Mã màu Outlook để quản lý dễ dàng hơn

Tổ chức và theo dõi nhiều email tại văn phòng hàng ngày có thể là một công việc cho chính nó. Hôm nay chúng ta hãy xem việc sử dụng mã màu để giúp xác định chủ đề tin nhắn dễ dàng hơn và ai đang gửi chúng.

Tính năng này đã có sẵn trong Office 2007 ngay từ đầu nhưng chúng tôi chưa bao giờ đề cập đến nó và đó là điều tôi bỏ qua. Sau khi chơi xung quanh với nó một thời gian, tôi thấy rằng đó là một cách tốt để quản lý vô số email tôi nhận được mỗi ngày. Ở đây chúng ta sẽ đi qua việc tô màu các liên hệ đang gửi tin nhắn để họ dễ dàng phát hiện hơn. Ngoài ra, phân loại đối tượng thành các nhóm màu khác nhau dường như giúp giữ cho mọi thứ thẳng.

Người gửi mã màu

Mở Outlook và nhấp để tô sáng thông báo bạn muốn mã màu.

Chuyển đến Công cụ và sau đó Sắp xếp.

Các cách tổ chức Hộp thư đến mở ra và bạn muốn bấm Sử dụng Màu sắc. Bây giờ bạn có thể chọn màu bạn muốn liên kết với liên hệ đó. Bạn cũng có thể chọn một màu cụ thể cho các tin nhắn chỉ gửi cho bạn, điều này có ích như một cách để phân biệt giữa tin nhắn nhóm và tin nhắn cá nhân.

Dưới đây là một ví dụ về những gì có thể được thực hiện với màu sắc. Bạn có thể chỉ muốn tạo một vài màu cho người gửi quan trọng nhất, tuy nhiên, tôi đã hơi quá khích với ví dụ này.

Thể loại màu

Một cách hữu ích khác để sắp xếp trực quan thư của bạn là thêm các danh mục màu cho chúng. Bạn có thể tùy chỉnh các chủ đề email có liên quan đến từng loại màu.

Thông báo sẽ có thanh màu danh mục trên đầu và bạn có thể Nhấp chuột phải vào thanh để thay đổi màu.

Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào thư trong phần Danh mục để thay đổi danh mục.

Bạn có thể đổi tên từng danh mục thành bất cứ điều gì có ý nghĩa với bạn.

Bạn có thể muốn tạo một danh mục mới cho các thư khác nhau. Chuyển đến Hành động \ Phân loại và Tất cả Danh mục.

Trong màn hình Danh mục màu, nhấp vào Mới và đặt tên và màu cho danh mục, bạn cũng có thể gán phím tắt cho nó..

Bây giờ bạn có thể sắp xếp qua các email của mình dựa trên loại danh mục chúng thuộc.

Nếu bạn muốn có thể nhanh chóng lướt qua email của mình để có ý tưởng về những gì đang có, sử dụng các danh mục màu có thể hữu ích. Hy vọng rằng điều này có thể giúp bạn bắt đầu với việc tổ chức email của mình để bạn biết những ông chủ có mái tóc nhọn muốn bạn làm gì hiệu quả hơn.