BCC là gì và tại sao bạn là một người khủng khiếp nếu bạn không sử dụng nó
Rất ít tiện ích trong quy trình làm việc kỹ thuật số hiện đại có sẵn rộng rãi nhưng bị bỏ qua rộng rãi (hoặc bị lạm dụng hoàn toàn) như chức năng BCC email. Nếu bạn phạm tội lạm dụng hoặc bỏ bê sức mạnh của nó (và bạn có cơ hội tốt), đã đến lúc bạn nên ăn năn và, trong quá trình đó, hãy cắt giảm thư rác và bảo vệ quyền riêng tư của bạn bè và gia đình bạn.
BCC là gì và nó đến từ đâu?
Có ba vị trí địa chỉ trong mỗi ứng dụng email: TO, CC và BCC, tương ứng với tên lửa [phân phối] cho các bản sao, các bản sao carbon, và các bản sao mù carbon, một cách tương ứng. Những ký hiệu này là một sự tiếp quản từ thế giới đi trước thư điện tử: thư vật lý và bản ghi nhớ.
Ví dụ, trong các bản ghi nhớ kinh doanh giữa thế kỷ, sẽ có một khe TO cho người nhận chính, một khe CC cho các cá nhân cần tham gia giao tiếp nhưng không phải là người nhận chính và một khe thứ ba, BCC, cho những cá nhân cũng cần tham gia giao tiếp, nhưng vì bất kỳ lý do gì, danh tính của họ sẽ bị giữ lại từ các bản ghi nhớ được lưu hành cho người nhận trong các khe địa chỉ TO và CC.
Khi thư điện tử xuất hiện, các quy ước tương tự được sử dụng trong thư giấy và ghi nhớ đã được sao chép, cả hai đều không quen thuộc và vì chúng vẫn hữu ích mặc dù thư không còn được sao chép và gửi đi.
Nếu những quy ước này tồn tại trong nhiều thập kỷ trước khi email ra đời và vẫn tiếp tục tồn tại trong nửa thế kỷ can thiệp, vậy thì rắc rối sẽ phát sinh ở đâu? Có hai hình thức lạm dụng BCC: sao chép carbon mù thụ động (dạng rắc rối độc hại) và bỏ qua việc sử dụng sao chép carbon mù để bảo vệ sự riêng tư (rắc rối phát sinh từ sự thiếu hiểu biết). Chúng ta hãy xem làm thế nào và tại sao để tránh từng.
Nói không với sao chép mù carbon thụ động
Việc sử dụng tồi tệ nhất của bản sao carbon mù là thụ động mạnh mẽ bắt giữ một đồng nghiệp. Loại lạm dụng BCC này tăng lên khi nhân viên sử dụng chức năng BCC như một cách gián tiếp chiến đấu với đồng nghiệp của họ, hút lấy ông chủ của họ, hoặc nói cách khác là tham gia vào các vụ trốn thoát tại nơi làm việc không ổn định.
Hình ảnh lịch sự của EC Comics.
Ví dụ, một nhân viên có thể đưa sếp của họ làm người nhận BCC vào email mà họ đang gửi cho một nhân viên khác để sếp của họ thấy rằng họ đang liên lạc với nhân viên kia hoặc nhân viên kia không đáp ứng một nghĩa vụ nào đó hoặc hạn chót. Kiểu giao tiếp sóc bí mật này thường được tán thành ở nơi làm việc và chúng tôi sẽ không tán thành bất kỳ loại hành vi nào tạo ra một môi trường làm việc hung hăng và thụ động.
Lời khuyên duy nhất của chúng tôi về vấn đề này là: Dừng lại.
Trừ khi bộ phận nhân sự của bạn hoặc sếp của bạn rõ ràng đến với bạn và hướng dẫn bạn đến BCC thông tin liên lạc của bạn, bạn nên tránh thực hành.
Nếu những người bên ngoài giao tiếp chính cần được giữ trong vòng lặp, thậm chí cao hơn, cách tốt nhất là đưa họ vào địa chỉ CC và thông báo cho người nhận TO về người được đưa vào và vì lý do gì.
Điều này không chỉ tạo ra một hộp thoại trưởng thành hơn ở nơi làm việc, nó còn giúp bạn tránh một sự kiện đặc biệt xấu hổ: nếu sếp của bạn hoặc người nhận BCC khác sử dụng chức năng trả lời tất cả, họ sẽ tiết lộ một cách hiệu quả nội dung của email trước. Hãy thử giải thích điều đó với đồng nghiệp mà bạn đang âm mưu chống lại máy làm mát nước.
May mắn thay, số người độc hại sử dụng chức năng BCC rất ít, điều này dẫn chúng ta đến những người chiếm phần lớn sự lạm dụng: sự vô tình.
Bạn bè Đừng sao chép bạn bè
Nếu phần lớn mọi người không sử dụng chức năng BCC một cách độc hại như một phần của chiến dịch chiến tranh tâm lý chống lại đồng nghiệp của họ, thì điều đó sẽ rời chúng ta ở đâu? Nó để lại cho chúng ta hàng triệu của những người vô tình bỏ bê thậm chí sử dụng chức năng BCC ngay từ đầu.
Hình ảnh lịch sự của Thư viện Công cộng Denver, Bộ sưu tập Lịch sử phương Tây.
Tại sao chức năng BCC rất quan trọng? Nó cho phép bạn gửi email cho ai đó mà không cần người đó nhìn thấy những người khác nhận email, bảo vệ hiệu quả thông tin cá nhân của họ. Dưới đây là một ví dụ về email chuyển tiếp, được loại bỏ khỏi kho lưu trữ email của chính chúng tôi:
Mỗi vệt mờ màu xanh trong hình ảnh được lọc riêng tư ở trên là một địa chỉ email. Không chỉ có hơn 40 địa chỉ email trong danh sách người nhận chuyển tiếp mà chúng tôi đã đưa vào, mà còn có hai bộ khối chuyển tiếp còn lại trong email được chuyển tiếp (xem ở trên) bao gồm 13 và 8 địa chỉ email, tương ứng. Điều này có nghĩa là có hơn 60 địa chỉ email trong toàn bộ cơ thể của email.
Bây giờ, bạn có thể tự hỏi bản thân mình Vậy sao? Nó có vấn đề gì? Một số vấn đề vì nhiều lý do. Trước hết, có vấn đề đơn giản về quyền riêng tư và đối xử với quyền riêng tư của những người trong danh sách liên lạc của bạn (có thể là bạn bè, gia đình hoặc đối tác kinh doanh) một cách tôn trọng. Không cần phải nói rằng những người bắn ra phía trước và gửi email hàng loạt với hàng chục bạn bè và cộng sự của họ không dành thời gian để liên lạc cá nhân với hàng tá người nhận đó và hỏi họ có muốn thông tin liên hệ của họ được chia sẻ với mọi người khác trên danh sách người nhận. Hoàn toàn không tôn trọng khi chia sẻ thông tin liên hệ mà không có sự cho phép của cá nhân được đề cập.
Nó càng trở nên thiếu tôn trọng và rắc rối hơn khi đám đông những người bạn gửi email càng đa dạng. Nếu bạn gửi email cho mười người trong một tổ chức dân sự nhỏ đã biết nhau, vấn đề có thể là vấn đề. Nếu bạn là giáo viên và bạn đang gửi email cho hàng chục (nếu không phải hàng trăm) học sinh một số tài liệu bổ sung, đột nhiên bạn đang chia sẻ thông tin liên hệ cá nhân của nhiều người với nhiều người khác mà họ có thể không muốn chia sẻ với.
Tệ hơn nữa, nếu có ai đó vô tình nhấn vào Trả lời Tất cả các email của bạn với bất kỳ email nào bạn gửi với các khe TO và CC được tải đầy đủ, mỗi người trong danh sách người nhận ban đầu đều nhận được hồi âm. Tốt nhất, điều đó tương đối vô hại nhưng chắc chắn sẽ lãng phí thời gian của những người khác khi họ mở email để xem những gì mới trong cuộc thảo luận. Tệ nhất, như đã xảy ra nhiều lần trong các tập đoàn trên toàn thế giới, email có thể có một cuộc sống của riêng mình khi hàng trăm nhân viên trả lời, tranh luận và tương tác với email. Một phản ứng dây chuyền trả lời như vậy có thể kéo dài hàng ngàn email và thậm chí có thể sinh ra các cuộc chiến ngọn lửa (có một cuộc chiến rực lửa như vậy tại Tandem Computer vào cuối thế kỷ 20 kéo dài năm).
Thứ hai, và mối quan tâm thiết thực hơn đối với những người bạn có thể ít quan tâm đến nghi thức email tốt và bảo vệ quyền riêng tư của bạn bè, những loại email hàng loạt này vô tình tạo ra danh sách nhỏ các địa chỉ email cho phần mềm độc hại và kẻ gửi thư rác. Nếu địa chỉ email của bạn kết thúc bằng một email chuyển tiếp khổng lồ được gửi xung quanh thế giới tục ngữ, bạn có thể yên tâm rằng một nơi nào đó dọc theo dòng bạn sẽ kết thúc trong danh sách thư rác. Tệ hơn nữa, nếu một trong những người dùng kết thúc với email chuyển tiếp của bạn đang ngồi trong ruột hộp thư đến của họ bị phần mềm độc hại sao chép qua danh sách liên hệ và địa chỉ email được tìm thấy trong hộp thư đến, bạn có thể sẽ gặp phải một email độc hại tìm đường đến với bạn.
Sử dụng BCC một cách khôn ngoan
Nếu bạn ở trại sau, những người bỏ qua chức năng BCC, bạn có thể tự hỏi mình có thể làm gì để tránh sự riêng tư và bảo mật giả mà chúng tôi đã nêu ở trên. Đừng lo lắng, một khi bạn nhận thấy việc bỏ qua chức năng BCC sẽ khủng khiếp đến mức nào, thì rõ ràng bạn cần phải làm gì để rửa sạch những hành vi email kém trước đây của mình.
Đầu tiên, và trên hết, bạn bắt đầu bằng cách tự hỏi mình Tôi có thực sự cần gửi email này cho mọi người trong danh sách liên lạc của mình không? Ba mươi trong số họ? Có ai trong số họ không? Câu trả lời cho những câu hỏi đó cho hầu hết các email là: Không. Không, bạn không cần phải gửi email cá nhân hoặc chuyển tiếp cho mọi người trong danh sách liên hệ của bạn.
Thứ hai, khi bạn làm tìm cho mình một lý do chính đáng để gửi email cho rất nhiều người cùng một lúc. Ví dụ như, bạn đang chuyển sang một nhà cung cấp email mới hoặc bạn muốn gửi địa chỉ gửi thư mới của mình tới hàng trăm bạn bè và người thân của bạn, điều thích hợp duy nhất cần làm là đặt địa chỉ của họ vào khe BCC. Điều này đảm bảo rằng tất cả các tệ nạn gửi email TO / CC hàng loạt đều được loại bỏ: địa chỉ email của tất cả người nhận được giữ kín, không có khả năng bot spam hoặc phần mềm độc hại trên máy tính của một người nhận thu thập email của người nhận khác và nếu bất kỳ ai trong số họ cần trả lời bạn để đặt câu hỏi hoặc họ sẽ không đưa ra câu hỏi hoặc nhận xét của họ cho mọi người khác.
BCC tăng quyền riêng tư, tăng tính bảo mật và cắt giảm hộp thư đến mà bạn bè và đồng nghiệp của bạn phải lội qua. Hoàn toàn không có lý do để tránh sử dụng nó khi làm như vậy đơn giản như việc đặt các địa chỉ vào một khe địa chỉ khác.
