Cách theo dõi các thay đổi trong Excel
Bạn đang tìm cách theo dõi các thay đổi được thực hiện trên bảng tính Excel? Có nhiều trường hợp bạn phải phân phối một tệp cho nhiều người và theo dõi những thay đổi đã được thực hiện. Bạn có thể muốn theo dõi khi thay đổi được thực hiện, ai thực hiện thay đổi, thay đổi xảy ra trong ô nào và dữ liệu nào đã được thay đổi.
Excel có các tính năng theo dõi tích hợp có thể xử lý tất cả các trường hợp trên. Bạn có thể dễ dàng xem lại tất cả các thay đổi trực tiếp trên bảng tính và bạn cũng có thể chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi. Có một vài điểm cần nhớ về các tính năng theo dõi của Excel:
1. Bật theo dõi không có nghĩa là bạn có thể hoàn nguyên bảng tính trở lại trạng thái trước đó bằng cách hoàn tác các thay đổi. Về cơ bản, đây là một tệp nhật ký ghi lại mọi thứ và đó là nó. Bạn có thể tự đi và xem dữ liệu nào đã bị xóa hoặc thêm, nhưng bạn sẽ phải tự thay đổi bảng tính.
2. Bật theo dõi không có nghĩa là mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ được ghi lại. Bất kỳ dữ liệu được lưu trữ trong một ô đều được theo dõi, nhưng những thay đổi khác như định dạng thì không. Các thay đổi khác không được theo dõi bao gồm ẩn / bỏ ẩn các hàng và cột, nhận xét và giá trị ô thay đổi do tính toán lại công thức.
3. Lịch sử thay đổi chỉ được giữ trong 30 ngày theo mặc định. Nếu bạn thay đổi bảng tính Excel và sau đó mở lại sổ làm việc 45 ngày sau đó, bạn sẽ có thể xem lịch sử thay đổi trong tất cả 45 ngày cho đến khi bạn đóng sổ làm việc. Khi bạn đóng nó, mọi lịch sử thay đổi cũ hơn 30 ngày sẽ không còn nữa. Điều đó có nghĩa là lần sau khi bạn mở nó, bạn sẽ không thể thấy sự thay đổi mà bạn đã thực hiện trước đó 45 ngày.
4. Bất cứ khi nào bạn bật theo dõi, sổ làm việc sẽ trở thành sổ làm việc chung. Điều này có nghĩa là nhiều người dùng sẽ thực hiện thay đổi tài liệu.
Bây giờ bạn đã biết một số điều cơ bản về cách theo dõi hoạt động trong Excel, hãy nói về cách bật nó, thay đổi cài đặt và theo dõi các thay đổi!
Kích hoạt tính năng theo dõi
Hãy tiếp tục và bật theo dõi trước. Mở Excel và bấm vào Ôn tập tab trên ruy băng. Ở ngoài cùng bên phải, bạn sẽ thấy một tùy chọn được gọi là Theo dõi thay đổi ở dưới cái Thay đổi phần.
Nhấn vào nút và chọn Làm nổi bật những thay đổi. Bạn sẽ nhận được một hộp thoại mà bây giờ bạn cần kiểm tra tùy chọn Theo dõi những thay đổi trong khi chỉnh sửa. Điều này cũng chia sẻ sổ làm việc của bạn.
Bạn có một vài lựa chọn ở đây bao gồm Khi nào, Người nào, và Ở đâu. Dành cho Khi nào, Tất cả các có nghĩa là mọi thay đổi sẽ được làm nổi bật. Bạn cũng có tùy chọn làm nổi bật các thay đổi từ lần cuối bạn lưu tài liệu, kể từ một ngày cụ thể hoặc các thay đổi chưa được xem xét.
Nếu bạn kiểm tra Người nào, bạn có thể chọn theo dõi những thay đổi được thực hiện bởi bất kỳ ai hoặc những thay đổi được thực hiện bởi mọi người trừ bạn. Các Ở đâu tùy chọn cho phép bạn theo dõi các thay đổi chỉ cho một phần cụ thể của bảng tính. Chỉ cần nhấp vào nút ở bên phải và chọn phạm vi ô bạn muốn theo dõi.
Cuối cùng, bạn có thể bỏ kiểm tra Thay đổi nổi bật trên màn hình tùy chọn nếu bạn không muốn người khác biết bạn đang theo dõi các thay đổi. Theo mặc định, khi bạn bắt đầu theo dõi và tùy chọn này được chọn, mọi ô đã thay đổi sẽ hiển thị một mũi tên nhỏ ở trên cùng bên trái để cho biết nó đã được thay đổi.
Ngoài ra, nếu bạn bấm vào một ô đã thay đổi (với Thay đổi nổi bật trên màn hình đã bật), bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên nhỏ hiển thị giá trị đã được thay đổi và thay đổi vào thời điểm nào. Nếu bạn bỏ chọn tùy chọn Nổi bật trên màn hình, hình tam giác nhỏ màu đen đó sẽ không hiển thị.
Vì vậy, những gì bạn có thể làm, chẳng hạn, là ẩn các thay đổi trên màn hình bằng cách không chọn hộp, gửi tệp của bạn cho mọi người phải thay đổi và khi bạn lấy lại, chỉ cần đi tới Theo dõi thay đổi và kiểm tra lại hộp.
Định cấu hình theo dõi
Bước tiếp theo là xem các cài đặt để theo dõi và điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Để làm điều này, bấm vào Chia sẻ sách bài tập nút trực tiếp bên trái của Theo dõi thay đổi nút. Bấm vào Nâng cao tab khi Chia sẻ sách bài tập hộp thoại bật lên.
Tại đây bạn có thể thay đổi số ngày để giữ lịch sử thay đổi thành thứ gì đó ngoài 30 ngày. Theo mặc định, các thay đổi được cập nhật khi tệp được lưu, nhưng bạn có thể thực hiện để nó được tự động thực hiện cứ sau vài phút. Cuối cùng, bạn có thể chọn cách bạn muốn giải quyết xung đột: bằng cách được hỏi hoặc đơn giản là để thay đổi cuối cùng khi lưu tệp thắng.
Xem thay đổi
Khi bạn đã bật theo dõi và thực hiện một vài thay đổi, bạn có thể nhấp lại vào nút Theo dõi thay đổi, nhấp vào Thay đổi nổi bật và bạn sẽ nhận thấy rằng Liệt kê các thay đổi trên một trang tính mới hộp không còn màu xám.
Kiểm tra và nhấp vào OK. Một bảng tính mới được gọi là Lịch sử sẽ được thêm vào cho phép bạn xem tất cả các thay đổi đã được thực hiện cho sổ làm việc đó.
Tại một số điểm, bạn sẽ cần phải phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi. Bạn có thể xem lại tất cả các thay đổi, sau đó chọn và chọn những thay đổi bạn muốn giữ hoặc loại bỏ.
Chỉ cần nhấp vào Theo dõi thay đổi một lần nữa và chọn Chấp nhận / từ chối thay đổi. Chọn các tùy chọn để chọn những thay đổi bạn muốn chấp nhận hoặc từ chối. Nếu bạn muốn xem lại tất cả các thay đổi, chỉ cần để lại Khi nào kiểm tra và chắc chắn rằng nó được đặt thành Chưa được đánh giá.
Bấm OK và Excel sẽ bắt đầu hiển thị cho bạn từng thay đổi đã được thực hiện và cung cấp cho bạn tùy chọn để Chấp nhận hoặc là Từ chối. Bạn cũng có thể Chấp nhận tất cả hoặc là Từ chối tất cả thay đổi nếu bạn thích.
Nếu bạn từ chối một thay đổi, nó sẽ ngay lập tức trở lại với những gì ban đầu trong ô đó. Cần lưu ý rằng nếu một ô khác tham chiếu nội dung của ô bị từ chối, thì giá trị đó cũng sẽ thay đổi khi giá trị ô được tham chiếu trở lại. Điều này có thể làm cho các công thức bị phá vỡ, vv, vì vậy hãy cẩn thận.
Đó là nó! Giờ đây, bạn có thể theo dõi mọi thay đổi được thực hiện cho bảng tính Excel của mình một cách dễ dàng bằng cách sử dụng tính năng tích hợp sẵn này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, gửi bình luận. Thưởng thức!
