Hạn chế và bảo vệ tài liệu và mẫu

Hạn chế và bảo vệ tài liệu đảm bảo bạn là người có thẩm quyền tối cao đối với tiến trình của nó.

CHUYỂN ĐỔI TRƯỜNG

1. Sử dụng Mẫu để Đảm bảo Bố cục và Định dạng Chung
2. Theo dõi các thay đổi được thực hiện cho một tài liệu
3. Sử dụng Nhận xét để Chỉ ra Thay đổi trong Tài liệu
4. Hạn chế và bảo vệ tài liệu và mẫu
5. Phiên bản, so sánh và kết hợp tài liệu

Mặc dù bạn có thể muốn những người đánh giá khác đề xuất thay đổi và đưa ra nhận xét cho tài liệu, có thể đôi khi bạn muốn hạn chế họ thực hiện chỉnh sửa và thay đổi định dạng.

Hơn nữa, bạn có thể muốn buộc tất cả người theo dõi thay đổi hoặc giới hạn người đánh giá chỉ nhận xét. Toàn bộ mục đích của việc này là đảm bảo tài liệu của bạn không thể bị thay đổi theo cách không tuân theo tầm nhìn hoặc phong cách của bạn.

Trong bài học này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách hạn chế định dạng và loại chỉnh sửa mà những người đánh giá khác có thể thực hiện trên tài liệu của bạn. Khi tài liệu của bạn gần với trạng thái cuối cùng, bạn có thể đánh dấu nó là cuối cùng để tránh thực hiện các thay đổi vô ý.

Cũng vậy, bạn có thể muốn giới hạn quyền truy cập vào tài liệu của mình để chỉ bao gồm nhóm người đánh giá của bạn. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách mật khẩu bảo vệ tài liệu của bạn. Sau đó, bạn chỉ có thể cho nhóm của mình biết mật khẩu và không ai khác có thể mở tài liệu.

Chúng tôi sẽ bắt đầu mọi thứ bằng cách giới thiệu cho bạn để hạn chế định dạng trong tài liệu.

Hạn chế định dạng trong tài liệu

Khi bạn phân phối tài liệu để người khác xem xét, bạn có thể không muốn họ thay đổi định dạng của tài liệu. Word cho phép bạn hạn chế tất cả hoặc một số chủ đề và phong cách, cũng như cho phép người đánh giá thay đổi một số chủ đề và phong cách. Để thực hiện việc này, nhấp vào Chỉnh sửa giới hạn Chỉnh sửa trong phần Bảo vệ trực tuyến trên tab Đánh giá trực tuyến.

Cửa sổ Chỉnh sửa Hạn chế của Giới hạn hiển thị ở bên phải của văn bản chính. Trong phần Giới hạn định dạng của Phần mềm, hãy chọn định dạng Giới hạn định dạng cho một lựa chọn kiểu, Nghiêng và nhấp vào liên kết Cài đặt.

Trên hộp thoại Giới hạn định dạng của hình thức khác, tất cả các kiểu trong các kiểu đã được kiểm tra hiện tại đều được cho phép. Để chỉ chọn một số kiểu nhất định sẽ được sử dụng trong tài liệu, bạn có thể sử dụng nút Không có gì để xóa tất cả các kiểu và sau đó chọn kiểu bạn muốn cho phép. Bạn cũng có thể sử dụng các kiểu tối thiểu được đề xuất của Word để cho phép bằng cách nhấp vào Tối thiểu được đề xuất của Word. Hãy chọn các hạn chế bổ sung trong phần Định dạng hình chữ nhật ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn và nhấp vào OK OK khi hoàn thành.

Hộp thoại sau hiển thị hỏi xem bạn có muốn xóa các kiểu không được phép không. Chúng tôi khuyên bạn không nên. Nó có thể chỉ ra rằng bạn muốn sử dụng các phong cách này trong tài liệu trong tương lai. Những người đánh giá khác sẽ không thể thay đổi hoặc áp dụng chúng.

Nhấp vào No No No để giữ các kiểu không được phép trong tài liệu của bạn.

Trước khi những hạn chế này có thể được áp dụng, bạn phải bắt đầu thực thi bảo vệ. Chúng tôi sẽ thảo luận điều này sau khi chỉ cho bạn cách hạn chế chỉnh sửa.

Hạn chế chỉnh sửa trong tài liệu

Ngoài việc hạn chế định dạng cho người đánh giá tài liệu, bạn cũng có thể hạn chế loại người đánh giá chỉnh sửa có thể thực hiện trên tài liệu. Trên khung Chỉnh sửa Giới hạn của Nhật ký, hãy chọn Bộ điều chỉnh chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong hộp kiểm tài liệu và chọn một tùy chọn từ danh sách thả xuống để chỉ ra loại chỉnh sửa mà bạn muốn cho phép trong tài liệu của mình. Bạn có thể cho phép những người đánh giá khác chỉ theo dõi các thay đổi, nhập bình luận hoặc điền vào các biểu mẫu. Bạn thậm chí có thể hạn chế tài liệu để người khác chỉ có thể đọc nó và không thay đổi.

Bạn có thể hỏi sự khác biệt giữa việc hạn chế chỉnh sửa chỉ thay đổi theo dõi và duy trì các Thay đổi theo dõi trên đường bị khóa, như đã thảo luận trong Bài 2. Thực tế không có sự khác biệt nào; các chức năng là như nhau. Bạn có thể sử dụng phương pháp nào dễ dàng hơn cho bạn.

Bạn có thể chỉ định ngoại lệ cho định dạng và chỉnh sửa bị hạn chế hoặc những người được phép tự do chỉnh sửa tài liệu. Nhấp vào liên kết nhiều người dùng khác Liên kết trực tuyến trong phần Ngoại lệ (không bắt buộc) trong phần Giới hạn của Chỉnh sửa.

Trên hộp thoại của Thêm người dùng, bạn có thể thêm người dùng từ máy tính hiện tại, từ một miền mà máy tính hiện tại là một phần hoặc bằng cách nhập địa chỉ email của ai đó. Tách tất cả người dùng và địa chỉ email bằng dấu chấm phẩy và nhấp vào OK OK khi hoàn tất.

Những người bạn đã thêm trên hộp thoại của Thêm Thêm người dùng trên màn hình trong hộp Cá nhân cá nhân trong hộp Phần mềm ngoại lệ (tùy chọn) của Cửa sổ Giới hạn Chỉnh sửa. Chọn tất cả hoặc một phần tài liệu mà bạn muốn một người có thể chỉnh sửa và sau đó chọn hộp kiểm cho người đó trong hộp Cá nhân.

Bây giờ bạn đã hạn chế định dạng và chỉnh sửa cho tài liệu như mong muốn, bạn phải thông báo cho Word để bắt đầu thực thi bảo vệ để tài liệu có hiệu lực. Trong phần Bắt đầu thực thi của Phần bắt đầu Phần cứng của khung Chỉnh sửa Giới hạn Bắt đầu, hãy nhấp vào Có Có, Bắt đầu Bảo vệ.

Trên hộp thoại Bắt đầu bảo vệ bắt buộc, hãy đảm bảo tùy chọn Mật khẩu trực tuyến được chọn, nhập mật khẩu hai lần và nhấp vào OK OK.

Lưu ý rằng mật khẩu là không cần thiết và không bảo vệ hoàn toàn tài liệu (tài liệu không được mã hóa). Nó chỉ đơn giản là giúp ngăn chặn mọi người tắt các hạn chế định dạng và chỉnh sửa.

Nếu bạn chọn xác thực người dùng, bạn có thể thấy lỗi sau:

Máy của bạn không được thiết lập cho Quản lý quyền thông tin (IRM). Để thiết lập IRM, đăng nhập vào Office, mở một tin nhắn hoặc tài liệu được bảo vệ IRM hiện có hoặc liên hệ với bàn trợ giúp của bạn.

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng mật khẩu. Nó đơn giản hơn nhiều.

Khi các hạn chế đã được thi hành, khung Chỉnh sửa Giới hạn của Giới hạn hiển thị văn bản phù hợp cho phép người đánh giá chỉ thực hiện các tác vụ chỉnh sửa và định dạng cho phép.