Cách tách tên và họ trong Excel

Nếu bạn sử dụng Excel rất nhiều, có lẽ bạn đã gặp tình huống bạn có một tên trong một ô và bạn cần tách tên thành các ô khác nhau. Đây là một vấn đề rất phổ biến trong Excel và bạn có thể thực hiện tìm kiếm Google và tải xuống 100 macro khác nhau được viết bởi nhiều người khác nhau để làm điều đó cho bạn.

Tuy nhiên, trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập một công thức để bạn có thể tự làm và thực sự hiểu những gì đang diễn ra. Nếu bạn sử dụng Excel nhiều, có lẽ bạn nên tìm hiểu một số chức năng nâng cao hơn để bạn có thể làm những điều thú vị hơn với dữ liệu của mình.

Nếu bạn không thích công thức và muốn có giải pháp nhanh hơn, hãy cuộn xuống Chuyển văn bản sang cột phần hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng Excel để thực hiện điều tương tự. Ngoài ra, tính năng chuyển văn bản thành cột cũng tốt hơn để sử dụng nếu bạn có nhiều hơn hai mục trong một ô bạn cần tách. Ví dụ: nếu một cột có 6 trường được kết hợp với nhau, thì việc sử dụng các công thức dưới đây sẽ trở nên thực sự lộn xộn và phức tạp.

Tên riêng trong Excel

Để bắt đầu, hãy xem cách các tên thường được lưu trữ trong bảng tính Excel. Hai cách phổ biến nhất mà tôi đã thấy là tên đầu tiên họ chỉ với một không gian và họ, tên đầu tiên với một dấu phẩy ngăn cách hai. Bất cứ khi nào tôi đã thấy một chữ cái đầu, nó thường tên đầu tiên midinitial họ như dưới đây:

Sử dụng một số công thức đơn giản và kết hợp một vài trong số chúng lại với nhau, bạn có thể dễ dàng tách tên, họ và chữ cái đầu thành các ô riêng biệt trong Excel. Hãy bắt đầu với việc trích xuất phần đầu tiên của tên. Trong trường hợp của tôi, chúng tôi sẽ sử dụng hai chức năng: trái và tìm kiếm. Hợp lý đây là những gì chúng ta cần làm:

Tìm kiếm văn bản trong ô để tìm dấu cách hoặc dấu phẩy, tìm vị trí và sau đó lấy ra tất cả các chữ cái ở bên trái của vị trí đó.

Đây là một công thức đơn giản giúp công việc được thực hiện chính xác: = TRÁI (NN, TÌM KIẾM (Nắm, NN) - 1), Trong đó NN là ô có tên được lưu trữ trong đó. -1 ở đó để xóa khoảng trắng thừa hoặc dấu phẩy ở cuối chuỗi.

Như bạn có thể thấy, chúng ta bắt đầu với hàm bên trái, có hai đối số: chuỗi và số ký tự bạn muốn lấy bắt đầu từ đầu chuỗi. Trong trường hợp đầu tiên, chúng tôi tìm kiếm một khoảng trắng bằng cách sử dụng dấu ngoặc kép và đặt khoảng trắng ở giữa. Trong trường hợp thứ hai, chúng tôi đang tìm kiếm dấu phẩy thay vì dấu cách. Vậy kết quả cho 3 kịch bản tôi đã đề cập là gì?

Chúng tôi có tên đầu tiên từ hàng 3, tên cuối cùng của hàng 5 và tên đầu tiên từ hàng 7. Tuyệt vời! Vì vậy, tùy thuộc vào cách dữ liệu của bạn được lưu trữ, bây giờ bạn đã trích xuất tên đầu tiên hoặc tên cuối cùng. Bây giờ cho phần tiếp theo. Đây là những gì chúng ta cần làm một cách hợp lý bây giờ:

- Tìm kiếm văn bản trong ô để tìm dấu cách hoặc dấu phẩy, tìm vị trí và sau đó trừ vị trí khỏi tổng chiều dài của chuỗi. Đây là công thức sẽ như thế nào:

= ĐÚNG (NN, LEN (NN) -SEARCH (phạm lỗi, NN))

Vì vậy, bây giờ chúng tôi sử dụng chức năng đúng. Điều này cũng có hai đối số: chuỗi và số lượng ký tự bạn muốn lấy bắt đầu từ cuối chuỗi bên trái. Vì vậy, chúng tôi muốn độ dài của chuỗi trừ đi vị trí của dấu cách hoặc dấu phẩy. Điều đó sẽ cho chúng ta mọi thứ ở bên phải của không gian hoặc dấu phẩy đầu tiên.

Tuyệt vời, bây giờ chúng ta có phần thứ hai của tên! Trong hai trường hợp đầu tiên, bạn đã thực hiện khá nhiều, nhưng nếu có chữ cái đầu trong tên, bạn có thể thấy rằng kết quả vẫn bao gồm tên cuối cùng với chữ cái đầu ở giữa. Vậy làm thế nào để chúng ta chỉ lấy tên cuối cùng và thoát khỏi tên đệm ban đầu? Dễ dàng! Chỉ cần chạy lại công thức tương tự mà chúng ta đã sử dụng để có được phần thứ hai của tên.

Vì vậy, chúng tôi chỉ đang thực hiện một quyền khác và lần này áp dụng công thức trên ô kết hợp giữa tên và chữ cái đầu. Nó sẽ tìm khoảng trắng sau chữ cái đầu giữa và sau đó lấy độ dài trừ đi vị trí của số ký tự khoảng trắng ở cuối chuỗi.

Vì vậy, có bạn có nó! Bây giờ bạn đã chia tên và họ thành các cột riêng biệt bằng một vài công thức đơn giản trong Excel! Rõ ràng, không phải ai cũng sẽ có văn bản của họ được định dạng theo cách này, nhưng bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa nó cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Chuyển văn bản sang cột

Ngoài ra còn có một cách dễ dàng khác để bạn có thể tách văn bản kết hợp thành các cột riêng biệt trong Excel. Đó là một tính năng được gọi là Chuyển văn bản sang cột và nó hoạt động rất tốt. Nó cũng hiệu quả hơn nhiều nếu bạn có một cột có nhiều hơn hai phần dữ liệu.

Ví dụ, bên dưới tôi có một số dữ liệu trong đó một hàng có 4 phần dữ liệu và hàng còn lại có 5 phần dữ liệu. Tôi muốn chia nó thành 4 cột và 5 cột tương ứng. Như bạn có thể thấy, cố gắng sử dụng các công thức trên sẽ không thực tế.

Trong Excel, trước tiên hãy chọn cột bạn muốn tách. Sau đó, tiếp tục và nhấp vào Dữ liệu tab và sau đó bấm vào Chuyển văn bản sang cột.

Điều này sẽ đưa lên trình hướng dẫn Text to Cột. Trong bước 1, bạn chọn xem trường được phân định hoặc chiều rộng cố định. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Giới hạn.

Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ chọn dấu phân cách. Bạn có thể chọn từ tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu cách hoặc nhập một tùy chỉnh trong.

Cuối cùng, bạn chọn định dạng dữ liệu cho cột. Bình thường, Chung sẽ chỉ hoạt động tốt cho hầu hết các loại dữ liệu. Nếu bạn có một cái gì đó cụ thể như ngày tháng, sau đó chọn định dạng đó.

Nhấp chuột Hoàn thành và xem cách dữ liệu của bạn được phân tách một cách kỳ diệu thành các cột. Như bạn có thể thấy, một hàng biến thành năm cột và một hàng khác thành bốn cột. Tính năng Chuyển văn bản thành Cột rất mạnh mẽ và có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.

Nếu bạn gặp vấn đề tách các tên không theo định dạng tôi có ở trên, hãy đăng nhận xét với dữ liệu của bạn và tôi sẽ cố gắng giúp đỡ. Thưởng thức!