Cách làm việc với số trang trong Microsoft Word
Microsoft Word cung cấp một cách dễ dàng để thêm các kiểu số trang khác nhau vào tài liệu của bạn. Nếu bạn có một tài liệu đơn giản, nó hoạt động đủ tốt. Nhưng nếu bạn đã làm việc với Word một thời gian và sử dụng nó để tạo các tài liệu phức tạp hơn, bạn sẽ biết việc đánh số trang có thể hơi khó hiểu. Vì vậy, hãy xem xét kỹ hơn.
Cách chèn số trang
Để thêm số trang vào tài liệu Word của bạn, hãy chuyển sang tab Chèn Chèn trên Dải băng và sau đó nhấp vào nút Số trang của Trang trong phần Tiêu đề & Chân trang.
Một menu thả xuống hiển thị một số tùy chọn khác nhau về nơi bạn muốn số trang xuất hiện - trên cùng của trang, dưới cùng của trang, v.v. Một vài tùy chọn cuối cùng cho phép bạn định dạng số trang của mình chính xác hơn (một cái gì đó chúng ta sẽ xem xét một chút sau trong bài viết này) hoặc xóa số trang khỏi tài liệu của bạn.
Di chuột qua một trong bốn tùy chọn đầu tiên và một bộ sưu tập số trang xuất hiện. Mỗi tùy chọn trong thư viện cung cấp cho bạn một ý tưởng chung về cách số trang sẽ trông trên trang của bạn.
Đó là phiên bản đơn giản của việc thêm số trang và nó hoạt động đủ tốt nếu bạn có một tài liệu đơn giản - một nơi bạn muốn tất cả các trang được đánh số và bạn muốn chúng được đánh số theo cùng một quy ước.
Tuy nhiên, đối với một số tài liệu, bạn sẽ muốn có được một chút huyền ảo. Ví dụ: nếu bạn không muốn số trang xuất hiện trên trang đầu tiên của tài liệu (hoặc trên trang đầu tiên của mỗi phần) thì sao? Hoặc nếu bạn muốn vị trí số trang khác nhau trên các trang lẻ và chẵn, cách nó nằm trong một cuốn sách thì sao? Hoặc nếu bạn có các phần khác nhau mà bạn muốn được đánh số khác nhau - như phần giới thiệu hoặc mục lục nơi bạn muốn chữ số La Mã thay vì chữ số Ả Rập được sử dụng trong phần còn lại của tài liệu của bạn?
Vâng, Word có một cách để làm tất cả điều đó.
Cách đánh số trang không xuất hiện trên trang đầu tiên của tài liệu hoặc phần
Khi trang đầu tiên của bạn là trang tiêu đề, bạn có thể muốn sử dụng chân trang hoặc tiêu đề khác cho trang đó so với bạn sử dụng trong phần còn lại của tài liệu và bạn có thể không muốn số trang hiển thị trên trang đó. Khi bạn mở phần đầu trang hoặc chân trang của mình bằng cách nhấp đúp vào một nơi nào đó trong các khu vực đó, Word sẽ mở tab tab Design Design mới trên Ribbon trong phần có tên là Công cụ Header & Footer.
Trên tab đó, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Trang khác.
Điều quan trọng cần biết ở đây là tùy chọn này áp dụng cho phần của tài liệu nơi điểm chèn của bạn hiện đang được đặt. Nếu bạn chỉ có một phần trong tài liệu của mình, việc chọn tùy chọn Trang khác nhau của Trang đầu tiên làm cho tiêu đề và chân trang hiện tại biến mất khỏi trang đầu tiên của tài liệu của bạn. Sau đó, bạn có thể nhập thông tin khác nhau cho đầu trang hoặc chân trang của mình trên trang đầu tiên nếu bạn muốn.
Nếu bạn có nhiều phần trong tài liệu của mình, bạn có thể thay đổi tiêu đề và chân trang cho trang đầu tiên của mỗi phần. Giả sử bạn đang viết một cuốn sách với các chương khác nhau và bạn có mỗi chương được thiết lập trong phần riêng của nó. Nếu bạn không muốn phần đầu trang và chân trang thông thường (và số trang) hiển thị trên trang đầu tiên của mỗi phần, bạn chỉ cần đặt điểm chèn của mình ở đâu đó trong phần đó và sau đó bật tùy chọn Trang đầu tiên khác nhau.
Cách đánh số trang lẻ và số chẵn
Bạn cũng có thể thiết lập đánh số trang để vị trí của số trang khác nhau trên các trang lẻ và chẵn. Bạn sẽ thấy rằng hầu hết các cuốn sách đều sử dụng phương pháp này để số trang xuất hiện ở phía bên trái ở trang bên trái (chẵn) và về phía bên phải ở trang bên phải (lẻ). Điều này ngăn số trang bị che khuất bởi ràng buộc của cuốn sách và giúp chúng dễ nhìn hơn khi bạn lướt qua các trang.
Word cũng có một tùy chọn cho điều đó. Trên cùng một tab Thiết kế của Chế độ ăn mặc trong phần Đầu trang & Công cụ chân trang của Phần ruy băng, chỉ cần nhấp vào tùy chọn Khác biệt và các trang chẵn.
Word tự động định dạng số trang để xuất hiện theo cách chúng sẽ có trong một cuốn sách và sau đó bạn có thể thực hiện bất kỳ điều chỉnh thủ công nào bạn muốn.
Cách thêm số và định dạng khác nhau vào các phần khác nhau
Hầu hết các tài liệu sử dụng chữ số Ả Rập (1, 2, 3, v.v.) trong phần chính của tài liệu và một số sử dụng chữ số La Mã (i, ii, iii, v.v.) cho các phần khác nhau như mục lục, giới thiệu và chú giải . Bạn cũng có thể thiết lập tài liệu của mình theo cách này trong Word.
Điều đầu tiên bạn cần làm là tạo các phần khác nhau trong tài liệu của bạn cho các phần khác nhau trong tài liệu của bạn. Vì vậy, ví dụ, nếu bạn muốn mục lục và phần giới thiệu của mình được đánh số khác với phần chính của tài liệu, bạn cần tạo một phần khác lên phía trước để giữ các phần đó.
Để làm điều này, hãy đặt điểm chèn của bạn ở ngay đầu tài liệu của bạn (nếu bạn chưa tạo nội dung sơ bộ đó) hoặc đặt nó ngay trước trang đầu tiên của nội dung chính của bạn (nếu bạn đã tạo nội dung sơ bộ).
Chuyển sang tab Bố cục của Bố cục trên Dải băng và nhấp vào nút Giảm giá.
Trong menu thả xuống, nhấp vào tùy chọn Trang kế tiếp của Trang. Như mô tả nói, điều này tạo ra một phần ngắt và bắt đầu phần mới trên trang tiếp theo.
Bây giờ bạn đã tạo phần riêng biệt, bạn có thể thay đổi định dạng của số trang ở đó. Điều đầu tiên bạn sẽ muốn làm là phá vỡ liên kết giữa phần sơ bộ mới của bạn và phần tiếp theo nơi phần chính của tài liệu của bạn bắt đầu. Để làm điều đó, hãy mở khu vực đầu trang hoặc chân trang (bất cứ nơi nào bạn có số trang của bạn) trong phần chính của tài liệu của bạn. Trên tab Công cụ thiết kế kiểu Cameron trong phần Đầu trang & Công cụ chân trang của Phần ruy băng, bấm vào tùy chọn Liên kết đến trước trước để phá vỡ liên kết đến đầu trang và chân trang của phần trước.
Bây giờ bạn đã phá vỡ liên kết, bạn có thể sửa số trang theo cách bạn muốn. Điều này mất một vài bước.
Bắt đầu bằng cách mở khu vực đầu trang và chân trang của bất kỳ trang nào trong phần sơ bộ đó. Bạn sẽ thấy rằng việc đánh số trang vẫn tồn tại từ trước khi bạn tạo phần ngắt mới.
Nhấp chuột phải vào số trang và chọn lệnh Định dạng Số trang Số trang từ menu ngữ cảnh.
Trong cửa sổ Định dạng Số Trang, chọn loại số bạn muốn sử dụng cho phần từ menu thả xuống Định dạng Số Số. Ở đây, chúng tôi đã đi với chữ số La Mã viết thường. Nhấp vào OK OK khi bạn hoàn thành.
Và bạn có thể thấy rằng đánh số trang của chúng tôi trong phần đó đã thay đổi thành chữ số La Mã.
Đó là một sửa chữa dễ dàng, mặc dù. Nhấp chuột phải vào số trang và chọn lệnh Định dạng Số trang Số trang từ menu ngữ cảnh.
Trong cửa sổ Định dạng số trang, chọn tùy chọn Bắt đầu tại At, sau đó đặt hộp ở bên phải tới 1 1 để bắt đầu phần trên trang một.
Thats tất cả để có nó. Bây giờ bạn nên có hai phần với số lượng và định dạng khác nhau.
Kiểm soát số trang bằng cách sử dụng các trường
Word đánh số tất cả các trang của bạn, nhưng những số đó vẫn bị ẩn trừ khi bạn bảo Word hiển thị chúng. Bằng cách chèn mã trường ở bất cứ đâu trên trang, bạn có thể yêu cầu Word tiết lộ số trang. Tùy chọn này cho phép bạn kiểm soát tốt số trang. Nó cũng cho phép bạn đặt số ở bất cứ đâu bạn cần và không chỉ trong các tiêu đề, chân trang và lề. Ví dụ: bạn có thể đặt chúng vào hộp văn bản nếu bạn muốn.
Đặt điểm chèn của bạn vào nơi bạn muốn chèn số trang và sau đó nhấn Ctrl + F9 để chèn dấu ngoặc trường, trông giống như sau: . Sau đó, nhập vào TRANG PAGE Bên trong dấu ngoặc như thế này:
Bạn cũng có thể sử dụng một vài công tắc cùng với lệnh PAGE cung cấp cho bạn một số quyền kiểm soát đối với kiểu mà số của bạn xuất hiện. Sử dụng một trong các mã dưới đây để cung cấp cho các số của bạn giao diện bạn cần.
TRANG \ * Tiếng Ả Rập
TRANG \ * bảng chữ cái
TRANG \ * ALPHABETIC
TRANG \ * roman
TRANG \ * ROMAN
Để hoàn tất, nhấp chuột phải vào bất kỳ vị trí nào giữa các dấu ngoặc và chọn lệnh Cập nhật trường Field từ menu ngữ cảnh.
Dưới đây là ví dụ về số trang chúng tôi đã chèn vào hộp văn bản ở dưới cùng bên phải của trang.
Sửa số trang bị hỏng
Nếu số trang của bạn bị hỏng trong một tài liệu - có thể chúng xuất hiện không tuần tự hoặc dường như khởi động lại một cách ngẫu nhiên - hầu như luôn luôn là do sự cố với các phần.
Đối với Word, một tài liệu không thực sự là một điều khi nói đến định dạng. Word chia mọi thứ thành các phần, đoạn văn và ký tự - và đó là.
Để sửa lỗi đánh số trang bị hỏng, hãy bắt đầu bằng cách xác định các phần trong tài liệu của bạn. Cách dễ nhất để thực hiện việc này là chuyển sang menu Chế độ xem của Chế độ xem trên Dải băng và sau đó nhấp vào nút Bản nháp của bản phác thảo để vào chế độ xem bản nháp.
Trong chế độ xem nháp, Word hiển thị cho bạn chính xác nơi xảy ra ngắt phần và loại nghỉ.
Khi bạn đã xác định vị trí của phần bị ngắt, hãy quay lại chế độ xem Bố cục In (để bạn có thể thấy các tiêu đề và chân trang dễ dàng hơn). Đây là nơi bạn sẽ cần bắt đầu làm một số công việc thám tử.
Đảm bảo rằng các phần mà bạn muốn đánh số trang liên tục có các tiêu đề và chân trang của chúng được liên kết với nhau và các phần mà bạn không muốn đánh số liên tục sẽ khiến liên kết đó bị hỏng. Bạn cũng có thể sử dụng các phương pháp chúng tôi đã trình bày trong bài viết này để đảm bảo việc đánh số trang của các phần bắt đầu đúng số
