Quên các Gimmicks Đây là cách tốt nhất để tổ chức Hộp thư đến Gmail của bạn
Email mánh lới hộp thư đến tiếp tục bật lên. Google lần đầu tiên giới thiệu Hộp thư ưu tiên và giờ đây, nó sử dụng các tab danh mục. Dropbox đã mua Hộp thư, giúp biến hộp thư đến của bạn thành một danh sách việc cần làm. Outlook.com của Microsoft có tính năng Quét tự động dọn dẹp hộp thư đến của bạn.
Tất cả những điều này là những nỗ lực để quản lý hộp thư email của bạn cho bạn. Những mánh lới quảng cáo này không bao giờ thông minh như chính bạn, vì vậy bạn có thể làm cho email của mình thông minh hơn nhiều bằng cách đóng vai trò tích cực hơn.
Chúng tôi sẽ sử dụng Gmail tại đây, nhưng các nguyên tắc phải giống nhau cho bất kỳ ứng dụng email nào.
Sử dụng Hộp thư đến Cổ điển
Trước tiên, chúng tôi sẽ loại bỏ mọi hộp thư đến mà Gmail đang sử dụng ngày nay. Những hộp thư đến này không bao giờ có được các danh mục và ưu tiên hoàn toàn đúng. Họ buộc bạn phải duyệt qua tất cả email của bạn để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất cứ điều gì và khuyến khích bạn tiếp tục nhận được các email vô dụng bằng cách quét chúng dưới tấm thảm.
Để sử dụng hộp thư đến cổ điển hơn trong Gmail, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn Cài đặt. Nhấp qua tab Hộp thư đến, nhấp vào hộp Loại hộp thư đến và chọn Chưa đọc trước. Tất cả các tab và tùy chọn ưu tiên sẽ biến mất.
Hủy đăng ký email bạn không quan tâm
Với các danh mục và ưu tiên được gắn thẻ bị vô hiệu hóa, tất cả email của bạn sẽ được sắp xếp thành một đống lớn. Tất cả những email và bản tin thông báo mạng xã hội vô dụng mà bạn không quan tâm sẽ nằm trong hộp thư đến cùng với các email quan trọng thực sự của bạn.
Điều này là tốt - thay vì chỉ quét các email mà bạn không muốn thấy dưới tấm thảm, bạn nên ngăn chúng hoàn toàn đến.
Hãy xem xét loại email bạn không muốn xem. Các loại email vô dụng phổ biến bao gồm thông báo Facebook và Google+, email quảng cáo và bản tin mà bạn có thể đã vô tình đăng ký. Bất cứ khi nào một email mà bạn không muốn thấy đến, hãy mở nó và sử dụng liên kết Hủy đăng ký - bạn thường sẽ tìm thấy những email này ở cuối email - để hủy đăng ký email và ngăn không cho email đến trong tương lai.
(Lưu ý rằng bạn không nên sử dụng liên kết Hủy đăng ký nếu email thực sự là thư rác, vì người gửi thư rác sẽ coi đây là dấu hiệu ai đó đang đọc email và gửi thêm thư rác theo cách của bạn. Nhấp vào nút Thư rác nếu đó là email spam thực sự và nhấp Hủy đăng ký nếu đó là một tổ chức hợp pháp.)
Chắc chắn, thực sự hủy đăng ký là một công việc trước mắt hơn một chút, nhưng nó làm cho email của bạn dễ quản lý hơn trong dài hạn. Bất cứ khi nào một email bạn không quan tâm đến, hãy sử dụng liên kết Hủy đăng ký và ngay lập tức ngăn chặn các email trong tương lai đến.
Gửi email vô dụng Bạn không thể hủy đăng ký từ Thùng rác
Theo luật pháp Hoa Kỳ (cụ thể là Đạo luật CAN-SPAM), việc công ty không cung cấp liên kết hủy đăng ký trong email của họ là bất hợp pháp để bạn có thể từ chối nhận email trong tương lai. Tuy nhiên, một số công ty không nhận được bản ghi nhớ hoặc không quan tâm. Thay vì theo đuổi hành động pháp lý để thoát khỏi danh sách email của họ, bạn chỉ cần tạo một bộ lọc gửi tất cả các email trong tương lai từ chúng vào thùng rác của bạn, nơi bạn không phải nhìn thấy chúng.
Khi xử lý một email như vậy trong Gmail, hãy mở nó, nhấp vào liên kết Khác và chọn Lọc các thư như thế này. Điều chỉnh bộ lọc của bạn để chặn các email - ví dụ: nếu bạn không bao giờ quan tâm đến việc nhận các email khác từ người gửi đó, bạn có thể lọc dựa trên địa chỉ email của họ. Sử dụng bộ lọc của bạn để gửi tất cả các email như vậy vào thùng rác.
Tự động lưu trữ email bạn không muốn xem
Một số email rất quan trọng để có, nhưng bạn có thể không muốn nhìn thấy chúng. Ví dụ: các cửa hàng trực tuyến có thể gửi cho bạn biên nhận xác nhận mỗi khi bạn mua thứ gì đó từ họ. Thật tốt khi có những biên lai như vậy chỉ trong trường hợp bạn cần chúng, nhưng nếu bạn thường xuyên mua sản phẩm và không bao giờ muốn xem những email như vậy, bạn có thể muốn ngăn chúng đến hộp thư đến của bạn ngay từ đầu.
Điều này áp dụng cho nhiều loại email khác nhau - ví dụ: PayPal gửi cho bạn một email Chúng tôi đang chuyển tiền vào email ngân hàng của bạn mỗi khi bạn rút tiền. Bạn có thể muốn email này cho hồ sơ của bạn, nhưng bạn có thể không muốn nhìn thấy nó trong hộp thư đến của bạn.
Nếu bạn tự động lưu trữ các email như vậy khi chúng đến, bạn có thể đưa quy trình này vào chế độ tự động. Chỉ cần mở một email như vậy, nhấp vào nút Thêm trong Gmail và chọn Lọc các thư như thế này. Điều chỉnh bộ lọc của bạn để bao gồm các email bạn muốn bắt - có thể dựa trên Chủ đề, nếu nó luôn giống nhau. Yêu cầu Gmail tự động lưu trữ email và đánh dấu chúng là đã đọc để chúng không làm phiền bạn.
Bạn cũng có thể để Gmail tự động áp dụng nhãn cho chúng, chẳng hạn như Tự động lưu trữ trên mạng hoặc một nhãn cụ thể hơn. Điều này sẽ cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy các email trong tương lai nếu bạn thực sự cần chúng.
Thiết lập nhãn tự động
Nếu bạn đã làm theo quy trình này, bạn sẽ có thể cắt giảm khối lượng email đến. Bây giờ chúng tôi sẽ giúp bạn sắp xếp các email bạn quan tâm.
Phần này là tùy chọn, nhưng nó có thể hữu ích nếu bạn nhận được nhiều email - đặc biệt cho các mục đích khác nhau. Ví dụ: bạn có thể đã kết hợp một số tài khoản Gmail vào một hộp thư đến và nhận tất cả email cá nhân và công việc của bạn ở cùng một nơi.
Hãy thử tạo các bộ lọc tự động sắp xếp email đến của bạn thành các nhãn cụ thể. Ví dụ: bạn có thể có email từ Ngân hàng của mình tự động nhận nhãn Nhãn Bank Bank. Bạn có thể có các email cá nhân nhận được một nhãn cá nhân trên mạng cá nhân và các email công việc nhận được một nhãn hiệu Work Work. Biên lai cho các sản phẩm đã mua có thể nhận được một nhãn Biên lai Nhận. Không cần thực hiện phần này theo cách thủ công - chỉ cần thiết lập Gmail để nó sẽ tự động sắp xếp email của bạn thành các danh mục cho bạn.
Mã màu tất cả các nhãn này và bạn có thể để ứng dụng email của bạn tự động phân loại email của bạn và hiển thị cho bạn trong nháy mắt nơi chúng đến. Để mã màu nhãn trong Gmail, nhấp vào hộp màu của nó trong khung bên trái và chọn màu mới.
Với hệ thống nhãn như vậy, bạn thậm chí có thể có ứng dụng Gmail trên Android và thông báo email trên các nền tảng khác chỉ thông báo cho bạn khi tin nhắn mới đến nhãn quan trọng, ngăn quá tải thông báo.
Nếu có một số email nhất định mà bạn muốn được tô sáng - có thể là email từ sếp hoặc vợ / chồng của bạn - bạn có thể thiết lập bộ lọc để tự động gắn sao tin nhắn từ người gửi đó khi họ đến. Bạn có thể chọn loại hộp thư đến đầu tiên của Star Starred trong cài đặt hộp thư đến Gmail của bạn, vì vậy những email quan trọng như vậy sẽ tự động tăng lên đầu hộp thư đến của bạn. Điều này sẽ xảy ra chính xác theo cách bạn định cấu hình Gmail - bạn sẽ không phải chiến đấu với hệ thống ưu tiên hộp thư đến và cố gắng dạy cho Gmail những gì thực sự quan trọng.
Đây không phải là một quá trình thiết lập và quên nó. Chắc chắn, sau khi hủy đăng ký email hoặc thiết lập bộ lọc, ứng dụng email của bạn sẽ tiếp tục thực hiện hành động đối với tất cả email đến - nhưng sẽ luôn có các loại email mới đến. Bạn sẽ phải hành động để hủy đăng ký và lọc chúng đúng cách, ngăn hộp thư đến email của bạn trở nên vô tổ chức trở lại.
Email mánh lới quảng cáo cố gắng tự động hóa quá trình này - họ cố gắng tự động ẩn các email bạn không muốn xem, làm nổi bật những gì quan trọng và phân loại email của bạn cho bạn. Nhưng, với công việc trực tiếp hơn một chút, bạn có thể đặt hộp thư đến email của mình hoạt động chính xác như bạn muốn, loại bỏ sự cần thiết cho tất cả các mánh lới quảng cáo này.
