Ẩn văn bản và hiển thị văn bản ẩn trong Word

Microsoft Word có một tính năng theo đó bạn có thể ẩn văn bản để nó không xuất hiện rõ ràng trong tài liệu. Nếu bạn không muốn xóa hoàn toàn văn bản, ẩn văn bản là một lựa chọn tốt.

Vậy tại sao bạn muốn ẩn văn bản trong tài liệu Word? Chà, một lý do sẽ là nếu bạn muốn in ra hai phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu, nhưng không muốn tạo hai tệp riêng biệt. Trong trường hợp này, bạn có thể ẩn một số văn bản, in tệp và sau đó in lại tài liệu, nhưng chọn in văn bản ẩn trong hộp thoại tùy chọn in.

Trong bài viết này tôi sẽ chỉ cho bạn cách ẩn văn bản trong Word, cách xem văn bản ẩn và cách ẩn văn bản và cách làm cho nó để người khác không thể chỉnh sửa văn bản ẩn. Lưu ý rằng bạn có thể ẩn văn bản trong Office cho Mac theo cách chính xác như được hiển thị bên dưới.

Ẩn văn bản trong Word 2007, 2010, 2013

Trước tiên hãy mở bất kỳ tài liệu nào bạn có thể có một lượng văn bản hợp lý trong đó. Dưới đây là một tài liệu ví dụ tôi đang sử dụng cho mục đích minh họa.

Đánh dấu văn bản mà bạn muốn ẩn và sau đó nhấp chuột phải vào nó và chọn Phông chữ.

bên trong Phông chữ hộp thoại, bạn sẽ thấy Ẩn trong hộp kiểm Hiệu ứng phần. Đi trước và kiểm tra hộp đó.

Nhấp vào OK và POOF, văn bản của bạn đã biến mất! Tất cả những gì tôi còn lại là một đoạn không có dấu hiệu của đoạn kia. Đoạn văn vẫn tồn tại và có một số câu hỏi thú vị phát sinh khi nó bị ẩn.

Câu hỏi đầu tiên xuất hiện trong đầu tôi là điều gì xảy ra nếu tôi bắt đầu gõ vào vùng trống chứa văn bản trước đó? Chà, tôi đã tiếp tục và kiểm tra nó bằng cách gõ một đoạn khác trong đó văn bản ẩn trước đó.

Vậy chuyện gì đã xảy ra? Chà, tôi sẽ giải thích rằng trong phần tiếp theo khi tôi nói về việc xem văn bản ẩn trong Word.

Xem văn bản ẩn trong Word

Ok, vậy làm thế nào để chúng ta lấy lại văn bản ẩn để hiển thị lại tài liệu? Về cơ bản chúng tôi tuân theo cùng một quy trình mà khi chúng tôi giấu văn bản. nhấn CTRL + A để làm nổi bật mọi thứ trong tài liệu, nhấp chuột phải vào bất kỳ phần được tô sáng nào và chọn Phông chữ lần nữa. Lần này bạn sẽ thấy Ẩn hộp kiểm không có dấu tích trong đó, nhưng thay vào đó là màu xanh lá cây hoàn toàn.

Điều này có nghĩa là một số văn bản được chọn bị ẩn và một số được hiển thị. Nhấp vào nó một lần sẽ thay đổi nó thành dấu kiểm, có nghĩa là tất cả văn bản trong tài liệu sẽ bị ẩn và nhấp vào nó một lần nữa sẽ xóa dấu tích, nghĩa là không có văn bản nào trong tài liệu bị ẩn.

Văn bản ẩn hiện có thể nhìn thấy, nhưng như bạn có thể thấy, nó ở một vị trí hơi khác. Bây giờ nó nằm dưới đoạn mà tôi đã gõ khi văn bản bị ẩn. Vì vậy, thay vì bị ghi đè, nó chỉ đơn giản là bị đẩy xuống. Nếu bạn muốn văn bản vẫn ở một nơi nhất định, bạn có thể nhấp vào Hiển thị / ẩn dấu đoạn và nó sẽ hiển thị cho bạn văn bản ẩn với phần gạch chân đặc biệt.

Sau đó, bạn có thể bắt đầu một đoạn mới ở vị trí bạn muốn và sau đó nhấp vào nút để ẩn văn bản một lần nữa. Bây giờ bạn đã biết cách ẩn và hiển thị văn bản ẩn, hãy nói về cách in nó.

In văn bản ẩn trong Word

In văn bản ẩn trong Word yêu cầu tiêu đề vào phần tùy chọn của In hộp thoại. Khi bạn đi đến Tập tin và sau đó In, bấm vào Thiết lập trang ở phía dưới.

bên trong Thiết lập trang hộp thoại, bấm vào tab Giấy và sau đó bấm vào Tùy chọn in.

Điều này sẽ mang đến Tùy chọn từ hộp thoại với Trưng bày tab đã được chọn. Ở đây bạn sẽ thấy một In văn bản ẩn hộp dưới Tùy chọn in.

Bạn cũng có thể vào hộp thoại này bằng cách nhấp vào Tập tin, sau đó Tùy chọn và sau đó nhấp vào Trưng bày chuyển hướng. Cài đặt này là toàn cầu, vì vậy bạn sẽ phải quay lại và bỏ chọn nó sau nếu bạn không muốn in văn bản ẩn cho một tài liệu khác.

Vì vậy, bây giờ chúng ta đã biết cách ẩn và hiển thị văn bản, có lẽ bạn cũng muốn ngăn người khác chỉnh sửa văn bản ẩn? Vâng, điều đó cũng có thể xảy ra như tôi trình bày dưới đây.

Bảo vệ tài liệu Word

Thật không may, không có cách nào để ẩn hoàn toàn văn bản ẩn trong Word. Nếu bạn gửi tài liệu cho ai đó có văn bản ẩn, họ sẽ có thể xem tài liệu đó nếu họ biết bất kỳ quy trình nào được hiển thị ở trên. Tuy nhiên, bạn có thể ngăn bất kỳ ai chỉnh sửa văn bản.

Bảo vệ tài liệu sẽ ngăn bất kỳ ai thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với bất kỳ văn bản nào. Nó sẽ cho phép người dùng xem tài liệu, nhưng không thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

Bấm vào Ôn tập tab và bấm vào Bảo vệ tài liệu hoặc là Hạn chế chỉnh sửa tùy thuộc vào phiên bản Office của bạn.

Kiểm tra Giới hạn định dạng cho một lựa chọn các kiểu và bấm vào ô Cài đặt nút.

bên trong Định dạng hạn chế hộp thoại, kiểm tra lại hộp và bấm vào không ai để đảm bảo không có gì có thể thay đổi về định dạng và kiểu dáng.

Nhấp vào OK và bạn sẽ nhận được thông báo bật lên hỏi bạn có muốn xóa một số kiểu định dạng không được phép không. Đảm bảo nhấp KHÔNG. Nếu bạn bấm Có, nó sẽ xóa thuộc tính ẩn khỏi văn bản ẩn và nó sẽ hiển thị lại.

Tiếp theo, đánh dấu vào ô Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu và để nó như Không thay đổi (chỉ đọc).

Dưới Ngoại lệ, bạn có thể bỏ qua mọi thứ Cuối cùng, bấm vào Có, bắt đầu thực thi bảo vệ và nhập mật khẩu để bảo vệ tài liệu Word. Cố gắng tạo mật khẩu nhiều hơn 8 ký tự, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng phiên bản Office cũ hơn.

Mặc dù những người khác có thể xem văn bản ẩn, không có văn bản nào trong tài liệu có thể được chỉnh sửa. Nếu bạn cần văn bản bị ẩn hoàn toàn, bạn thực sự sẽ phải xóa nó khỏi tài liệu. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, xin vui lòng gửi bình luận. Thưởng thức!