Các tệp dữ liệu PST của Outlook của tôi ở đâu và làm cách nào tôi có thể di chuyển chúng đi đâu đó?

Hầu hết mọi người đều biết rằng Outlook lưu trữ email cho từng tài khoản trong tệp lưu trữ bảng cá nhân (PST), nhưng việc tìm ra vị trí của tệp đó tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn đang sử dụng. Đây là nơi Outlook lưu trữ các tệp của bạn và cách bạn có thể di chuyển chúng nếu bạn cần.

Outlook vẫn là một trong những ứng dụng email khách tốt nhất dành cho Windows và là ứng dụng khách thực tế trong hầu hết các doanh nghiệp sử dụng máy chủ email Microsoft Exchange. Outlook cũng hoạt động tốt cho sử dụng cá nhân. Nó luôn cung cấp hỗ trợ tốt cho các tài khoản POP3 và IMAP thông thường, nhưng cũng đã đạt được nhiều tiến bộ trong những năm gần đây khi chơi tốt với các dịch vụ email như Gmail và Outlook.com. Nó cũng cung cấp một lịch vững chắc và hệ thống nhắc nhở được tích hợp tốt. Hầu hết thời gian, bạn sẽ không cần bận tâm đến vị trí các tệp dữ liệu Outlook của mình. Nhưng nếu bạn muốn đảm bảo các tệp được sao lưu hoặc bạn muốn di chuyển chúng sang một ổ cứng khác để tiết kiệm dung lượng, thì đây là cách tìm và làm việc với chúng.

Tệp PST là gì?

Nếu bạn đã sử dụng Outlook trong bất kỳ khoảng thời gian nào, có thể bạn đã nghe nói về các tệp PST. Mỗi tài khoản email bạn thiết lập trong Outlook sẽ có cơ sở dữ liệu riêng dưới dạng tệp bảng lưu trữ cá nhân (PST), trong đó email, mục lịch, danh bạ và lời nhắc đều được lưu trữ. Dữ liệu trong tệp PST có thể hoặc không được nén và mã hóa, tùy thuộc vào cài đặt của bạn. Bạn có thể nhận thấy rằng Outlook chậm lại khi có nhiều dữ liệu được lưu trữ trong tệp PST của bạn. Đôi khi, Outlook sẽ đề nghị lưu trữ các email cũ của bạn để giúp giảm bớt vấn đề này và để bạn có ít vật phẩm cũ hơn để lội qua khi bạn đi về trong ngày của mình.

Bạn cũng có thể nhận thấy các tệp có phần mở rộng .ost trong thư mục dữ liệu Outlook của mình. Các tệp OST có cùng định dạng với PST, nhưng thường được sử dụng làm lưu trữ email ngoại tuyến tạm thời cho các máy chủ Exchange và cho các máy chủ webmail như Gmail và Outlook.com. Ý tưởng là bạn vẫn có thể tương tác với các tin nhắn được lưu trong tệp OST khi bạn bị ngắt kết nối với máy chủ email - chẳng hạn như khi bạn không có internet - và khi bạn kết nối lại với máy chủ, Outloook sẽ đồng bộ hóa mọi thứ.

Điều này có nghĩa là dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ trong tệp PST nếu bạn đang sử dụng tài khoản POP3 hoặc IMAP tiêu chuẩn hoặc tài khoản Exchange nơi lưu trữ ngoại tuyến không được định cấu hình. Thay vào đó, Gmail, Outlook.com và các máy chủ webmail khác sẽ nhận được tệp OST. Tài khoản trao đổi thậm chí có thể sử dụng cả tệp OST để truy cập ngoại tuyến và tệp PST để sao lưu dữ liệu.

Các tệp PST và OST của tôi được lưu ở đâu?

Nơi Outlook lưu tệp dữ liệu của bạn tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn đang chạy. Theo mặc định, Outlook 2007 và 2010 lưu trữ các tệp PST trong thư mục AppData của bạn tại vị trí sau:

C: \ người dùng \tên người dùng\ AppData \ Địa phương \ Microsoft \ Outlook

Outlook cũng lưu trữ tất cả các tệp OST trong cùng một vị trí AppData, bất kể phiên bản Outlook nào bạn đang chạy.

Bắt đầu với Outlook 2013, vị trí của các tệp PST được chuyển đến thư mục Tài liệu. Outlook 2013 và 2016 hiện lưu trữ các tệp PST tại vị trí sau:

C: \ người dùng \tên người dùng\ Tài liệu \ Tệp Outlook

Bạn cũng có thể tìm hiểu chính xác nơi tệp PST cho tài khoản email được lưu trữ trong Outlook. Trong Outlook 2010, 2013 và 2016, nhấp vào menu Tệp File, chọn cài đặt thả xuống Cài đặt tài khoản, và sau đó nhấp vào Cài đặt tài khoản trên mạng. Bắt đầu trong Outlook 2007, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Cài đặt tài khoản Công cụ menu Menu.

Trong cửa sổ Cài đặt tài khoản trên mạng Cửa sổ, trên tab Tệp dữ liệu, hãy chọn tài khoản bạn muốn điều tra và sau đó nhấp vào nút Vị trí mở tệp.

Outlook sẽ mở cửa sổ File Explorer hiển thị thư mục chứa tệp PST của bạn (hoặc tệp OST nếu bạn đã chọn tài khoản sử dụng tài khoản).

Làm cách nào tôi có thể di chuyển tệp PST của mình?

Nếu bạn muốn di chuyển các tệp Outlook của mình khỏi ổ cứng chính hoặc chỉ đặt các tệp Outlook của bạn ở một vị trí dễ quản lý hơn, có một cách. Tuy nhiên, bạn không thể đơn giản di chuyển chúng đến một vị trí mới bằng File Explorer. Nếu bạn thử, Outlook sẽ chỉ tạo một tệp PST mới ở vị trí mặc định của nó và bạn có thể mất quyền truy cập vào một số nội dung được lưu trữ trong PST thực của bạn. Thay vào đó, bạn sẽ cần nhanh chóng đi sâu vào Windows Registry để thay đổi vị trí mặc định nơi Outlook lưu trữ các tệp dữ liệu và sau đó di chuyển tệp PST hiện có của bạn trong File Explorer.

Cảnh báo tiêu chuẩn: Registry Editor là một công cụ mạnh mẽ và việc lạm dụng nó có thể khiến hệ thống của bạn không ổn định hoặc thậm chí không thể hoạt động. Đây là một cách hack khá đơn giản và miễn là bạn tuân thủ các hướng dẫn, bạn không nên có bất kỳ vấn đề nào. Điều đó nói rằng, nếu bạn chưa bao giờ làm việc với nó trước đây, hãy cân nhắc đọc về cách sử dụng Registry Editor trước khi bạn bắt đầu. Và chắc chắn sao lưu Registry (và máy tính của bạn!) Trước khi thực hiện thay đổi.

Bắt đầu bằng cách đảm bảo rằng Outlook không chạy. Sau đó, mở Trình chỉnh sửa sổ đăng ký bằng cách nhấn Bắt đầu và nhập vào regedit. Nhấn Nhấn Enter để mở Trình chỉnh sửa sổ đăng ký và cấp quyền để thực hiện các thay đổi cho PC của bạn.

Trong Trình chỉnh sửa Sổ đăng ký, sử dụng thanh bên trái để điều hướng một trong các phím sau, tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn có:

Triển vọng 2016: HKEY_CURRENT_USER \ Phần mềm \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \

Triển vọng 2013: HKEY_CURRENT_USER \ Phần mềm \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Outlook \

Triển vọng 2010: HKEY_CURRENT_USER \ Phần mềm \ Microsoft \ Office \ 14.0 \ Outlook \

Triển vọng 2007: HKEY_CURRENT_USER \ Phần mềm \ Microsoft \ Office \ 12.0 \ Outlook \

Tiếp theo, bạn sẽ tạo một giá trị mới bên trong đó Triển vọng Chìa khóa. Nhấp chuột phải vào Triển vọng khóa và chọn Mới> Giá trị chuỗi có thể mở rộng. Đặt tên cho giá trị mới ForcePSTPath . Lưu ý rằng nếu bạn đang làm việc với tệp OST chứ không phải tệp PST, bạn có thể tạo một giá trị có tên ForceOSTPath thay thế. Trên thực tế, có lẽ nên tạo cả hai giá trị để bạn có thể giữ tất cả các tệp dữ liệu Outlook của mình ở cùng một vị trí.

Bấm đúp vào cái mới ForcePSTPath (hoặc là ForceOSTPath ) giá trị để mở cửa sổ thuộc tính của nó và nhập vị trí mà bạn muốn Outlook lưu trữ các tệp dữ liệu mới vào hộp dữ liệu Giá trị dữ liệu. Nhấn OK khi bạn hoàn thành.

Bây giờ bạn có thể thoát Registry Editor. Bây giờ Outlook sẽ tạo các tệp PST mới ở vị trí bạn đã chỉ định và bây giờ bạn cũng có thể sử dụng File Explorer để kéo tệp PST từ vị trí cũ của bạn sang vị trí mới. Khi bạn mở lại Outlook, mọi thứ sẽ tiếp tục hoạt động như trước.

Cho dù bạn là người chuyên nghiệp với nhiều năm email trong Outlook hoặc người dùng cá nhân muốn sao lưu tài khoản Gmail ngoại tuyến, Outlook là một công cụ tiêu chuẩn của nhiều cuộc sống hàng ngày của chúng tôi. Bây giờ bạn biết thêm một chút về các tệp dữ liệu Outlook của bạn và những gì bạn có thể làm với chúng. Với kích thước hộp thư đến lớn hiện nay, các tệp PST của bạn thường có thể là một số tệp dữ liệu cá nhân lớn hơn của bạn, nhưng các phương pháp được hiển thị trong bài viết này có thể giúp bạn lưu trữ các tệp dữ liệu của bạn ở nơi bạn muốn.