Microsoft Flow là gì?

Là một phần trong nỗ lực của Microsoft đối với các ứng dụng di động và đám mây, họ đã đầu tư vào một số bổ sung chỉ dành cho đám mây cho các ứng dụng Office quen thuộc cũ. Một trong số đó là Flow, một hệ thống dựa trên kích hoạt để tạo quy trình công việc tự động.

Dòng chảy làm gì?

Nếu bạn là người thường xuyên đọc How-To Geek, có lẽ bạn sẽ biết về động lực cho năng suất cá nhân đang hoành hành trong suốt cả thiên niên kỷ. Flow là nỗ lực của Microsoft trong việc cung cấp cho bạn loại tự động hóa để thông báo, cảnh báo, thu thập dữ liệu và liên lạc sẽ giúp bạn dành ít thời gian hơn cho công việc quản trị viên nhàm chán nhưng cần thiết và nhiều thời gian hơn cho những điều thú vị (và hiệu quả).

Hãy nghĩ về Flow như IFTTT, nhưng nghiêng về văn phòng hơn là IoT hoặc phần cứng.

Flow cho phép bạn tạo ra các luồng Flow (viết tắt của dòng công việc của Google) dựa trên các sự kiện kích hoạt. Ví dụ: bạn có thể tạo một luồng sẽ tải xuống các câu trả lời cho bảng câu hỏi Microsoft Forms về Dropbox thường xuyên hoặc đăng một tin nhắn trong kênh Slack nếu việc xây dựng Visual Studio thất bại.

Bất cứ ai cũng có thể sử dụng nó?

Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng Flow nếu họ đăng ký tài khoản Microsoft miễn phí. Những người có đăng ký Office 365 cũng có thể sử dụng Flow, nhưng họ có nhiều chức năng giống như những người có tài khoản Microsoft miễn phí.

Flow cũng đi kèm với các phiên bản kinh doanh của Office 365 và Dynamics 365, nhưng các cấp đăng ký khác nhau có các phiên bản luồng khác nhau phù hợp với các tài khoản trả phí và miễn phí. Hơi khó hiểu một chút, nhưng bạn có thể xem chi tiết trên trang giá của Microsoft.

Bạn cũng có thể trả tiền cho tài khoản Flow nếu bạn dự định sử dụng nhiều hơn tài khoản miễn phí cho phép. Có ba kế hoạch định giá:

• Flow Free: Gói miễn phí cho phép bạn tạo các luồng không giới hạn, nhưng bạn chỉ nhận được 750 lượt chạy mỗi tháng và kiểm tra diễn ra cứ sau 15 phút.
• Kế hoạch dòng 1: Kế hoạch này chạy $ 5 mỗi tháng. Bạn nhận được 4500 lượt chạy mỗi tháng và kiểm tra xảy ra cứ sau ba phút. Bạn cũng nhận được một số trình kết nối cao cấp cho các dịch vụ như MailChimp và Salesforce.
• Kế hoạch dòng chảy 2: Kế hoạch này chạy $ 15 mỗi tháng. Bạn nhận được 15.000 lượt chạy mỗi tháng và kiểm tra xảy ra mỗi phút. Bạn nhận được các trình kết nối cao cấp tương tự do Flow Plan 1 cung cấp và bạn cũng có quyền truy cập vào các cài đặt chính sách của tổ chức và một số luồng quy trình kinh doanh.

Bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí trong 90 ngày cho một trong các gói trả phí, thời gian này đủ dài để tìm hiểu xem có đáng để loại bỏ tiền không.

Tôi có thể làm gì với dòng chảy?

Flow là tất cả về việc loại bỏ sự khó chịu của các nhiệm vụ mà máy tính có thể làm cho bạn thay vào đó. Điều này có thể đơn giản như nhận thông báo qua email khi ai đó sửa đổi tệp trong Dropbox hoặc phức tạp như quy trình làm việc nhiều bước với các phê duyệt, cảnh báo và thông báo dựa trên phân tích dữ liệu thời gian thực của Power BI.

Bạn có thể tạo ba loại luồng chính:

• Tự động: Luồng được kích hoạt tự động bởi một sự kiện, như email đến hoặc thay đổi tệp.
• Nút: Một luồng được kích hoạt bằng tay bởi một nút bạn nhấn.
• Lên kế hoạch: Luồng chạy tại thời điểm đã đặt, một lần hoặc dưới dạng hành động định kỳ.

Người dùng doanh nghiệp trên gói trả phí cũng có quyền truy cập vào các luồng quy trình kinh doanh, hướng dẫn nhân viên qua các bước để nhập dữ liệu, với khả năng kích hoạt các luồng tiếp theo dựa trên dữ liệu.

Thật khó để nghĩ ra cách bạn sử dụng loại công cụ này, vì vậy Microsoft đã cung cấp một số lượng lớn các mẫu bạn có thể chọn, một số mẫu được thiết kế cho các tình huống cụ thể (năng suất, bán hàng, phát triển phần mềm, v.v.) và phần còn lại của họ bằng cách sử dụng kết nối cụ thể. Trình kết nối là một liên kết giữa Flow và ứng dụng khác.

Có các trình kết nối cho một số lượng lớn ứng dụng, bao gồm mọi ứng dụng của Microsoft có giao diện SAAS (bao gồm GitHub), cùng với các trình kết nối cho Slack, Dropbox, Gmail, MailChimp, Jira, Twitter, BaseCamp, và nhiều hơn nữa. Một số trong số chúng chỉ dành cho khách hàng cao cấp (tức là đã trả tiền), nhưng hầu hết trong số này là các dịch vụ doanh nghiệp như BitBucket và Salesforce mà bạn không cần là người dùng cá nhân. Ngoài ra còn có các kết nối cho các giao thức như FTP và RSS. Tổng cộng có các trình kết nối cho 323 ứng dụng và giao thức tại thời điểm viết và bạn có thể tự viết nếu bạn cần một trình kết nối khác.

Dòng chảy có tốt hơn IFTTT không?

Câu trả lời cho điều đó phụ thuộc vào những gì bạn cần từ họ. Flow tập trung vào doanh nghiệp và phần mềm hơn; IFTTT tập trung nhiều người dùng và IoT hơn. Nếu bạn muốn đèn của bạn bật để trả lời tin nhắn Slack, IFTTT là lựa chọn tốt nhất của bạn. Nếu bạn muốn danh sách SharePoint được cập nhật mỗi khi ai đó trả lời khảo sát bạn đã tạo, Flow là tùy chọn tốt hơn. Cả hai đều giỏi trong những gì họ làm và đối với một số nhiệm vụ, bạn có thể vui vẻ sử dụng.