28 lời khuyên cho tổ chức và khai báo kỹ thuật số
Hầu hết chúng ta dành nhiều thời gian trong không gian kỹ thuật số bên trong máy tính và điện thoại di động của chúng ta, và giống như không gian thực của chúng ta, không gian kỹ thuật số yêu cầu làm cho ngăn nắp, cơ quan, và thậm chí một số loại sự đổi mới theo thời gian để giữ cho nó hoạt động hết tiềm năng.
Vì vậy, trong bài viết này, tôi chia sẻ một loạt các mẹo về cách bạn có thể hiệu quả giải mã và quản lý không gian kỹ thuật số của bạn.
1. Đừng nhồi nhét công việc vào một ngày
Đừng lấy kỹ thuật số của bạn một cách tuyệt vời, nó có thể bị rối tung như một kho lưu trữ dưới tầng hầm. Vì vậy, trước khi lao vào công việc dọn dẹp, nhìn bằng mắt cho dù đó là gì bạn muốn giải mã hoặc tổ chức.
Cho dù đó là hộp thư đến email hoặc thư mục Tải xuống, tránh đánh giá thấp khối lượng công việc được thực hiện và thời gian bạn sẽ cần. Nếu bạn có đủ thời gian rảnh để kết thúc tất cả công việc trong một ngày - thì thật tuyệt, nếu không thì, chậm lại đi thay vì đóng gói mọi thứ vào một phiên duy nhất vì điều đó sẽ gây hại nhiều hơn là tốt.
2. Dán nhãn hoặc gửi email bằng các bộ lọc
Đối với mỗi email từ một người mà bạn thường nhận email từ, chẳng hạn như đồng nghiệp hoặc công ty tiện ích, tạo một bộ lọc thích hợp để dán nhãn, hoặc nộp nó tự động, ví dụ vào “Công việc” hoặc là “Hóa đơn”.
Điều này giữ cho email của bạn được sắp xếp và khi bạn phải xem một bộ email liên quan, nói rằng bạn muốn xem tất cả các hóa đơn bạn đã nhận được trong một tháng, bạn có thể chỉ cần tìm kiếm nhãn phù hợp. Tất cả các dịch vụ và ứng dụng email đi kèm cài đặt bộ lọc (Gmail, Yahoo, iCloud, Microsoft Outlook).
3. Hãy để trình duyệt hỏi nơi lưu các bản tải xuống
Trong trình duyệt của bạn, bật tùy chọn cho phép bạn chọn nơi lưu tập tin đã tải xuống (Chrome, Firefox, Opera, IE) nếu chưa được bật. Bất cứ khi nào bạn đang tải xuống một tệp, thay vì để nó trực tiếp vào thư mục Tải xuống, tạo một thư mục con có liên quan và lưu nó ở đó.
Nếu bạn đang tải xuống các tệp liên quan đến một dự án, thêm tên của dự án vào thư mục mới. Bằng cách này, bất cứ khi nào bạn cần một tệp (hoặc một nhóm các tệp có liên quan) và bạn không nhớ tên của nó, ít nhất bạn biết nơi nó có thể được tìm thấy.
Xóa tệp khỏi thư mục Tải xuống cũng dễ dàng hơn theo cách này. Khi bạn hoàn thành một dự án hoặc nếu bạn không cần một tập hợp các tệp liên quan nhất định nữa, bạn có thể chỉ cần xóa thư mục của nó.
4. Không xóa các tập tin, lưu trữ chúng
Trong tên của khai báo, bạn không phải xóa mỗi tập tin điều đó không cần thiết vào lúc này. Nếu chúng được tải xuống một phần hoặc các tệp tạm thời hoặc như vậy, xóa chúng. Nếu chúng có thể được sử dụng sau này, hãy sắp xếp chúng cho phù hợp.
Với nhiều tùy chọn như lưu trữ đám mây, đĩa cứng ngoài, v.v., bạn có thể lưu tệp mà không phải lo lắng về việc hết bộ nhớ.
5. Sắp xếp theo ngày trong khi tổ chức
Sắp xếp tất cả các tệp của bạn theo ngày đầu tiên, trước khi đi qua bó Có thể bạn sẽ tìm thấy các tệp được tạo hoặc tải xuống trong cùng một ngày thuộc cùng một dự án / danh mục, giúp tổ chức chúng dễ dàng hơn.
6. Tìm kiếm nhanh các ứng dụng di động
Nếu bạn có quá nhiều ứng dụng trên điện thoại (và điện thoại của bạn vẫn xử lý tốt), bạn có thể cần một tính năng tìm kiếm nhanh để tìm và mở ứng dụng (tìm ứng dụng tìm kiếm nhanh trong Google Play).
Khi bạn có quá nhiều ứng dụng, không có số lượng tổ chức nào sẽ giúp việc tìm kiếm một ứng dụng trong biển ứng dụng dễ dàng hơn tìm kiếm nhanh. Đừng bận tâm tạo thư mục nếu mỗi thư mục vẫn sẽ giữ rất nhiều ứng dụng. Nếu bạn đã bật Siri hoặc Ok, bạn cũng có thể sử dụng chúng để khởi chạy ứng dụng.
7. Sắp xếp các ứng dụng theo màu sắc
Trong trường hợp bạn có một số lượng ứng dụng nhỏ trên điện thoại của bạn, và nhỏ, ý tôi là một số ứng dụng có thể lấp đầy một hoặc hai màn hình chính và bạn muốn chúng có tổ chức hơn một chút để dễ dàng tìm thấy chúng hơn, sắp xếp chúng theo màu sắc.
Nếu bạn không muốn dành thời gian phân loại các màu đó một cách chính xác, chỉ cần tách các biểu tượng theo màu ấm và mát, và cung cấp cho mỗi màn hình chính của riêng mình.
8. Sử dụng các biểu tượng và biểu tượng cảm xúc
Các từ dư thừa dài cho tên thư mục hoặc nhãn đôi khi cũng có thể thêm lộn xộn thị giác. Sử dụng biểu tượng cảm xúc và biểu tượng khi áp dụng cho thu nhỏ tên.
9. Ngắt kết nối các dịch vụ không cần thiết
Trong tất cả email và tài khoản xã hội bạn giữ, tìm kiếm bất kỳ cài đặt nào sẽ liệt kê tất cả các dịch vụ hoặc ứng dụng được kết nối với tài khoản đó. Nếu bạn tìm thấy một dịch vụ hoặc ứng dụng mà bạn không còn sử dụng ngắt kết nối nó khỏi tài khoản của bạn.
Điều này có thể làm giảm các email, thông báo và quảng cáo không mong muốn và bảo vệ chi tiết tài khoản của bạn từ các ứng dụng của bên thứ ba mà bạn không còn cần nữa. Hãy xem các liên kết sau để tìm các cài đặt ứng dụng được kết nối trong Google, Yahoo, Facebook và Twitter.
10. Không sử dụng lịch cho to-dos và ghi chú
Sử dụng lịch để giữ ngăn nắp là điều tuyệt vời và hầu như tất cả các lịch đều có các tùy chọn thêm các sự kiện, các việc cần làm và ghi chú đến một ngày Nếu bất cứ điều gì cần phải được thực hiện vào một ngày nhất định đó là một sự kiện và nên được đánh dấu như vậy trong lịch.
Những việc cần làm, tuy nhiên, thay đổi mỗi ngày và nên xem xét hàng ngày. Việc tách lịch ra khỏi các mục và công việc cần làm mang lại một cái nhìn tổng quan ít ỏi và đông đúc hơn về thời gian của bạn.
11. Không tải tập tin để lưu trữ
Thay vì tải tập tin xuống máy tính của bạn cho mục đích lưu trữ, mở bộ nhớ đám mây của bạn và lưu nó ở đó. Nếu ứng dụng lưu trữ đám mây của bạn đi kèm với tùy chọn lưu tệp trực tiếp qua URL, hãy sử dụng hoặc thử tiện ích mở rộng trình duyệt hoặc dịch vụ của bên thứ ba điều đó sẽ cho phép bạn làm điều tương tự.
12. Thuê hoặc truyền phát thay vì mua hoặc tải xuống
Không tải xuống phim, bài hát, sách điện tử và như vậy nếu bạn là không chắc họ là kinh điển rằng bạn sẽ trở lại rất thường xuyên. Điều này tiết kiệm không gian và giữ cho thư viện của bạn dễ quản lý hơn.
13. Không đăng ký, nhận nguồn cấp dữ liệu
Đừng đăng ký email từ các trang web, thay vào đó, chọn để nhận thức ăn. Có rất nhiều Dịch vụ đọc RSS, chẳng hạn như Feedly, điều đó sẽ giúp bạn cập nhật nội dung của các trang web bạn muốn được thông báo thường xuyên.
14. Lưu trữ các tệp trong quá trình, không xuất
Nếu bạn đã có kế hoạch lưu trữ (lưu trữ) một tập tin và đó tập tin có một tập tin trong quá trình, ví dụ: tệp Word của tệp PDF được xuất từ tệp đó hoặc tệp Photoshop của hình ảnh PNG được xuất từ nó, lưu tệp trong quá trình và không phải là sản phẩm cuối cùng (trừ khi bạn sẽ cần những hàng xuất khẩu đó khá thường xuyên).
Điều này đảm bảo rằng mỗi khi bạn cần phiên bản cuối cùng, bạn có được xuất khẩu cập nhật nhất tất cả các tệp trong tiến trình của bạn, tất cả trong khi tiết kiệm một số dung lượng trên ổ cứng của bạn.
15. Chỉ định một cửa sổ chần chừ
Hãy thành thật mà nói, không có số lượng bài giảng nào có thể ngăn một số người kiểm tra Facebook và Twitter trong khi làm việc. Nếu bạn đang chần chừ trên phương tiện truyền thông xã hội mở các tài khoản đó trong một cửa sổ trình duyệt riêng và giữ cho bạn “đang làm việc” cửa sổ không bị phân tâm, giúp mắt bạn dễ dàng khóa hơn trên một tab khi bạn cần.
Tiền thưởng: bạn phải chỉ đóng một cửa sổ và nó đóng tất cả các trang truyền thông xã hội của bạn.
16. Lập kế hoạch sao lưu và lưu trữ của bạn
Đó là một điều tốt để có bộ lưu trữ ngoài thiết bị, Nhưng chỉ ở bao nhiêu nơi? Với vô số đám mây và kho bên ngoài có sẵn, đó là dễ bị vô tổ chức cũng theo cách đó: một số tệp trong Dropbox, một số trong Google Drive, một số ở Amazon, một số trên ổ đĩa bút, bạn sẽ nhận được ý chính.
Vì vậy, hãy lên kế hoạch lưu trữ ngoài thiết bị của bạn trước. Thật tốt khi các tập tin cá nhân và công việc. Đối với công việc, bạn có thể muốn chọn phương thức lưu trữ chủ yếu được sử dụng tại nơi làm việc của bạn.
Chọn một hệ thống lưu trữ đa năng, giúp chia sẻ hoặc chuyển tập tin sang các hệ thống khác dễ dàng. Đôi khi, lưu trữ vật lý là bắt buộc, ví dụ như đĩa CD khởi động. Trong những trường hợp này làm một số tổ chức thế giới thực.
17. Lưu mật khẩu trước khi sử dụng
Có nhiều ứng dụng quản lý mật khẩu có sẵn trực tuyến, hoặc nếu bạn là trường học cũ lấy một cuốn sổ để ghi lại tất cả các mật khẩu. Do đó, việc quản lý mật khẩu sẽ không thành vấn đề nếu mỗi khi bạn đăng ký tài khoản mới, bạn nhớ ghi lại mật khẩu và thông tin tài khoản vào hầm mật khẩu chính của bạn.
Nếu bạn quên điều này, hãy thử phát triển thói quen lưu mật khẩu của bạn đầu tiên trong hầm của bạn và sau đó tạo tài khoản. Bằng cách này, bạn sẽ có tất cả thông tin và mật khẩu của tài khoản được sắp xếp trong kho của bạn mà không bị lỗi.
Nhưng, nếu vì lý do nào đó bạn không thể truy cập vào hầm mật khẩu của mình và bạn không thể hoãn việc tạo tài khoản cho đến khi bạn làm, Đặt một lời nhắc nhở để thêm mật khẩu và thông tin tài khoản vào hầm.
18. Kiểm tra xem các trang web di động có tốt như các ứng dụng không
Ngày nay, rất nhiều trang web được tối ưu hóa cao cho người dùng di động, đến nỗi, một số trong số đó là tốt như đối tác ứng dụng di động của họ. Vì vậy, nếu bạn tìm thấy một dịch vụ dễ sử dụng và đủ nhanh trong trình duyệt di động, tương đương với ứng dụng di động của nó xóa ứng dụng khỏi điện thoại của bạn và bắt đầu sử dụng trang web.
19. ID email riêng biệt
Nếu bạn có một trang web hoặc nếu bạn là một phần của công ty, rất có thể bạn có một email công việc tương ứng. Nhưng, nếu đó không phải là trường hợp bạn nên tạo một cái. Một email riêng cho công việc và sử dụng cá nhân khá gọn gàng.
Nó giúp quản lý email của bạn tốt hơn; ít thư rác sẽ can thiệp vào email công việc của bạn vì bạn sẽ cho đi email cá nhân của mình để đăng ký và như vậy.
Nếu bạn là người đam mê truyền thông xã hội, một ID email chỉ dành cho tài khoản xã hội của bạn cũng không phải là một ý tưởng tồi.
20. Sử dụng nhiều tiện ích hơn, có thêm không gian
Nếu lưu trữ ngoại tuyến các bài hát, video, sách điện tử và ảnh trong điện thoại của bạn rất quan trọng và bạn thường xuyên hết bộ nhớ, tại sao không thử sử dụng các tiện ích riêng biệt vì những lý do riêng biệt?
Mẹo này có lẽ không phù hợp với những người không muốn mang thêm hành lý. Tuy nhiên, nếu đó không phải là giải pháp tốt nhất cho bạn: a máy nghe nhạc, một người đọc điện tử, một Máy ảnh, một máy nghe nhạc mini, hoặc một lai của một số trong số này.
Bạn cũng có thể lưu trữ các tập tin của bạn trong ổ cứng ngoài hoạt động với điện thoại di động của bạn (thông qua cổng, bộ điều hợp hoặc WiFi) và lưu trữ và sử dụng các tệp từ đó.
21. Không có tập tin trên màn hình máy tính để bàn
tôi hiểu điều đó không gian để bàn là có để truy cập nhanh các tập tin bạn đang làm việc và tôi thực sự không có gì chống lại màn hình máy tính để bàn chứa các tệp và ứng dụng, miễn là nó hoạt động với bạn. Nhưng, nếu màn hình máy tính để bàn là một trong những không gian kỹ thuật số có vấn đề của bạn, thì lời khuyên của tôi là không lưu bất cứ điều gì trên máy tính để bàn.
Tương tự như đối với các ứng dụng di động, đừng bận tâm tạo thư mục con hoặc sắp xếp các biểu tượng bởi một số hệ thống. Có một sự khác biệt lớn có thể nhìn thấy khi bạn nhìn thấy các tập tin trên màn hình máy tính để bàn và trong một thư mục. Trên máy tính để bàn, nó quá trực quan và gây mất tập trung, trong khi trong một thư mục, nó ít trực quan hơn, dựa trên nhiều văn bản hơn và do đó dễ xử lý hơn một chút.
22. Thử tạo một tài khoản truyền thông xã hội mới
Tôi muốn giới thiệu các mũi khoan thông thường của hủy theo dõi tài khoản bạn không còn muốn để xem các cập nhật từ và cấu hình lại thông báo, quyền riêng tư và cài đặt quảng cáo của bạn trong các tài khoản truyền thông xã hội để chế ngự chúng, nhưng đối với một số người, điều này nói dễ hơn làm.
Nếu là của bạn phương tiện truyền thông xã hội là quá khó để đối phó bạn có thể bắt đầu lại; đó là một giải pháp thiết thực Bạn có thể tạo tài khoản mới, kết bạn với bạn bè / người theo dõi của bạn từ tài khoản cũ từng chút một và sau đó khi bạn hài lòng, hãy xóa tài khoản cũ của bạn.
Hoặc là, xóa tài khoản của bạn trước, đợi cho đến khi nó bị xóa khỏi máy chủ phương tiện truyền thông xã hội và đăng ký với cùng tên người dùng. Nhưng cho dù đó là tài khoản mới hay tài khoản cũ, bảo dưỡng thức ăn thường xuyên rất quan trọng.
23. Hợp lý hóa danh bạ điện thoại của bạn
Đừng để ứng dụng liên lạc của điện thoại cũng là kho lưu trữ danh bạ của bạn. Lưu danh bạ trong máy tính của bạn-đi trước và lưu trữ nhiều như bạn muốn trong đó và giữ chúng miễn là bạn muốn và thêm tất cả các chi tiết mà bạn có thể nghĩ về chúng.
Nhưng trong điện thoại của bạn, chỉ giữ các liên hệ liên quan, gần đây và được yêu cầu. Điều này sẽ tự động hợp lý hóa các liên hệ xuất hiện trong ứng dụng di động của bạn và bạn sẽ không nhận được đề xuất tài khoản không cần thiết.
24. Sắp xếp ảnh theo thứ tự thời gian
tôi là không hoàn toàn chống lại việc lưu trữ hình ảnh trên thiết bị. Nếu bạn thường duyệt qua các ảnh cũ hoặc nếu bạn là người giữ hình nền máy tính để bàn ảnh, bạn nên giữ ảnh trên thiết bị của mình và lọc các tệp để lấy chỗ ở nơi khác.
Mặc dù, bất kể nơi bạn lưu trữ ảnh của bạn, có chỉ có một cách đúng để tổ chức chúng, chỉ một-niên đại.
Ảnh được liên kết với các ký ức lần lượt được liên kết với thời gian, vì vậy hãy đảm bảo bạn tạo các thư mục cho tất cả các hình ảnh từ các sự kiện cá nhân, sau đó đặt tất cả các thư mục sự kiện vào một thư mục được đặt tên sau một tháng hoặc một năm. Thư mục cuối cùng (cấp cao nhất) phải luôn là một năm.
25. Hãy suy nghĩ ba lần trước khi cài đặt bất cứ điều gì
Tôi biết rằng nếu bạn có quá nhiều ứng dụng, bạn luôn có thể “gỡ cài đặt” họ và tôi khuyên bạn nên sử dụng ứng dụng gỡ cài đặt giúp dọn sạch tất cả các tập tin còn sót lại từ một phần mềm. Nhưng trong hầu hết các trường hợp, các tập tin sẽ là bỏ lại phía sau sau khi gỡ cài đặt. Không có gì đáng lo ngại nhưng theo thời gian (năm, nghĩa là) họ cũng có thể tăng lên.
Nếu bạn là người am hiểu về công nghệ thì hãy rình mò tìm những tập tin còn sót lại và xóa chúng bằng tay (tốt hơn những gì nhiều ứng dụng có thể làm IMO) nhưng nếu bạn không thoải mái với điều đó thì tránh cài đặt không cần thiết ở nơi đầu tiên, đặc biệt là trên điện thoại di động.
26. Trước tiên hãy thử các ứng dụng tích hợp sẵn
Mặc dù tôi đã nói rằng có một trình gỡ cài đặt tốt sẽ rất tốt, nhưng trong hầu hết các trường hợp, tôi sẽ nói rằng lần đầu tiên sử dụng các ứng dụng là đã có sẵn trong hệ điều hành của bạn.
Hầu như tất cả các hệ điều hành đều đi kèm với các tiện ích dọn sạch đĩa và bộ nhớ; sử dụng chúng để xóa các tập tin tạm thời và bộ nhớ cache. Ngoài ra, tất cả các HĐH, bao gồm cả các thiết bị di động, đều có các ứng dụng liệt kê các dịch vụ đang chạy trong thiết bị của bạn, sử dụng chúng để dừng dịch vụ nền không mong muốn và giải phóng RAM.
27. Giảm các ứng dụng năng suất
Đây là từ chối trách nhiệm thứ trăm của tôi; Trên thực tế, tôi không khẳng định rằng tất cả các ứng dụng năng suất là không cần thiết, vì vậy, rất nhiều tùy chọn trên thị trường giúp chúng tôi dễ dàng tìm thấy thứ gì đó gần như chỉ dành riêng cho chúng tôi.
Nhưng, nếu bạn đang sử dụng quá nhiều ứng dụng năng suất bạn là khá làm việc hiệu quả để cố gắng làm việc hiệu quả hơn là thực sự hiệu quả.
Một lịch và một danh sách việc cần làm sẽ làm. Đừng làm cả ngoại tuyến và trực tuyến (trừ khi lập kế hoạch ngoại tuyến có tác dụng chữa bệnh cho bạn), sử dụng một trong hai và gắn bó với nó một cách tôn giáo.
28. Nhận trợ giúp
Nếu bạn đọc đến đây trong bài viết này, bạn có đủ kiên nhẫn để thực hiện một cuộc đảo chính tuyên bố thành công.
Ai đó có một chút lộn xộn với không gian ngoại tuyến của họ sẽ rất có thể giống nhau trong không gian kỹ thuật số của họ. Và trong thực tế, cả những người có tổ chức và vô tổ chức đang sống hạnh phúc ngày hôm nay, do đó, một cơn thịnh nộ của tổ chức kỹ thuật số vẫn chưa có trong lịch trình của những người vô tổ chức tự xưng.
Nhưng, khi một ngưỡng vô tổ chức nhất định được vượt qua, nó có thể gây căng thẳng, và sự vô tổ chức đó sẽ phản ánh trong mọi khía cạnh của cuộc sống của bạn, bao gồm cả kỹ thuật số.
Vì vậy, đôi khi bạn sẽ yêu cầu sự giúp đỡ của ai đó trong tổ chức không gian thực, thực hiện khai báo kỹ thuật số với ai đó, quá. Tôi chắc chắn rằng một cuộc tán thành không theo dõi trong Facebook với bạn bè IRL của bạn sẽ được làm mới.
