Cách sử dụng các tính năng AutoRecover và AutoBackup của Excel

Đó luôn là một thảm kịch khủng khiếp khi ai đó mất đi thứ gì đó quan trọng mà họ đang làm vì họ không lưu tài liệu của họ đúng cách. Điều này xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ đối với người dùng Excel và Word!

May mắn thay, Microsoft đã bổ sung rất nhiều tính năng trong một vài phiên bản cuối cùng giúp giảm khả năng mất dữ liệu do sự cố, mất điện, xóa do vô tình, v.v. Một tính năng được gọi là AutoRecover và tính năng thứ hai, ít được biết đến, được gọi là AutoBackup.

Trong bài viết này, tôi sẽ nói về cách định cấu hình cả hai tùy chọn để dữ liệu của bạn an toàn nhất có thể. Tôi cũng muốn đề cập rằng các phiên bản Office mới nhất cho phép bạn lưu tài liệu trực tiếp vào OneDrive, đây là một lựa chọn tốt để xem xét vì bạn vẫn có thể truy cập công việc của mình ngay cả khi ổ cứng của bạn bị lỗi.

Tự động khôi phục Excel

Tính năng Tự động khôi phục được bật theo mặc định và về cơ bản sẽ tự động lưu tài liệu của bạn vào một vị trí tạm thời sau một khoảng thời gian đã đặt. Để xem cài đặt AutoRecover, nhấp vào Tập tin và sau đó Tùy chọn.

Bấm vào Tiết kiệm trong menu bên trái và bạn sẽ thấy tùy chọn AutoRecover bên dưới Lưu sách bài tập.

Theo mặc định, thông tin AutoRecover được lưu cứ sau 10 phút. Ngoài khoảng thời gian, Excel phải ở chế độ chờ trong 30 giây trước khi dữ liệu sẽ được lưu. Ngoài ra, thông tin tự động được lưu trong Vị trí tệp AutoRecover được liệt kê ở đây. Vì vậy, làm thế nào nó hoạt động? Về cơ bản, giả sử bạn có một bảng tính như bảng dưới đây và bạn đã lưu nó.

Bây giờ hãy nói rằng tôi thêm dữ liệu sau vào bảng tính Excel và đợi khoảng 10 phút mà không lưu tài liệu của mình. Vì khoảng thời gian AutoRecover được đặt trong 10 phút, bạn cần đợi ít nhất là lâu để dữ liệu được lưu.

Trong trường hợp của tôi, tôi đã mô phỏng sự cố Excel bằng cách mở trình quản lý tác vụ và giết tiến trình Excel. Sau đó, tôi mở lại Excel và thấy ngay một tùy chọn có tên Hiển thị tập tin đã khôi phục.

Nếu bạn bấm vào đó, nó sẽ hiển thị một danh sách các tệp Excel có thể được phục hồi. Trong trường hợp của tôi, nó có tệp gốc, chỉ có dữ liệu ở A1 và A2, và nó cũng có tệp AutoRecovered, bao gồm dữ liệu mà tôi chưa lưu vào đĩa.

Nhấp vào bất kỳ mục nào trong danh sách sẽ mở một phiên bản Excel khác hiển thị dữ liệu trong tệp cụ thể đó. Nhìn chung, đây là một tính năng thực sự hữu ích cho những lúc bạn không lưu tất cả công việc của mình, nhưng Excel kết thúc bất ngờ.

Nhược điểm chính của tính năng này là dữ liệu AutoRecover được lưu trữ trên cùng ổ cứng với tệp của bạn, vì vậy nếu có gì đó xảy ra với ổ cứng của bạn, mọi thứ sẽ biến mất. Bạn có thể thay đổi vị trí trong cài đặt ở trên thành một ổ cứng riêng hoặc thậm chí thành một vị trí mạng, tôi khuyên bạn nên.

Lưu ý rằng thông tin AutoRecover cũng sẽ bị Excel tự động xóa trong các trường hợp sau:

1. Bạn lưu tệp theo cách thủ công hoặc bằng cách sử dụng Tập tin - Lưu thành.
2. Bạn đóng tệp hoặc thoát Excel (cho dù bạn có lưu tệp hay không)
3. Bạn tắt AutoRecover hoàn toàn hoặc chỉ cho bảng tính

Vì vậy, về cơ bản, bất cứ khi nào bạn lưu tệp, nó sẽ thoát khỏi dữ liệu AutoRecover. Ngoài ra, nếu bạn thoát thủ công Excel và chọn không lưu dữ liệu, nó sẽ xóa dữ liệu AutoRecover. Chỉ cần ghi nhớ điều đó khi sử dụng tính năng này. Nếu bạn là người dùng Excel nặng, tôi khuyên bạn nên đặt khoảng thời gian AutoRecover thành khoảng 2 hoặc 3 phút thay vì 10.

Tự động sao lưu

Một tính năng khác mà không nhiều người thực sự biết về nó là AutoBackup. Để sử dụng nó, trước tiên bạn phải đi và lưu tệp của bạn để đến Tiết kiệm hộp thoại. Nếu bạn đã có một tài liệu Excel đã lưu, hãy đi đến Tập tin và sau đó Lưu thành và chọn một địa điểm. Khi bạn làm điều này, nó sẽ đưa lên Lưu thành hộp thoại.

Trong hộp thoại, bấm vào Công cụ nút nằm bên trái của nút Tiết kiệm nút. Bạn sẽ thấy một vài lựa chọn, một trong số đó là Tùy chọn chung. Khi bạn nhấp vào đó, một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện với một số tùy chọn khác.

Đi trước và kiểm tra Luôn tạo bản sao lưu cái hộp. Bấm OK và bây giờ khi bạn lưu tệp, tệp sao lưu Excel cũng sẽ được tạo bằng phần mở rộng .XLK. Lưu ý rằng lần đầu tiên bạn làm điều này, các tệp sẽ giống hệt nhau. Nếu bạn chỉnh sửa tệp gốc và sau đó lưu lại, tệp sao lưu sẽ vẫn giữ nguyên (dữ liệu gốc). Lần thứ ba bạn lưu nó, tuy nhiên, tệp sao lưu sẽ được cập nhật với thông tin cho đến lần lưu thứ hai.

Về cơ bản, tệp sao lưu luôn là một phiên bản phía sau phiên bản hiện tại. Vì vậy, nếu bạn đã thực hiện một loạt các thay đổi, đã lưu tệp của mình và sau đó muốn quay lại phiên bản không có những thay đổi đó, bạn có thể mở tệp sao lưu.

Tệp được lưu ở cùng vị trí với tệp gốc và dường như không có cách nào để thay đổi điều đó. Tính năng này không thêm nhiều an toàn vào tài liệu của bạn, nhưng nó tốt trong một số trường hợp.

Kích hoạt các tính năng sao lưu và phục hồi này trong Excel hy vọng sẽ giúp bạn không bị mất dữ liệu quan trọng. Luôn luôn là một lựa chọn tốt để sử dụng bộ nhớ đám mây (như OneDrive) như một mạng an toàn bổ sung trong trường hợp máy tính của bạn bị hỏng nghiêm trọng. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hãy bình luận. Thưởng thức!