển thị chữ "Có Có, nếu trang này là bất cứ thứ gì ngoại trừ Luân Đôn và thì Không có tên nếu đó là Luân Đôn.
 
Hàm NOT đã được lồng trong kiểm tra logic của hàm IF bên dưới để đảo ngược kết quả TRUE.
 
= IF (KHÔNG (B2 = "Luân Đôn"), "Có", "Không")
 
 
Điều này cũng có thể đạt được bằng cách sử dụng toán tử KHÔNG logic của. Dưới đây là một ví dụ.
 
= IF (B2 "Luân Đôn", "Có", "Không")
 
Hàm KHÔNG Ví dụ 2
 
Hàm NOT rất hữu ích khi làm việc với các hàm thông tin trong Excel. Đây là một nhóm các hàm trong Excel kiểm tra một cái gì đó và trả về ĐÚNG nếu kiểm tra thành công và SAI nếu không.
 
Ví dụ, hàm ISTEXT sẽ kiểm tra xem một ô có chứa văn bản hay không và trả về TRUE nếu nó không và FALSE nếu không. Hàm NOT rất hữu ích vì nó có thể đảo ngược kết quả của các hàm này.
 
Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi muốn trả cho nhân viên bán hàng 5% số tiền họ bán. Nhưng nếu họ không bán được bất cứ thứ gì, thì từ Không ai có trong ô và điều này sẽ tạo ra lỗi trong công thức.
 
Hàm ISTEXT được sử dụng để kiểm tra sự hiện diện của văn bản. Điều này trả về TRUE nếu có văn bản, vì vậy hàm KHÔNG đảo ngược điều này thành FALSE. Và IF thực hiện tính toán của nó.
 
= NẾU (KHÔNG (ISTEXT (B2)), B2 * 5%, 0)
 
 
Nắm vững các chức năng logic sẽ cung cấp cho bạn một lợi thế lớn khi là người dùng Excel. Để có thể kiểm tra và so sánh các giá trị trong các ô và thực hiện các hành động khác nhau dựa trên các kết quả đó là rất hữu ích.
 
 
Bài viết này đã đề cập đến các chức năng logic tốt nhất được sử dụng ngày nay. Các phiên bản gần đây của Excel đã chứng kiến ​​sự ra đời của nhiều chức năng được thêm vào thư viện này, chẳng hạn như chức năng XOR được đề cập trong bài viết này. Luôn cập nhật với những bổ sung mới này sẽ giúp bạn đi trước đám đông.