Cách chèn tệp PDF vào tài liệu Word

Gần đây, tôi đã phải lấy một vài trang trong tài liệu PDF và đưa chúng vào tài liệu Word mà tôi cần gửi cho khách hàng. Trong quá trình thực hiện, tôi đã tìm ra một vài cách để bạn có thể chèn một tài liệu PDF vào tài liệu Word và đó là những gì tôi sẽ giải thích ở đây!

Nếu bạn đã từng sử dụng các phiên bản khác nhau của Microsoft Office, có lẽ bạn đã cảm thấy đau đớn khi phải xử lý các tính năng bị di chuyển xung quanh hoặc các tính năng bị xóa hoàn toàn. Mặc dù Microsoft không giữ mọi thứ nhất quán giữa các phiên bản, quá trình chèn tệp PDF khá giống nhau. Tôi sẽ giải thích quy trình cho phiên bản Mac (2011), hơi khác một chút và đối với một số phiên bản mới nhất của Office cho PC (2007, 2010, 2013).

Một vấn đề lớn với toàn bộ quá trình là chèn nhiều tệp PDF vào tài liệu Word. Chèn một trang là đủ dễ dàng, nhưng khi PDF của bạn có nhiều hơn một trang, Word thất bại thảm hại. Rõ ràng, khi bạn chèn một đối tượng vào Word, nó không thể kéo dài hơn một trang và đó là lý do tại sao khi bạn cố gắng chèn một tệp PDF nhiều trang, nó chỉ hiển thị trang đầu tiên.

Có hai cách bạn có thể khắc phục điều này: một là chuyển đổi toàn bộ PDF thành tài liệu Word và sau đó chèn hoặc cách thứ hai là chuyển đổi từng trang của PDF thành hình ảnh và sau đó chèn hình ảnh vào tài liệu Word của bạn . Tùy thuộc vào PDF của bạn, chuyển đổi sang Word thường làm rối bố cục ban đầu của PDF. Tùy chọn tốt nhất là chuyển đổi thành hình ảnh, mà tôi giải thích dưới đây.

Chuyển đổi nhiều trang PDF thành JPG

Trước khi chúng tôi thực sự chèn các tệp vào tài liệu Word, hãy tìm hiểu cách chuyển đổi nhiều trang PDF thành các tệp hình ảnh, cụ thể là định dạng JPG. Bạn cũng có thể lưu ra định dạng PNG hoặc TIFF, điều này có thể giúp bạn có được độ sắc nét hơn trong văn bản. Có một số cách miễn phí và một số cách trả phí, vì vậy nó phụ thuộc vào tần suất bạn làm điều này và phần mềm bạn đã có.

Adobe Acrobat Full

Nếu bạn có phiên bản đầy đủ của Adobe Acrobat, thì bạn chỉ cần làm một Lưu thành hoặc là Lưu như người khác và chọn TIFF, PNG hoặc JPG làm loại tệp cho đầu ra. Acrobat sẽ tự động chuyển đổi từng trang thành một tệp hình ảnh riêng biệt, sau đó bạn có thể chèn vào tài liệu Word của mình. Khá dễ, nhưng Adobe Acrobat có giá rất cao, vì vậy không phải là một lựa chọn cho hầu hết mọi người.

SnagIt

Có một chương trình từ TechSmith có tên SnagIt cho phép bạn chụp ảnh màn hình và screencasts của máy tính để bàn của bạn trên PC Windows hoặc Mac. Phiên bản Windows cũng có tiện ích chụp máy in cho phép bạn chụp đầu ra in từ bất kỳ chương trình nào khác. Vì vậy, bạn có thể in tệp PDF của mình sang máy in SnagIt và nó sẽ tự động chuyển đổi từng trang thành một hình ảnh. Thật không may, phiên bản Mac chưa hỗ trợ tùy chọn này. SnagIt có giá 50 đô la, nhưng nó vẫn rẻ hơn Adobe Acrobat rất nhiều.

PDF2JPG

Một cách miễn phí tuyệt vời để chuyển đổi các trang PDF của bạn thành hình ảnh JPG là sử dụng công cụ chuyển đổi trực tuyến PDF2JPG. Chỉ cần chọn tệp PDF của bạn, chọn chất lượng và nhấp vào nút chuyển đổi.

Đợi một lát và trên trang tiếp theo, bạn sẽ nhận được danh sách tất cả các trang có liên kết tải xuống cho mỗi trang. Nếu bạn có một loạt các trang, không phải lo lắng! Ngoài ra còn có một liên kết lưu trữ tải xuống ở phía dưới, vì vậy bạn có thể tải xuống một tệp zip với tất cả các hình ảnh bên trong.

Đây chỉ là ba tùy chọn để chuyển đổi các tệp PDF thành hình ảnh, nhưng bạn luôn có thể Google PDF sang JPG và có thể tìm thấy nhiều giải pháp hơn.

Có một chương trình thương mại khác khá phổ biến sẽ chèn các tệp PDF nhiều trang vào tài liệu Word mà không phải lo lắng về việc chuyển đổi sang hình ảnh đầu tiên được gọi là OfficeExpander. Đó là một tiện ích bổ sung cho Word và nó sẽ cho phép bạn chỉ cần nhấp vào nút, chọn tệp PDF và định cấu hình tùy chọn của bạn. Với $ 10, đó không phải là một lựa chọn tồi nếu bạn không muốn lo lắng về việc chuyển đổi.

Chèn PDF vào Word cho Mac 2011

Hãy bắt đầu với phiên bản Mac của Office. Để chèn tệp PDF vào Word cho Mac, nhấp vào Chèn tùy chọn menu và sau đó chọn Vật.

Sau đó bấm vào Từ tập tin ở dưới cùng của hộp thoại bật lên xuất hiện:

Đi trước và chọn tệp PDF của bạn và nhấp vào Mở. Bây giờ, điều thú vị về Office cho Mac 2011 là bạn thực sự có thể chọn trang trong tệp PDF bạn muốn chèn. Vì một số lý do kỳ lạ, bạn không mở cái này trong bất kỳ phiên bản Windows nào của Office. Trên Windows, nó chỉ chèn trang đầu tiên của PDF. Trên máy Mac, bạn có được cửa sổ xem trước đẹp này, nơi bạn có thể xem từng trang và chèn trang đã chọn.

Điều này sẽ chèn trang PDF dưới dạng hình ảnh vào tài liệu Word. Bạn không thể chỉnh sửa tài liệu PDF. Bạn chỉ có thể di chuyển nó và thay đổi kích thước nếu bạn muốn.

Chèn PDF vào Word 2007, 2010, 2013

Bây giờ chúng ta hãy trải qua quá trình chèn các tệp PDF vào Word 2007, 2010 và 2013 cho PC. Nhìn chung, quá trình này khá giống nhau, vì vậy tôi thực sự chỉ cần giải thích một lần. Để bắt đầu, nhấp vào Chèn tab trên ruy băng.

Ở ngoài cùng bên phải, bạn sẽ thấy Vật nút. Bạn sẽ chỉ sử dụng tùy chọn này nếu bạn đang chèn một tệp PDF một trang. Đối với hình ảnh, nó hơi khác một chút và tôi sẽ giải thích bên dưới. Khi bạn nhấp vào Object, bạn sẽ nhận được một hộp thoại và ở đây bạn sẽ muốn nhấp vào Tạo từ tệp chuyển hướng.

Đó là về nó. Dải băng Chèn trông hơi khác nhau trong mỗi phiên bản Office, nhưng nút Object vẫn ở đó. Nếu bạn phải chèn nhiều hình ảnh (sau khi chuyển đổi các trang PDF của bạn thành hình ảnh), sau đó bạn nhấp vào Chèn lại, nhưng lần này chọn Những bức ảnh). Đảm bảo bạn đặt tên cho các hình ảnh theo thứ tự khớp với thứ tự bạn muốn chúng xuất hiện trong tài liệu Word. Đừng bắt đầu từ 1! Tốt nhất là sử dụng 3 chữ số như 001, 002, v.v..

Chuyển đổi PDF sang Word

Tùy chọn cuối cùng tôi đã đề cập là chuyển đổi PDF của bạn thành tài liệu Word và sau đó chèn tài liệu Word vào một tài liệu khác, khá dễ dàng. Ưu điểm chính của việc sử dụng phương pháp này là bạn thực sự có thể chỉnh sửa nội dung của tệp PDF trong tài liệu Word. Nhược điểm chính là độ chính xác của chuyển đổi rất kém khi sử dụng các công cụ miễn phí. Bạn sẽ phải bỏ tiền ra để có được một chuyển đổi rất tốt.

Một lần nữa, Adobe Acrobat (Standard / Pro) có sẵn trình chuyển đổi PDF sang Word và nó hoạt động rất tốt. Nếu bạn không có Acrobat, bạn có thể kiểm tra pdftoword.com. Bạn có thể chuyển đổi một vài tệp nhỏ miễn phí bằng dịch vụ, nhưng sẽ phải mua phần mềm máy tính để bàn cho các tệp lớn hơn.

Nếu bạn có một tệp PDF phức tạp, kết quả của bạn sẽ thay đổi. Nếu PDF của bạn có nhiều hình ảnh được nhập, thì khả năng bạn nhận được chuyển đổi tốt sẽ thấp hơn. Nếu tệp PDF được tạo trực tiếp từ ứng dụng tạo PDF hoặc được in thẳng sang PDF, thì khả năng bạn sẽ cao hơn nhiều.

Phần kết luận

Như bạn có thể thấy, có khá nhiều tuyến đường bạn có thể thực hiện để đưa tài liệu PDF của mình vào tài liệu Word. Nếu bạn có Adobe Acrobat, nó sẽ giúp cuộc sống dễ dàng hơn nhiều. Nếu không, bạn phải dựa vào các phương pháp khác như chuyển đổi thành hình ảnh hoặc mua chương trình của bên thứ ba. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, gửi bình luận. Thưởng thức!