Hướng dẫn cần thiết để quản lý danh bạ Google
Cùng với tất cả các ứng dụng Google tập thể, Danh bạ đã được chứng minh là một hệ thống sổ địa chỉ rất năng động. Những gì đầu tiên bắt đầu trong GMail hiện đã được điều chỉnh thành ứng dụng dựa trên web của riêng bạn, trong đó bạn có thể thêm, chỉnh sửa, xóa và phân loại Danh bạ Google của mình.
Các danh sách này có thể đồng bộ hóa với điện thoại Android hoặc thậm chí với danh sách Danh bạ trên iPhone / OS X của bạn - nếu bạn có thể thiết lập đúng cách. Do đó, điều quan trọng là giữ cho các liên hệ này được tổ chức và dễ dàng lướt qua.
Thật không may, Google không phải là người quản gia giỏi nhất và nền tảng phát triển vẫn còn ở giai đoạn sơ khai. Tôi đã thêm một số mẹo hữu ích bên dưới để người dùng Google sắp xếp danh sách Liên hệ khổng lồ của họ.
Sư đoàn lớn
Nếu bạn bắt đầu sử dụng GMail thì có khả năng bạn đã có một danh sách Liên hệ rất lớn. Trong mặc định Tất cả Liên hệ menu là danh sách mọi người bạn đã từng gửi email, trả lời hoặc gọi hoặc nhắn tin qua Google Voice. Nó cũng giữ các liên hệ đã từng nhắn tin cho bạn qua Google Trò chuyện.
Thật tuyệt khi Google đã cung cấp một số danh mục mặc định để bắt đầu. Bạn có thể sắp xếp các thành viên gia đình và bạn bè vào các nhóm của riêng họ, nhưng điều này có vẻ hơi khó xử vì Google+ hiện sử dụng Vòng kết nối. Cách dễ nhất để quản lý và thiết lập danh bạ trùng lặp là thông qua tiểu sử trên Google+ của bạn, nếu bạn là người dùng. Nếu không, bạn có thể muốn tách các liên hệ cho doanh nghiệp từ những người sử dụng cá nhân.
Bạn có thể tạo các nhóm mới tại trong liên kết thanh bên dưới nhãn “Nhóm mới”. Tất cả các nhóm mới được lưu trữ dưới “Địa chỉ liên lạc của tôi” đó là nhóm chủ bạn không thể xóa. Nghe có vẻ khó khăn, cách đáng tin cậy nhất để sắp xếp tất cả các liên hệ của bạn là tự đi qua nhóm Liên hệ khác.
Tôi đã có tài khoản Google được khoảng 5 năm và hiện tại nhóm Liên hệ khác của tôi chỉ có hơn 6.000 người. Nhiều trong số đó là các địa chỉ email trống mà tôi đã liên lạc trước đây. Nếu bạn không muốn quản lý cơ sở dữ liệu kích thước này, thì hãy tổ chức những người bạn biết vào Danh bạ của tôi. Đây có thể là thư mục chuyển đến danh bạ của bạn vì thư mục này sẽ đồng bộ hóa với mọi thiết bị di động Android được ghép nối.
Liên hệ trong GTalk
Để thêm liên hệ vào GTalk, trước tiên bạn phải gửi yêu cầu trò chuyện cho ai đó hoặc chấp nhận yêu cầu của họ để trò chuyện với bạn. Sau đó, chúng sẽ được tự động thêm vào nhóm Danh bạ của tôi. Quá trình này cũng đính kèm tên và họ của họ trong màn hình liên lạc.
Bây giờ một vấn đề tôi gặp phải khi sử dụng GTalk là trên ứng dụng máy tính để bàn Windows. Khi bạn lần đầu tải xuống Google Talk và đăng nhập, bạn sẽ được cung cấp danh sách bạn bè bình thường. Điều này bao gồm tất cả mọi người trực tuyến, nhàn rỗi và ngoại tuyến.
Vấn đề với điều đó là nó cũng bao gồm tất cả các liên hệ bạn có không phải là một phần của Trò chuyện; thay vào đó, nó lấy dữ liệu từ nhóm Tất cả Liên hệ của bạn. Đối với tôi, điều này có nghĩa là hơn 5000 người và địa chỉ email mà tôi không quan tâm và nhiều người thậm chí không sử dụng trò chuyện trong GTalk của tôi.
Để tắt tính năng này, hãy nhìn về phía dưới cùng của ứng dụng để tìm “Lượt xem” nút. Nhấn một lần để mở menu và tìm kiếm “Hiển thị tất cả các địa chỉ liên lạc trong sổ địa chỉ”. Điều này có một dấu kiểm theo mặc định, có nghĩa là nó được kích hoạt. Chỉ cần nhấp một lần để vô hiệu hóa và bạn sẽ nhận thấy việc xóa mạnh khỏi danh sách Trò chuyện của mình.
Làm việc trong Webapp Danh bạ
Bố cục mới và được làm mới cho Danh bạ Google phản ánh nhiều sơ đồ thiết kế gần đây của họ. Nó trông rất giống Google Docs và cũng hoạt động trong một chức năng tương tự như GMail mới hơn. Tất cả xuống cột chính, bạn sẽ tìm thấy Danh bạ mặc định được liệt kê với tên đầy đủ, địa chỉ email, số điện thoại và các chi tiết khác của họ.
Từ thanh bên trái, bạn có thể lướt qua các Nhóm Liên hệ khác và thậm chí xem qua Google+. Nếu bạn không sử dụng các tính năng mạng xã hội của họ thì danh sách này sẽ trống. Từ liên kết Nhập, bạn có thể thêm bất kỳ tệp CSV hoặc vCard nào cho bất kỳ liên hệ thay thế nào.
Menu chính trên cùng có một số tính năng bổ sung và nó cũng cho phép bạn trực tiếp thêm một liên hệ mới. Bạn có thể lật qua nhiều trang từ các nút ở phía bên tay phải.
Ngoài ra, trong menu bánh răng, bạn sẽ tìm thấy một liên kết Cài đặt. Menu này hiển thị các đầu vào để tăng danh sách liên lạc lên tới 500 trên mỗi trang và thêm vào đó bật tắt các phím tắt trên bàn phím. Bạn có thể nhận danh sách đầy đủ các phím tắt từ trung tâm hỗ trợ của Google.
Chi tiết hồ sơ người dùng
Từ chế độ xem danh bạ chính, bạn có thể nhấp vào bất kỳ hàng người dùng nào để mở ra chế độ xem chi tiết hơn. Ở đầu bạn sẽ tìm thấy tên của người liên hệ, ảnh hồ sơ, chức danh công việc, công ty, cùng với các nhóm và vòng kết nối bạn có họ trong.
Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, bạn có thể thấy rằng liên hệ của bạn tôi được lưu trong Danh bạ của tôi và “Bạn bè” khoanh tròn trong Google của tôi+.
Phần lớn dữ liệu này có thể được lấy từ tài khoản Google của người liên hệ khác, giả sử họ đã điền vào các trường tương ứng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tự chỉnh sửa chi tiết liên lạc theo cách thủ công, ví dụ: nhiều số điện thoại, địa chỉ email hoặc URL trang web. Google thậm chí còn cung cấp cho bạn các danh mục phụ như Blog, Trang chủ, và Hồ sơ.
Vùng văn bản lớn ở bên phải có văn bản giữ chỗ “Thêm một lưu ý”. Không có thông tin này được hiển thị công khai hoặc chia sẻ với liên hệ của bạn. Cá nhân tôi chưa bao giờ cảm thấy cần phải sử dụng phần này. Nhưng đó là một nơi tuyệt vời để lưu trữ thêm thông tin meta mà bạn không muốn quên về một liên hệ. Đây có thể là những ngày đáng nhớ như ngày kỷ niệm, gặp mặt hàng năm hoặc một cuộc hẹn hoặc cuộc họp sắp tới.
Hợp nhất các bản sao
Đây là một chức năng bị thiếu trong các sổ liên lạc chính thống khác. Từ bất kỳ chế độ xem danh sách Danh bạ Google, nhấp vào "Nút khác" để hiển thị các tùy chọn bổ sung. Sau đó bấm vào “Tìm và hợp nhất các bản sao” liên kết.
Nếu không có gì có thể được tìm thấy, bạn sẽ nhận được một thông báo bật lên nhỏ làm rõ rằng bạn không có bản sao. Nếu không, Google sẽ đưa ra một danh sách nhỏ các liên hệ có các mục lặp lại trong nhiều danh sách nhóm.
Thông thường nhất, tôi tìm thấy các bản sao giữa các liên hệ chính và vòng kết nối trên Google+ của mình. Nếu bạn muốn giữ riêng biệt thì đó cũng không phải là vấn đề. Nhưng theo hiểu biết của tôi, việc hợp nhất cả hai danh sách sẽ không ảnh hưởng đến bất cứ điều gì bên ngoài Danh bạ.
Xuất nhập khẩu
Nếu bạn không có thời gian để đi qua tất cả các nhóm của mình và xóa các mục không cần thiết, tính năng xuất có thể là giải pháp nhanh nhất. Nhấp vào menu nút "Khác" và chọn “Xuất khẩu” liên kết để đưa ra một cửa sổ mới.
Từ đây, bạn có thể chọn nhóm bạn muốn nhắm mục tiêu (Tôi đã chọn Tất cả Danh bạ) cùng với định dạng đầu ra.
Danh sách vCard khó khăn hơn một chút để đi qua. Tệp .CSV cho Outlook hoặc các sản phẩm tương tự của Microsoft sẽ mở đúng trong Excel. Từ đây bạn có thể đi qua tất cả các hàng và thậm chí xóa các khối liên lạc lớn cùng một lúc. Điều này giúp xóa danh sách của bạn dễ dàng hơn nhiều so với cố gắng làm việc trong giới hạn 500 trang trong trình quản lý danh bạ.
Khi bạn kết thúc với hoạt động tổ chức, chỉ cần lưu tệp và nhập lại vào Danh bạ của Google. Tôi khuyên bạn nên lưu bản sao này dưới một tên tệp khác để bạn không ghi đè lên danh sách gốc. chỉ trong trường hợp.
Trò chuyện Google trong Gmail
Ứng dụng trò chuyện trong trình duyệt mới được giới thiệu cả trong GMail và Google+. Chức năng được cải tiến hơn nhiều trong GMail, do đó, việc chơi xung quanh với các liên hệ trò chuyện của bạn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Tôi đã tắt ứng dụng trò chuyện của mình trên G + vì tôi thường cảm thấy rằng G + hơi quá nhiều để xử lý.
Nếu bạn đã đăng xuất, chỉ cần nhấp vào liên kết đăng nhập về phía trên cùng của tiện ích. Nếu bạn không thể tìm thấy trò chuyện, chỉ cần nhấp vào biểu tượng bong bóng lời nói ở phía dưới cột bên trái của bạn. Nếu bạn di chuột trong khu vực tiện ích trò chuyện này, bạn sẽ thấy một liên kết menu thả xuống mới xuất hiện ở trên cùng bên phải. Một trong các cài đặt được dán nhãn “Hiển thị trong danh sách trò chuyện”. Theo mặc định, nó chỉ hiển thị danh bạ "Phổ biến nhất", điều này có thể gây khó chịu vì bạn không thể thấy ai khác đang trực tuyến.
Tôi luôn thay đổi điều này thành Tất cả các liên hệ để tôi có thể truy cập toàn bộ danh sách trò chuyện của mình. Thật đáng để lưu ý rằng tất cả các liên hệ này KHÔNG giống như của bạn “Tất cả Liên hệ” nhóm. Thay vào đó, nó chỉ hiển thị tất cả các liên hệ được ủy quyền để trò chuyện với bạn.
Làm việc nhỏ
Nếu bạn di chuột qua danh bạ của mình trong danh sách trò chuyện, bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên nhỏ bên cạnh với hình ảnh hồ sơ, tên và email của họ. Menu này không xuất hiện trong danh sách trò chuyện trên Google+ - còn một lý do khác để dính vào Gmail.
Bây giờ cách tốt nhất để sắp xếp danh bạ của bạn là tìm kiếm trong hộp ngay phía trên trạng thái trò chuyện của bạn. Khi bạn nhập, Google sẽ đưa ra đề xuất của mọi người và bạn có thể chọn thêm họ vào danh sách trò chuyện của mình, gửi email cho họ hoặc thậm chí chặn họ.
Nếu người đó đã có trong danh sách trò chuyện của bạn, họ sẽ có một biểu tượng thông báo nhỏ ở bên trái tên của họ. Bong bóng màu xanh lá cây có nghĩa là chúng hiện đang trực tuyến, màu đỏ có nghĩa là bận rộn, màu hổ phách có nghĩa là nhàn rỗi và màu xám có nghĩa là ngoại tuyến. Chỉ dựa trên giao diện này, tôi hầu như không bao giờ nhìn qua danh sách trò chuyện của mình. Tôi có thể truy cập tất cả các địa chỉ liên hệ của mình và thực tế mọi chức năng tôi cần ngay từ hộp tìm kiếm.
Liên kết hữu ích
- Điều hướng Danh bạ Google
- Nhập, xuất và đồng bộ hóa danh bạ
- Cách: Đồng bộ hóa Danh bạ Google với iPhone
- Hướng dẫn đầy đủ để sửa danh bạ Google
- 5 mẹo hay để quản lý danh bạ Google và Android của bạn
Phần kết luận
Chỉ với một vài tài nguyên để giúp bạn bắt đầu, bạn sẽ không mất nhiều thời gian để thích nghi với hệ thống Danh bạ của Google. Có sự hỗ trợ rộng rãi để nhập danh bạ từ ứng dụng của bên thứ ba, cộng với hàng tấn kết nối. Google+ cũng đã mở ra một chương mới cho người dùng dịch vụ trò chuyện và email của họ.
Nếu bạn đang tìm cách dọn dẹp Danh bạ Google của mình, bạn sẽ chỉ cần một chút kiên nhẫn và kiên trì. Tổ chức cảm thấy tuyệt vời và Google cung cấp cho bạn các công cụ để thực hiện điều đó. Người dùng của ứng dụng khách Google Chat IM cũng sẽ cảm thấy nhẹ nhõm với quyền truy cập đơn giản như vậy để tổ chức các liên hệ của bạn bè của họ. Nếu bạn có ý tưởng hoặc đề xuất tương tự để quản lý danh bạ trong Google, vui lòng chia sẻ với chúng tôi trong khu vực thảo luận bên dưới.
