Hướng dẫn cho người mới bắt đầu để thiết lập email với Zohomail

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp vừa hoặc nhỏ, một dịch vụ email với tên miền tùy chỉnh có thể khá hữu ích phối hợp hợp lý với nhóm của bạn. Đã có lúc bạn có thể nhận dịch vụ email miễn phí từ Google Apps hoặc live.com với tên miền tùy chỉnh. Tuy nhiên, đăng ký các phiên bản trả phí của các dịch vụ email này có thể quá đắt.

May mắn thay, vẫn còn một nhà cung cấp cung cấp dịch vụ email miễn phí với tên miền tùy chỉnh, và một số tính năng hữu ích, ví dụ, Zoho Mail. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn thông qua các khía cạnh khác nhau của Zoho Mail và làm thế nào để kết hợp chúng. Vì vậy, chúng ta hãy xem những điều sau đây.

Tại sao nên sử dụng nhà cung cấp email trên đám mây

Bạn có thể tự hỏi tại sao bạn nên sử dụng một dịch vụ email khác trong khi lưu trữ web cũng cung cấp dịch vụ email. Có một số lý do tại sao bạn nên sử dụng nhà cung cấp email, đặc biệt là dịch vụ đám mây / SaaS, như Zoho Mail thay vì thư mà web hosting của bạn cung cấp.

Độ tin cậy và sẵn có tốt hơn. Các nhà cung cấp email trên đám mây được nhiều tổ chức sử dụng và đáng tin cậy hơn máy chủ email lưu trữ web của bạn cung cấp
Thêm dung lượng hộp thư đến cho mỗi người dùng. Nếu bạn sử dụng dịch vụ email từ nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web của mình, hộp thư đến sẽ chỉ là một phần của tổng dung lượng đĩa mà họ cung cấp. Nếu bạn có dung lượng đĩa 10 GB trên máy chủ và bạn đã sử dụng 5 GB cho trang web, cơ sở dữ liệu và nội dung của mình thì bạn chỉ có thể sử dụng dung lượng 5 GB cho toàn công ty. Với Zohomail bạn có thể cung cấp cho 5GB dung lượng hộp thư đến cho mỗi người dùng.
Ứng dụng cộng tác. Đó không chỉ là email, bạn cũng có thể sử dụng Zoho Docs và CRM và rất nhiều ứng dụng Zoho để hợp tác trong công ty của bạn.
Người dùng bổ sung thông qua các lượt giới thiệu. Theo mặc định, bạn có thể nhận được 10 tài khoản người dùng trong Zoho Mail, tuy nhiên, nếu ai đó đăng ký Zoho Mail từ người bạn giới thiệu, bạn có thể nhận được tối đa 15 tài khoản bổ sung cho 3 lượt giới thiệu.

Đăng ký Zoho Mail

Mở Zoho Mail và nhấp vào Bắt đầu ngay bây giờ
Chọn Đăng ký trên gói MIỄN PHÍ của Zoho Mail
Nhập tên miền của bạn và nhấp Thêm tên miền. Nếu bạn chưa có tên miền, bạn cũng có thể mua tên miền qua Zoho Mail.
Nhập thông tin của bạn trên trang này. ID thư Zoho của bạn sẽ là tài khoản quản trị viên của bạn. Sau khi điền vào mẫu này, bấm vào Đăng ký
Tài khoản Zoho Mail của bạn gần như đã sẵn sàng. Bây giờ là lúc để xác minh quyền sở hữu tên miền. Bấm vào Tiến hành xác minh quyền sở hữu tên miền
Zoho Mail sẽ cung cấp tên máy chủ mà bạn phải tạo như bí danh của zmverify.zoho.com
Dưới đây là một mẫu của tạo bí danh / CNAME trên bảng điều khiển DNS Namecheap.
Sau khi tạo bí danh / CNAME trên bảng DNS của bạn, bạn có thể nhấp vào Kiểm chứng, và Tiến hành

Thiết lập Zoho Mail

Sau đăng ký tài khoản Zoho Mail cho tên miền của bạn và xác minh tên miền quyền sở hữu, giờ là lúc để thiết lập tài khoản của bạn.

Tạo tài khoản đầu tiên của bạn dưới tên miền của bạn. Đây cũng là quản trị viên cho tài khoản của bạn.
Bạn có thể thêm người dùng trong bước này nếu bạn đã có người dùng.
Nhóm là hữu ích cho địa chỉ chung như [email protected] hoặc [email protected], điều này sẽ đảm bảo rằng email mà khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng gửi luôn được đọc bởi ai đó trong nhóm của bạn. Bạn có thể tạo các nhóm trong trang này, tuy nhiên, trong bài viết này, tôi sẽ bỏ qua bước này.
Mail Exchange Record hoặc MX Record là một giá trị DNS thông báo cho các máy chủ thư ai chịu trách nhiệm xử lý email của bạn. Trong trang này, bạn sẽ thấy mục MX mà bạn nên tạo cho miền của mình. Các tên máy chủ phải là @ có nghĩa là yourdomain.com chứ không phải tên miền phụ của bạn. Bạn có thể không thể thay đổi mức ưu tiên thành 10 và 20. Bạn có thể sử dụng một số khác, chẳng hạn như 1 và 5 hoặc 5 và 10 miễn là số ưu tiên cho mx.zoho.com nhỏ hơn mx2.zoho.com
Dưới đây là mẫu của Mục nhập MX trên bảng điều khiển DNS Namecheap
Bạn có thể di chuyển email của bạn từ nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web của bạn sang Zoho Mail. bạn có thể sử dụng POP hoặc IMAP để di chuyển email từ máy chủ thư cũ sang Zohomail. Theo đề xuất của Zoho Mail tốt hơn là di chuyển email sau khi thay đổi bản ghi MX.
Trên trang này, bạn có thể thấy liên kết đến các hướng dẫn cho cấu hình ứng dụng thư khách. Nếu bạn thích sử dụng ứng dụng thư khách trên máy tính để bàn, bạn có thể làm theo hướng dẫn cho ứng dụng thư khách của mình.
Thông qua trang này, bạn có thể thiết lập quyền truy cập từ thiết bị di động của mình. Tuy nhiên, trong bài viết này chúng ta sẽ bỏ qua bước này.
Đối với bước cuối cùng, bạn có thể nhấp vào Tiếp tục truy cập Zoho Mail

Cấu hình bản ghi SPF

Khung chính sách người gửi hoặc SPF là bản ghi văn bản DNS liên kết với tên miền để xác định các máy chủ được phép gửi email cho tên miền cụ thể. Người nhận sử dụng bản ghi SPF để xác minh rằng đó là một máy chủ được phép gửi email cho họ.

Đối với Zoho Mail, bạn có thể tạo mục nhập TXT mới cho tên miền của mình với mục nhập bên dưới:

v = spf1 mx bao gồm: zoho.com ~ tất cả

Dưới đây là một ảnh chụp màn hình của Bản ghi TXT cho bản ghi SPF.

Cấu hình DKIM

Thư xác định tên miền (DKIM) là một hệ thống xác thực email được thiết kế để ngăn chặn giả mạo. Người nhận sẽ kiểm tra mục nhập DNS có chứa khóa công khai. Sử dụng khóa chung này, người nhận có thể xác minh rằng tin nhắn, bao gồm tệp đính kèm, không bị sửa đổi trong quá trình vận chuyển. Chúng tôi có thể sử dụng DKIM trên Zoho Mail và sau đây chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện thiết lập của nó.

Từ bảng điều khiển thư của bạn, bạn có thể chọn Bảng điều khiển > Thư và tài liệu.
Chọn Cài đặt Org Dưới Quản trị thư, và sau đó chọn Tab tên miền.
Đầu vào Tên bản ghi TXT, sử dụng tên duy nhất để xác định Zoho Mail, như zoho hoặc zohomail (Tôi đang sử dụng zohomail tại đây). Nhấp chuột Tạo kỷ lục mới đến tạo giá trị TXT mới.
Với giá trị TXT mới được tạo, bây giờ bạn có thể tạo bản ghi DNS mới với bản ghi TXT loại.
Dưới đây là một mẫu của Nhập DNS trên bảng điều khiển DNS Namecheap.
Sau khi tạo bản ghi DNS mới, bạn có thể nhấp vào Bắt đầu xác thực nút. Khi xác thực thành công, nút sẽ thay đổi thành Dừng xác thực

Truy cập Zoho Mail bằng URL tùy chỉnh

Bạn có thể truy cập Zoho Mail từ https://www.zoho.com/mail/login.html hoặc bạn chỉ có thể mở Zohomail.com và nhấp Đăng nhập ở trên cùng bên phải của trang. Tuy nhiên, để giúp người dùng của bạn truy cập web Zoho Mail dễ dàng hơn, bạn có thể tạo URL tùy chỉnh cho trang đăng nhập, ví dụ: mail.domain.com hoặc webmail.domain.com thay vì URL dài ở trên.

Những gì bạn cần là tạo ra một bí danh hoặc CNAME cho URL tùy chỉnh của bạn đến kinh doanh.zoho.com. Dưới đây là ảnh chụp màn hình tạo CNAME về quản lý tên miền Namecheap.

Đặt xác thực hai yếu tố

Để cải thiện tính bảo mật của tài khoản email của bạn, bạn có thể sử dụng Xác thực hai yếu tố hoặc TFA, để có một phương thức bảo mật bổ sung bên cạnh mật khẩu. Ngay cả khi ai đó biết mật khẩu của bạn, họ không thể đăng nhập vào tài khoản của bạn miễn là họ không có quyền truy cập vào thiết bị TFA.

Sau đây là giải thích về cách thiết lập TFA cho Zoho Mail của bạn tài khoản.

Nhấp vào hình đại diện của bạn ở trên cùng bên phải và chọn Tài khoản của tôi
Nhấp chuột Thiết lập để bảo vệ ngay bây giờ
Chọn Trình xác thực Google, nhấp chuột Kế tiếp
Bạn có thể quét Mã QR được trình bày bởi Zoho Mail với sự giúp đỡ của Trình xác thực Google. Nó có sẵn cho Android trên Google PlayStore, cho thiết bị iOS trên iTunes cũng như cho Blackberry. Bạn cũng có thể cần một máy quét mã vạch. Đối với Android, tôi sử dụng một được đề xuất bởi Google Authenticator Máy quét mã vạch của nhóm ZXing
Ở đây, bạn cũng sẽ được hiển thị Cách tạo thiết bị MFA bằng điện thoại thông minh Android. Mở Máy quét mã vạch để chúng tôi có thể quét mã QR mà Zoho Mail đã cung cấp.
Tôi có hai ứng dụng xác thực trên điện thoại của tôi vì vậy tôi có màn hình này để lựa chọn giữa Google Authenticator và Duo Mobile. Đối với điều này, tôi sẽ chọn Google Authenticator.
Bạn sẽ nhận được xác nhận để lưu khóa cho tài khoản của bạn. Nhấn vào OK
nếu bạn mới bắt đầu sử dụng Google Authenticator, nó sẽ chỉ hiển thị một tài khoản. Vì tôi có nhiều tài khoản sử dụng phần mềm này, nó sẽ là cuối cùng của danh sách. Số hiển thị ở đây là mã xác minh mà bạn phải nhập trong bước tiếp theo. Nhập mã xác minh và nhấp Kiểm chứng. Nếu bạn đang sử dụng máy tính của riêng mình, bạn cũng có thể nhấp vào Trình duyệt đáng tin cậy vì vậy bạn sẽ không được hỏi lại về TFA. và sau đó nhấp Kiểm chứng
Nhập mật khẩu hiện tại của bạn và nhấp Bật
Thiết lập TFA gần như hoàn tất. Bây giờ chúng ta cần phải xác minh số điện thoại. Bước này là tùy chọn, mặc dù.
Nhập số điện thoại của bạn và nhấp Gửi mã. Zoho Mail sẽ gửi cho bạn một tin nhắn văn bản chứa mã xác minh.
Nhập mã xác minh mà Zoho Mail đã gửi và nhấp vào Kiểm chứng
Bạn sẽ có Mã xác minh dự phòng.
Bạn có thể lưu các mã này dưới dạng văn bản hoặc in chúng. Bạn có thể sử dụng các mã dự phòng này làm trình xác thực, nếu bạn bị mất điện thoại.
Trong trường hợp bạn đang sử dụng Xác thực hai yếu tố, bạn cần tạo mật khẩu dành riêng cho từng ứng dụng mà bạn sử dụng để truy cập Zoho Mail, bao gồm ứng dụng thư khách trên máy tính để bàn của bạn. Để làm sp, nhấp Tiếp tục trên bước này.
Cấu hình xác thực hai yếu tố đã kết thúc. Bạn có thể nhấp Thể hiện sở thích của tôi để đi đến trang tùy chọn của bạn.
Trên trang Tùy chọn, bạn có thể thấy Mã xác minh dự phòng, đang cài đặt Mật khẩu cụ thể của ứng dụng, cũng như hiện tại của bạn Trình duyệt đáng tin cậy.

Đặt mật khẩu dành riêng cho ứng dụng

Như tôi đã đề cập trước đó, nếu bạn đang sử dụng TFA trên tài khoản của mình, bạn cần phải tạo mật khẩu cụ thể cho ứng dụng cho từng ứng dụng mà bạn sử dụng để truy cập Zoho Mail. Trong các bước sau chúng ta sẽ học cách thực hiện nó.

Nhấp chuột Quản lý mật khẩu cụ thể của ứng dụng
Nhập tên cho cái này mật khẩu cụ thể của ứng dụng và mật khẩu hiện tại của bạn
Một cái mới mật khẩu cụ thể của ứng dụng sẽ được tạo bởi Zoho Mail. Bạn chỉ có thể nhìn thấy điều này một lần, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn giữ mật khẩu.
Ở phía dưới bên phải, bạn có thể nhấp vào Hiển thị mật khẩu đã tạo liên kết. Bạn có thể xem danh sách mật khẩu dành riêng cho ứng dụng từ đây và cũng có thể xóa mật khẩu nếu cần thiết.

Quản lý trình duyệt đáng tin cậy

Từ tài khoản.zoho.com, chọn Bảo vệ, lựa chọn Xác thực hai yếu tố và bấm vào Quản lý trình duyệt đáng tin cậy
Trên trang này, bạn có thể thấy một danh sách các trình duyệt mà bạn tin tưởng. Ở đây bạn có thể chỉ xóa một trình duyệt cụ thể.

Kiểm tra gửi email

Khi bạn hoàn thành tất cả các bước trước đó, tài khoản Zoho Mail của bạn đã sẵn sàng để sử dụng. Bây giờ bạn có thể kiểm tra tài khoản Zoho Mail mới của bạn bằng cách gửi email kiểm tra. Trong ví dụ sau đây đã gửi một email mẫu đến tài khoản gmail của tôi. Các email là nhận được thành công bởi tài khoản gmail của tôi.

Bây giờ chúng ta hãy kiểm tra cài đặt SPF và DKIM của chúng tôi. Nhấp vào hình tam giác phía dưới nút trả lời, chọn Hiển thị nguyên bản.

Bạn có thể thấy ở đây Google đã cho thấy Cấu hình SPF và DKIM.

Phần kết luận

Trong bài viết thông tin này, tôi đã cố gắng chỉ cho bạn cách đăng ký Zoho Mail mới, thiết lập Zohomail MX, SPF và DKIM, tạo URL tùy chỉnh để truy cập Zoho Mail, cấu hình xác thực hai yếu tố, cũng như kiểm tra email gửi từ Zoho Mail.

Giờ đây, bạn có thể tự tin đặt địa chỉ email với tên miền của mình và liên lạc thông suốt với khách hàng hoặc nhóm của bạn.

Ghi chú của biên tập viên: Bài này được viết bởi Muhammad Panji cho Hongkiat.com. Muhammad là một kỹ sư hệ thống chuyên về Linux, ảo hóa và Điện toán đám mây. Anh ấy chơi với công nghệ mới trong thời gian rảnh rỗi và duy trì một blog về công nghệ bằng tiếng Indonesia. Bạn có thể tìm thấy anh ấy trên Twitter.