Tìm hiểu cách sử dụng Bản đồ tài liệu trong Word 2007

Bản đồ Tài liệu trong Word 2007 cung cấp điều hướng dễ dàng trong các tài liệu dài. Bạn có thể nhảy xung quanh tài liệu của bạn bằng các tiêu đề hoặc trang. Nó cũng cung cấp cái nhìn toàn cảnh về cấu trúc tài liệu của bạn.

Gần đây, chúng tôi đã chỉ cho bạn cách sử dụng ngăn điều hướng trong Word 2010. Nó tương tự như Bản đồ tài liệu trong Word 2007. Một số tính năng đã được thêm vào Ngăn dẫn hướng trong Word 2010, như tab Tìm kiếm và khả năng sắp xếp lại tài liệu của bạn bằng cách kéo và thả các tiêu đề.

Tuy nhiên, Bản đồ tài liệu trong Word 2007 vẫn hữu ích. Bài viết này chỉ cho bạn cách sử dụng nó để điều hướng tài liệu của bạn và để xem cấu trúc tài liệu của bạn và cách bạn có thể thay đổi phong cách của phác thảo Bản đồ tài liệu.

GHI CHÚ: Để sử dụng toàn bộ Bản đồ Tài liệu, bạn phải định dạng các tiêu đề trong tài liệu của mình bằng các kiểu tiêu đề tích hợp. Phác thảo tài liệu trên Bản đồ tài liệu được tạo bằng các tiêu đề tích hợp trong tài liệu của bạn.

Để xem Bản đồ Tài liệu, nhấp vào tab Xem trên ruy-băng và chọn hộp kiểm Bản đồ Tài liệu trong nhóm Hiển thị / Ẩn.

Một khung hiển thị ở bên trái của cửa sổ Word. Theo mặc định, Bản đồ Tài liệu hiển thị. Nhấp vào bất kỳ tiêu đề nào trong đề cương để nhanh chóng chuyển đến phần đó trong tài liệu của bạn.

Bạn cũng có thể xem một bộ sưu tập các hình thu nhỏ của tất cả các trang trong tài liệu của bạn. Để thực hiện việc này, chọn Hình thu nhỏ từ danh sách thả xuống ở đầu ngăn Bản đồ Tài liệu.

Một tập hợp các hình thu nhỏ đại diện cho tất cả các trang trong tài liệu của bạn sẽ hiển thị trong ngăn Bản đồ Tài liệu. Bấm vào một trang để nhanh chóng chuyển đến trang đó.

Bạn có thể chọn mức tiêu đề bạn muốn hiển thị bằng cách nhấp chuột phải vào ngăn Bản đồ Tài liệu và chọn tùy chọn Hiển thị Tiêu đề. Ví dụ: nếu bạn chọn Hiển thị Tiêu đề 2, thì tất cả các mục Heading 1 sẽ được mở rộng để chỉ hiển thị các mục Heading 2. Bất kỳ tiêu đề nào trong Tiêu đề 2 đều được thu gọn và không hiển thị.

LƯU Ý: Bạn cũng có thể mở rộng hoặc thu gọn các tiêu đề bằng cách sử dụng dấu cộng và dấu trừ ở bên trái của tiêu đề.

Bạn có thể thay đổi kích thước ngăn Bản đồ Tài liệu bằng cách di chuyển con trỏ qua đường viền giữa ngăn và tài liệu của bạn cho đến khi nó trông giống như con trỏ trong hình bên dưới và nói Thay đổi kích thước. Nhấp và giữ vào đường viền và kéo nó sang trái hoặc phải để làm cho khung hẹp hơn hoặc rộng hơn.

Thật không may, menu ngữ cảnh Bản đồ Tài liệu không cung cấp cách thay đổi định dạng của phác thảo Bản đồ Tài liệu. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi định dạng này bằng cách thay đổi kiểu Bản đồ Tài liệu. Để thực hiện việc này, bấm vào nút trình khởi chạy hộp thoại Kiểu trong nhóm Kiểu trên tab Trang chủ. Bạn cũng có thể nhấn Alt + Ctrl + Shift + S.

Cửa sổ Styles hiển thị. Nhấp vào nút Quản lý kiểu ở cuối cửa sổ Kiểu.

Trên tab Chỉnh sửa, trên hộp thoại Quản lý Kiểu, cuộn trong hộp Chọn kiểu để chỉnh sửa cho đến khi bạn tìm thấy kiểu Bản đồ Tài liệu. Chọn nó và nhấp vào Sửa đổi.

Chọn các tùy chọn định dạng mong muốn trên hộp thoại Sửa đổi kiểu. Sử dụng nút Định dạng để truy cập nhiều tùy chọn hơn để đặt. Nhấn OK khi bạn hoàn thành việc thay đổi định dạng. Bạn được đưa trở lại hộp thoại Manage Styles. Nhấn OK để đóng nó.

Để đóng cửa sổ Kiểu, nhấp vào nút X ở góc trên, bên phải của cửa sổ.

LƯU Ý: Trong Word 2007, Bản đồ Tài liệu đôi khi hiển thị đường viền của các tiêu đề ở dạng nhỏ, không thể đọc được. Đây là một lỗi đã biết. Tuy nhiên, có một cách giải quyết. Giải pháp là chuyển sang Chế độ xem phác thảo và sau đó quay lại. Để thực hiện việc này, bấm vào Phác thảo trong nhóm Chế độ xem Tài liệu trên tab Xem. Sau đó, nhấp vào Đóng Chế độ xem phác thảo trên tab Phác thảo.

Bên cạnh việc cho phép bạn điều hướng dễ dàng trong tài liệu của mình, Bản đồ Tài liệu cũng cho bạn biết bạn đang ở đâu trong tài liệu của mình. Khi bạn cuộn qua tài liệu của mình bằng thanh cuộn hoặc các phím Page Up và Page Down, Bản đồ Tài liệu sẽ làm nổi bật tiêu đề hiện tại.

Kết thúc.