Cách xem và xóa sự cố đồng bộ hóa trong Outlook

Nếu bạn đã sử dụng công cụ Dọn dẹp Hộp thư để xem kích thước của các thư mục Outlook của mình, bạn có thể đã nhận thấy ba (hoặc đôi khi bốn) thư mục bắt đầu với các vấn đề về Sync Sync. Công cụ dọn dẹp hộp thư, nhưng vẫn để lại cho những người khác. Chúng ta hãy xem làm thế nào để truy cập chúng, những gì họ đang làm và liệu bạn có thể - hoặc nên - xóa nội dung của họ.

Làm thế nào để bạn truy cập các thư mục đồng bộ hóa?

Nếu bạn chưa từng sử dụng nó trước đây, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi để sử dụng công cụ Dọn hộp thư. Tính năng Kích thước Hộp thư Xem của nó cho bạn thấy kích thước của tất cả các thư mục trong Outlook. Cuộn xuống cuối danh sách để tìm các thư mục Vấn đề đồng bộ hóa.

Bạn sẽ không thấy các thư mục này theo mặc định trong ngăn điều hướng trong Outlook, vì vậy chúng tôi sẽ bắt đầu bằng cách hiển thị chúng. Ở dưới cùng của ngăn điều hướng, nhấp vào dấu chấm lửng (ba dấu chấm) và chọn tùy chọn.

Điều này thay đổi chế độ xem trong ngăn dẫn hướng để hiển thị tất cả các thư mục thư trong hộp thư của bạn, bao gồm thư mục Sự cố đồng bộ hóa và ba thư mục con của nó.

Thông báo trong thư mục Đồng bộ hóa chỉ hiển thị trong ứng dụng khách Outlook trên máy của bạn, vì vậy bạn sẽ không tìm thấy chúng trong ứng dụng web Outlook.

Thư mục đồng bộ hóa để làm gì?

Nói chung, các thư mục Đồng bộ hóa giữ các thông báo cho bạn biết về các sự cố gặp phải khi đồng bộ hóa email trong Outlook với các thư mục trên máy chủ email (hoặc ngược lại). Điều này thường xảy ra khi bạn làm việc ngoại tuyến và Outlook không thể kết nối với máy chủ thư hoặc bạn gặp phải một số sự cố kết nối.

Mỗi thư mục chứa email về một loại vấn đề cụ thể:

• Vấn đề đồng bộ: Outlook đồng bộ hóa với máy chủ thư của bạn một cách thường xuyên trong nền. Đây là lý do tại sao bạn có thể gửi thư từ Outlook trên máy tính của mình và vẫn thấy thư trong thư mục Mục đã gửi khi bạn kiểm tra Outlook trong cổng thông tin trực tuyến O365. Thư mục Vấn đề đồng bộ hóa giữ các bản ghi cho đồng bộ hóa, do đó, bất kỳ vấn đề chung hoặc sự chậm trễ nào trong việc đồng bộ hóa với máy chủ thư được ghi lại ở đây.
• Xung đột: Nếu Outlook gặp sự cố đồng bộ hóa với máy chủ thư, bạn có thể có các bản sao khác nhau của cùng một email. Điều này thường xảy ra khi bạn sử dụng Outlook ở nhiều nơi, như máy tính xách tay ở nhà và điện thoại của bạn khi bạn đang di chuyển. Thư mục Xung đột giữ bất kỳ bản sao khác nhau và cho phép bạn chọn mà bạn muốn giữ. Nếu bạn đã thực hiện thay đổi đối với một mục (như thư, tác vụ hoặc sự kiện lịch) trên điện thoại của bạn và nó không hiển thị trong Outlook, thì có lẽ ở đây.
• Thất bại cục bộ: Khi Outlook không thể gửi một cái gì đó đến máy chủ thư, nó sẽ chỉ định nó là một lỗi và đặt một bản sao vào thư mục Lỗi cục bộ. Đây có thể là thư, cập nhật tác vụ, phản hồi lịch hoặc bất kỳ thứ gì khác đồng bộ với máy chủ thư. Outlook sẽ tiếp tục cố gắng đồng bộ hóa, vì vậy chỉ vì một mục nằm trong thư mục này, điều đó không có nghĩa là cuối cùng nó không được gửi đến máy chủ - chỉ là Outlook đã vật lộn để gửi nó trong một thời gian.
• Lỗi máy chủ: Đây là điều ngược lại của thư mục Thất bại cục bộ. Nơi Thư mục cục bộ chứa những thứ mà Outlook không thể đồng bộ hóa đến máy chủ thư, Lỗi máy chủ chứa những thứ mà Outlook không thể đồng bộ hóa từ máy chủ thư. Các mục Lỗi cục bộ luôn hiển thị, nhưng các mục Lỗi máy chủ chỉ hiển thị khi bạn có kết nối hoạt động với máy chủ thư (vì chúng là các tin nhắn từ máy chủ). Thông báo Lỗi Máy chủ hiếm hơn nhiều, đó là lý do tại sao thư mục này thường không hiển thị trong cửa sổ Làm sạch Hộp thư> Kích cỡ Thư mục. Ví dụ: tài khoản chúng tôi đang sử dụng để cho bạn thấy cách thức hoạt động của ứng dụng này thông qua Outlook trong hơn ba năm và thư mục Lỗi máy chủ chưa bao giờ có một thông báo nào trong đó.

Bạn có thể (và bạn nên) Xóa những tin nhắn này?

Có, bạn có thể xóa những tin nhắn này giống như bất kỳ tin nhắn bình thường nào trong Outlook. Cho dù bạn Nên xóa chúng là một câu hỏi khó hơn.

Đây là những thông báo mà hầu hết người dùng Outlook không biết vì chúng đến từ Exchange Server và được quản trị viên sử dụng để khắc phục sự cố. Hầu hết thời gian các tin nhắn này không có tác dụng với bạn, trừ khi bạn đang khắc phục sự cố Exchange. Nếu bạn chưa bao giờ làm điều đó và bạn cần không gian, thì có lẽ bạn có thể xóa chúng mà không gặp vấn đề gì. Điều đó nói rằng, những tin nhắn này có xu hướng rất nhỏ, tin nhắn toàn văn bản và bạn có thể không có được nhiều dung lượng bằng cách xóa chúng.

Một cảnh báo quan trọng khác: Nếu bạn đang sử dụng máy tính do nơi làm việc cung cấp, hãy nhớ kiểm tra với những người hỗ trợ CNTT của bạn trước khi xóa những tin nhắn này. Bạn có thể không cần chúng, nhưng chúng có thể.