Cách sử dụng So sánh & Kết hợp các tài liệu trong Word
Word có hai tính năng thực sự hữu ích mà hầu như không ai từng sử dụng: So sánh tài liệu và Kết hợp tài liệu. Như tên của chúng ngụ ý, các tính năng cho phép bạn so sánh hai tài liệu Word với nhau hoặc kết hợp hai tài liệu với nhau.
Vì vậy, khi nào bạn sẽ cần phải sử dụng này? Chà, nếu bạn giống tôi, có lẽ bạn đã lưu 20 phiên bản sơ yếu lý lịch khác nhau ở nhiều địa điểm khác nhau trong nhiều năm. Đôi khi, tôi sửa đổi sơ yếu lý lịch một chút cho một công ty cụ thể để nhấn mạnh một kỹ năng cụ thể hoặc đôi khi tôi đã thêm nội dung và chỉ lưu một bản sao mới.
Dù sao, thật tốt khi nhanh chóng thấy sự khác biệt giữa sơ yếu lý lịch mới nhất của tôi và những người lớn tuổi hơn để xem liệu có điều gì tôi nên thêm vào bản mới nhất hoặc có thể loại bỏ. Trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể sử dụng hai tính năng này để nhanh chóng tìm thấy sự khác biệt giữa hai tài liệu và hợp nhất chúng nếu bạn muốn.
So sánh & kết hợp tài liệu
Trong ví dụ của tôi, tôi muốn xem sự khác biệt giữa bản lý lịch cũ của tôi được viết vào năm 2007 và bản mới nhất được cập nhật vào năm 2013. Để làm điều này, hãy mở Word, nhấp vào Ôn tập tab và sau đó bấm vào So sánh.
Điều này sẽ mang đến So sánh tài liệu hộp thoại nơi bạn cần chọn tài liệu gốc và tài liệu sửa đổi.
Ở phía dưới, bạn sẽ thấy một loạt các cài đặt so sánh, mà bạn chỉ có thể để lại tất cả các kiểm tra. Theo mặc định, nó cũng sẽ hiển thị tất cả các thay đổi trong một tài liệu mới, tốt hơn là làm rối với các tài liệu gốc hoặc sửa đổi của bạn.
Một tài liệu mới sẽ mở ra với một số phần khác nhau: một danh sách các bản sửa đổi có thể cuộn ở phía bên trái, tài liệu kết hợp hiển thị tất cả các thay đổi ở giữa và hai tài liệu gốc ở phía bên tay phải. Hãy xem xét kỹ hơn từng phần.
Như bạn có thể thấy ở đây, tôi đã xóa một vài thứ và chèn một vài dòng văn bản khác. Nếu bạn bấm đúp vào bất kỳ tiêu đề nào (Aseem Kishore đã chèn hoặc là Aseem Kishore đã xóa), nó sẽ di chuyển con trỏ đến vị trí chính xác đó trong tài liệu.
Ở trung tâm, bạn sẽ thấy những phiên bản này với nhiều màu sắc khác nhau. Theo mặc định, bất cứ điều gì có thông báo đình công là những gì đã bị xóa và bất cứ điều gì có màu đỏ và gạch chân là những gì đã được thêm vào tài liệu sửa đổi. Bất cứ điều gì trong màu xanh lá cây đã được di chuyển xung quanh. Nơi mà nó được di chuyển sẽ có màu xanh lục gấp đôi và nơi nó được di chuyển đến sẽ có màu xanh lá cây được gạch chân gấp đôi như được hiển thị ở đây:
Cuối cùng, ở phía bên phải, bạn sẽ thấy tài liệu gốc ở trên cùng và tài liệu sửa đổi bên dưới. Khi bạn cuộn tài liệu trên cùng, phần dưới cùng sẽ theo sau để chúng đồng bộ. Tuy nhiên, bạn có thể cuộn phần dưới cùng độc lập với màn hình trên cùng.
Ngoài chế độ xem này, bạn cũng có thể xóa cả tài liệu nguồn khỏi khung bên phải và thay vào đó hiển thị bóng bay để dễ dàng xem các thay đổi. Để xem những gì tôi muốn nói, hãy tiếp tục và nhấp vào So sánh nút một lần nữa, sau đó bật Hiển thị tài liệu nguồn và cuối cùng bấm vào Ẩn tài liệu nguồn.
Bây giờ bấm vào Hiển thị đánh dấu nút bên dưới Theo dõi và bấm vào Bong bóng và sau đó Hiển thị sửa đổi trong bóng bay.
Ở phía bên phải của tài liệu, bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các bản sửa đổi với các dòng đến từ tài liệu. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng xem tất cả các thay đổi nếu bạn có nhiều thay đổi.
Lưu ý rằng nếu bạn chỉ muốn thấy sự khác biệt giữa các tài liệu, thì bạn thực sự không phải làm gì khác. Nếu bạn muốn tạo một tài liệu cuối cùng từ hai tài liệu này, bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ thay đổi nào và chọn Chấp nhận hoặc là Từ chối.
Khi bạn đã hoàn tất, bạn có thể lưu tài liệu mới với tất cả các thay đổi bạn đã thực hiện. Kết hợp tài liệu là khá nhiều chính xác giống như so sánh. Nếu bạn chọn Kết hợp, bạn sẽ nhận được cùng một hộp thoại nơi bạn phải chọn tài liệu gốc và sửa đổi.
Khi bạn làm điều đó, bạn sẽ có được bố cục giống như trước đây khi bạn thấy các thay đổi kết hợp ở giữa. Một lần nữa, văn bản đình công bị xóa, văn bản gạch chân màu đỏ được thêm vào và văn bản màu xanh lá cây đã được di chuyển. Chỉ cần nhấp chuột phải vào từng thay đổi và chọn chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi. Khi bạn đã hoàn tất, lưu tài liệu kết hợp mới.
Nhìn chung, những điều này thực sự hữu ích cho những lúc bạn có nhiều phiên bản của cùng một tài liệu hoặc khi nhiều người chỉnh sửa một tài liệu Word và bạn kết thúc với nhiều tài liệu để kết hợp thành một. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hãy bình luận. Thưởng thức!
