Cách gán tên cho một phạm vi ô trong Excel

Khi tạo công thức trong Excel, bạn có thể tham chiếu các ô từ một phần khác của bảng tính trong công thức của mình. Nhưng nếu bạn có nhiều công thức, tất cả các tham chiếu ô đó có thể gây nhầm lẫn. Có một cách dễ dàng để loại bỏ sự nhầm lẫn.

Excel bao gồm một tính năng, được gọi là Tên Tên, có thể làm cho công thức của bạn dễ đọc hơn và ít gây nhầm lẫn hơn. Thay vì tham chiếu một ô hoặc phạm vi ô, bạn có thể gán tên cho ô hoặc phạm vi đó và sử dụng tên đó trong công thức. Điều này sẽ làm cho công thức của bạn dễ hiểu và dễ bảo trì hơn nhiều.

Trong công thức dưới đây, chúng tôi tham chiếu một loạt các ô (in đậm) từ một bảng tính khác, được gọi là Cơ sở dữ liệu sản phẩm, trong cùng một sổ làm việc. Trong trường hợp này, tên của bảng tính cho chúng ta một ý tưởng tốt về những gì có trong phạm vi của các ô, Hồi A2: D7. Tuy nhiên, chúng ta có thể sử dụng tên cho phạm vi ô này để làm cho công thức ngắn hơn và dễ đọc hơn.

= NẾU (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (TẤT CẢ, 'Cơ sở dữ liệu sản phẩm '! A2: D7,2, SAI))

LƯU Ý: Để biết thêm thông tin về hàm VLOOKUP được sử dụng trong công thức trên, hãy xem bài viết của chúng tôi về cách sử dụng VLOOKUP trong Excel. Bạn cũng có thể tìm hiểu cách sử dụng chức năng IF IF và các chức năng hữu ích khác.

Cách tạo tên cho một ô hoặc một phạm vi ô bằng cách sử dụng Hộp tên

Để gán tên cho một phạm vi ô, chọn các ô bạn muốn đặt tên. Các tế bào không phải tiếp giáp nhau. Để chọn các ô không liền kề, hãy sử dụng phím Ctrl Ctrl khi chọn chúng.

Nhấp chuột vào Hộp Tên Tên trên mạng lưới ô.

Nhập tên cho phạm vi ô trong hộp và nhấn vào Enter Enter. Ví dụ: chúng tôi đã gọi các ô đã chọn trên cơ sở dữ liệu sản phẩm của chúng tôi Bảng tính sản phẩm của chúng tôi. Có những quy tắc cú pháp bạn phải tuân theo khi chọn tên. Bạn chỉ có thể bắt đầu một tên bằng một chữ cái, dấu gạch dưới (_) hoặc dấu gạch chéo ngược (\). Phần còn lại của tên có thể bao gồm các chữ cái, số, dấu chấm và dấu gạch dưới. Có các quy tắc cú pháp bổ sung về những gì hợp lệ và không phải khi xác định tên.

Ghi nhớ công thức từ đầu bài viết này? Nó chứa một tham chiếu đến bảng tính Cơ sở dữ liệu Sản phẩm của MSN trong sổ làm việc và một loạt các ô trên trang tính đó. Bây giờ, chúng tôi đã tạo ra tên Sản phẩm của MSN để thể hiện phạm vi các ô trên bảng tính Cơ sở dữ liệu Sản phẩm của chúng tôi, chúng tôi có thể sử dụng tên đó trong công thức, được in đậm bên dưới.

= NẾU (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (TẤT CẢ,Các sản phẩm,2, SAI))

GHI CHÚ: Khi tạo tên bằng cách sử dụng Hộp Tên Tên, phạm vi của tên mặc định cho sổ làm việc. Điều đó có nghĩa là tên có sẵn sẽ được sử dụng trên bất kỳ bảng tính nào trong sổ làm việc hiện tại mà không cần tham khảo một bảng tính cụ thể. Bạn có thể chọn giới hạn phạm vi trong một bảng tính cụ thể để tên bảng tính phải được sử dụng khi đề cập đến tên, chẳng hạn như trong ví dụ ở đầu bài viết này.

Cách chỉnh sửa tên bằng Trình quản lý tên

Excel cung cấp một công cụ, được gọi là Trình quản lý tên Tên, giúp dễ dàng tìm kiếm, chỉnh sửa và xóa tên trong sổ làm việc của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng Trình quản lý tên để tạo tên, nếu bạn muốn chỉ định thêm chi tiết về tên. Để truy cập Trình quản lý tên, hãy nhấp vào tab Công thức tên.

Trong phần Tên được xác định trong danh sách tên miền của tab Công thức tên, hãy nhấp vào.

Hộp thoại Trình quản lý tên hiển thị. Để chỉnh sửa tên hiện có, chọn tên trong danh sách và nhấp vào Chỉnh sửa Chỉnh sửa. Ví dụ: chúng tôi sẽ chỉnh sửa tên Sản phẩm trên mạng..

Hộp thoại Tên Chỉnh sửa của Tử vi hiển thị. Bạn có thể tự thay đổi tên của Tên cũng như thêm một Bình luận tên vào tên, cung cấp thêm chi tiết về tên của nó. Bạn cũng có thể thay đổi phạm vi các ô mà tên này được gán bằng cách nhấp vào nút Hộp thoại Mở rộng Hộp thoại ở phía bên phải của hộp Chỉnh sửa Tham chiếu đến Chỉnh sửa.

LƯU Ý: Bạn sẽ thấy rằng danh sách thả xuống của Phạm vi phạm vi màu xám có màu xám. Khi bạn chỉnh sửa một tên hiện có, bạn không thể thay đổi Phạm vi phạm vi của tên đó. Bạn phải chọn phạm vi khi lần đầu tiên tạo tên. Nếu bạn muốn phạm vi là một bảng tính cụ thể, thay vì toàn bộ sổ làm việc, bạn có thể tạo một tên theo cách cho phép bạn chỉ định phạm vi ban đầu. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm điều đó trong phần sau.

Ví dụ: giả sử chúng tôi đã thêm một sản phẩm khác vào Cơ sở dữ liệu sản phẩm của chúng tôi và chúng tôi muốn đưa nó vào phạm vi di động có tên là Sản phẩm Hồi. Khi chúng ta nhấp vào nút Dial Dial Dial, thì hộp thoại Chỉnh sửa tên Chỉnh lại được thu nhỏ lại để chỉ chứa hộp chỉnh sửa của Giới thiệu đến Chỉnh sửa. Chúng tôi chọn phạm vi ô trực tiếp trên trang tính Cơ sở dữ liệu sản phẩm trực tuyến, bao gồm hàng chứa sản phẩm mới được thêm vào. Tên bảng tính và phạm vi ô được tự động nhập vào hộp chỉnh sửa của Tham chiếu đến Giới thiệu. Để chấp nhận lựa chọn của bạn và quay lại hộp thoại Tên Chỉnh sửa đầy đủ, hãy nhấp vào nút Hộp thoại Thu gọn Thu gọn. Nhấp vào trên OK OK trên hộp thoại Chỉnh sửa tên để chấp nhận thay đổi tên.

Cách xóa tên bằng Trình quản lý tên

Nếu bạn quyết định không cần tên nữa, thật dễ dàng để xóa nó. Đơn giản chỉ cần truy cập vào hộp thoại Trình quản lý tên của tên tuổi như chúng ta đã thảo luận trong phần trước. Sau đó, chọn tên bạn muốn xóa trong danh sách tên và nhấp vào Xóa Xóa Xóa.

Trên hộp thoại xác nhận hiển thị, nhấp vào OK OK nếu bạn chắc chắn muốn xóa tên đã chọn. Bạn được đưa trở lại hộp thoại Trình quản lý tên của tên. Nhấp vào Đóng Đóng Đóng để đóng nó.

Cách tạo tên bằng cách sử dụng hộp thoại tên mới

Khi bạn tạo một tên mới bằng cách chọn một hoặc nhiều ô và sau đó nhập tên vào Hộp Tên Tên, thì phạm vi mặc định của tên là toàn bộ sổ làm việc. Vậy, bạn sẽ làm gì nếu bạn muốn giới hạn phạm vi của tên chỉ trong một bảng tính cụ thể?

Chọn các ô mà bạn muốn gán tên. Nhấp vào tab Công thức của Wikipedia và sau đó nhấp vào Xác định tên Tên trong phần Tên được xác định.

LƯU Ý: Bạn không phải chọn các ô trước. Sau này, bạn cũng có thể chọn chúng bằng cách sử dụng nút Dialog Dial Dial Mở rộng, nếu bạn muốn.

Hộp thoại tên mới của New York hiển thị. Lưu ý rằng nó rất giống với hộp thoại Chỉnh sửa Tên Tên được đề cập trước đó. Sự khác biệt chính là bây giờ bạn có thể thay đổi phạm vi của tên. Giả sử chúng tôi muốn giới hạn phạm vi của tên chỉ trong bảng tính Hóa đơn trực tuyến. Chúng tôi sẽ làm điều này nếu chúng tôi muốn có thể sử dụng cùng tên cho một phạm vi ô trên một bảng tính khác.

Đầu tiên, chúng tôi sẽ nhập tên mà chúng tôi muốn sử dụng, trong trường hợp của chúng tôi là Sản phẩm ăn vặt. Ghi nhớ các quy tắc cú pháp khi tạo tên của bạn. Sau đó, để giới hạn phạm vi của tên Sản phẩm trực tuyến, chỉ ở bảng tính Hóa đơn trực tuyến, chúng tôi chọn từ danh sách thả xuống của Phạm vi phạm vi.

GHI CHÚ: Cũng có thể truy cập hộp thoại của New New Name..

Nhập thêm thông tin chi tiết về tên, nếu muốn, trong hộp Bình luận trực tuyến. Nếu bạn không chọn các ô mà bạn đang gán tên, hãy nhấp vào nút Hộp thoại Mở rộng Hộp thoại ở bên phải hộp chỉnh sửa của Giới thiệu đến Giới thiệu để chọn các ô giống như cách chúng tôi đã làm khi chỉnh sửa tên trước đó . Nhấp vào OK OK để hoàn thành việc tạo tên mới.

Tên được tự động chèn vào cùng một Hộp Tên Tên mà chúng tôi đã sử dụng để gán tên cho một phạm vi ô ở đầu bài viết này. Bây giờ, chúng ta có thể thay thế tham chiếu phạm vi ô ('Cơ sở dữ liệu sản phẩm'! $ A $ 2: $ D: 7) bằng tên (Sản phẩm) trong các công thức trên trang tính của Invoice Inv, như chúng ta đã làm trước đó trong bài viết này.

Cách sử dụng tên để biểu thị giá trị không đổi

Bạn không cần phải tham khảo các ô khi tạo tên. Bạn có thể sử dụng tên để biểu thị một hằng số, hoặc thậm chí là một công thức. Ví dụ: bảng tính bên dưới hiển thị tỷ giá hối đoái được sử dụng để tính giá bằng Euro cho các kích cỡ khác nhau của các vật dụng. Bởi vì tỷ giá hối đoái thay đổi thường xuyên, sẽ rất hữu ích nếu nó được đặt ở một nơi dễ tìm và cập nhật. Vì tên dễ chỉnh sửa, như đã thảo luận trước đó, chúng tôi có thể tạo tên để biểu thị tỷ giá hối đoái và gán giá trị cho tên.

Lưu ý công thức chứa tham chiếu ô tuyệt đối đến một ô chứa tỷ giá hối đoái hiện tại. Chúng tôi muốn sử dụng một tên sẽ đề cập đến tỷ giá hối đoái hiện tại để thay đổi dễ dàng hơn và các công thức sử dụng tỷ giá hối đoái dễ hiểu hơn.

Để tạo một tên sẽ được gán cho một giá trị không đổi, hãy mở hộp thoại tên mới của tên Keith bằng cách nhấp vào tab Công thức chải chát và sau đó nhấp vào xác định tên xác định tên trong phần Tên được xác định rõ ràng. Nhập tên để biểu thị giá trị không đổi, chẳng hạn như Sàn giao dịch ExchangeRate. Để gán một giá trị cho tên này, hãy nhập một dấu bằng (=) vào hộp chỉnh sửa của Tham chiếu đến Giới thiệu theo sau là giá trị. Không nên có khoảng trắng giữa dấu bằng và giá trị. Nhấp vào OK OK để hoàn thành việc tạo tên.

LƯU Ý: Nếu có một công thức bạn sử dụng ở nhiều nơi trong sổ làm việc của mình, bạn có thể nhập công thức đó vào hộp chỉnh sửa của Giới thiệu đến Giới thiệu để bạn có thể chỉ cần nhập tên vào mỗi ô nơi bạn cần sử dụng công thức.

Bây giờ, chúng ta có thể sử dụng tên mới trong các công thức mà chúng ta muốn sử dụng tỷ giá hối đoái. Khi chúng ta nhấp vào một ô có công thức chứa tham chiếu ô tuyệt đối, hãy chú ý kết quả là 0,00 0,00. Đó là bởi vì chúng tôi đã loại bỏ tỷ giá hối đoái từ ô được tham chiếu. Chúng tôi sẽ thay thế tham chiếu ô đó bằng tên mới mà chúng tôi đã tạo.

Đánh dấu tham chiếu ô (hoặc phần khác của công thức bạn muốn thay thế bằng tên) và bắt đầu nhập tên bạn đã tạo. Khi bạn nhập, bất kỳ tên phù hợp sẽ hiển thị trong một hộp bật lên. Chọn tên bạn muốn chèn vào công thức bằng cách nhấp vào tên trong hộp bật lên.

Tên được chèn vào công thức. Nhấn vào Enter Enter Enter để chấp nhận thay đổi và cập nhật ô.

Lưu ý rằng kết quả được cập nhật bằng tỷ giá hối đoái được gọi bằng tên.

Tên rất hữu ích nếu bạn tạo sổ làm việc Excel phức tạp với nhiều công thức. Khi bạn cần phân phối sổ làm việc của mình cho người khác, sử dụng tên giúp người khác cũng như chính bạn hiểu được công thức của bạn dễ dàng hơn.